PMBOK7'yi Tanıyalım- 17
3.12. Öngörülen Gelecek Duruma Erişmek için Değişikliği Etkinleştirmek
İçinde bulunduğumuz zamanda değişiklik hem çalışanlar, hem de şirketler için kaçınılmazdır.
Değişime ayak uydurmak amacıyla, mevcut durumudan, uyum sağlanması gereken duruma geçiş sürecinde, projeler bize yardımcı olur.
Süreçleri iyileştirmek, teknolojik gelişmeler, çevresel etkiler gibi faktörler, değişimi hepimiz için zorunlu hale getirmektedir.
Değişimden paydaşlar olumlu veya olumsuz etkilenebilirler. Olumsuz etkilenecek paydaşlar, değişimi istemeyebilirler ki bu da projelerin başarısız olmasına sebep verebilir. Özellikle, değişiklik, bir kaç alt konuyu barındırıyorsa, şiddeti yüksekse, ağır maliyet gerekiyorsa, paydaşların ardı ardına pek çok konuya uyum sağlamaları isteniyorsa, paydaşların uyum sağlama süresi uzayabilir. Değişikliklerin sayısı ve şiddeti ile paydaşların uyum sağlama süresi arasında paralel ilişki olduğu unutulmamalıdır.
Bu yüzden, proje yöneticisi ve ekibi, projenin paydaşlarını projeye dahil eden bir yaklaşımı benimsemelidir. Kendisinin olumsuz etkileneceğini düşünen paydaşları görüp, anlayabilmelidir. Teşhisi ortaya koyduktan sonra özellikle iletişimi planlama, paydaş katılım modeli oluşturma ile daha sonra risk oluşturabilecek paydaşlar için önceden önlem alması gerekmektedir.
Yazarın Notu: PMBOK’7'de bu bölüm içinde çok açık anlatılmayan bir konuyu ben biraz detaylandırmak istedim:
Projeden, operasyona geçiş planı. Özellikle, projenin bitmesiyle çıkan ürünü son kullanıcıya sunmadan önce o ürünle ilgili yapılabilecekleri aşağıda sıralamaya çalıştım. Böylece, ürün yaşam döngüsünün sorunsuz bir şekilde yürümesi hedeflenecektir.
- Kullanıcı paydaşlara, ürünün kullanımı ile ilgili eğitimlerin verilmesi,
- Ürünün devreye alınacağına dair ilgili olabilecek (çağrı merkezi, şube personeli) gibi bireylerin haberdar edilmesi,
- Ürünün kullanımıyla ilgili destekleyici dokümanların son kullanıcılarla paylaşılması,
- Ürün kullanımı esnasında yaşanacak hata/kusur durumlarında geçilecek adımlar listesinin hazırlanması,
- Ürün kullanımından gelecek geri bildirimlerin kayıtlarını tutmak ve takibi yapmak için süreç oluşturma.
