PMP Hazırlık — Çevik Yaklaşımlar — Kanban

1940'ların sonlarında Toyota, ABD süpermarketlerini incelemeye başladı. Müşterilerin genellikle o anda ihtiyaç duyduklarını (ne fazla ne az) aldıklarını fark ettiler. Müşteriler ertesi gün geri gelip ihtiyaç duyduklarını tekrar alabileceklerini biliyorlardı.Toyota’nın gözlemleri, envanteri algılamanın yeni bir yolunu ateşledi. Artık bilgisayar sistemleri ve envanter yazılımlarının kullanımı ile bir sistemin yalın ve tam zamanında olması daha kolaydı. Toyota bu yaklaşımı fabrikaya taşıyarak Kanban sistemini yarattı.

Kanban, üretim sistemi, süreçler veya faaliyetlerin sırasını ve gerekli talimatları gösteren bir model yarattı. Böylece herkes süreci nasıl yöneteceğini ve yönetmek için talimatların ne olduğunu görebiliyordu.

Kanban yöntemi, bireylerin faaliyetlerinden ziyade müşteriye ve onların ihtiyaçlarına hizmet eden işe odaklanmayı vurgular. Ayrıca, Kanban’ın ilkeleri, değişiklik yönetimi ve hizmet sunumu ilkelerinden başlayarak oldukça basittir. Değişim yönetimi ilkesi, tamamen mevcut süreçleri anlamak, rollere, sorumluluklara ve iş ünvanlarına saygı duymakla ilgilidir. Sürekli olarak iyileştirmeleri takip etmeye ve değişim yoluyla gelişmeye ve organizasyondaki rolleri ne olursa olsun her seviyede liderliği uygulamaya teşvik etmeye odaklanılır. Kanban uyarlanabilir liderliği yansıtır.

Hizmet sunumu tarafında önemli olan müşteriyi gerçekten anlamak, ihtiyaç duyduğu ve beklediği şeye odaklanmaktır. Bunu yapmak için, hem müşteri hem de işletme için sonuçları iyileştirmek için politikalarınızı kurumsal olarak sürekli olarak geliştirmeniz gerekir. Bunu yapabilmek için, işi yönetmek ve ekibin kendi kendine organize olmasına izin vermek gerekir. Böylece kendi kendini organize olan ve yöneten çapraz işlevli ekipler ortaya çıkar.

Kanban’da iki araç vardır: Kanban kartı ve Kanban panosu. Kanban kartları, üretim tesisi içindeki malzemeleri taşıma veya tedarikçiden üretim tesisine malzeme alma ihtiyacını işaret eder.

Çevik metodolojide en çok kullanılan Kanban panosudur. Kanban Panoları, birikmiş iş yığınından devam eden işe (Work-in-progress-WIP) yapılan veya dağıtılan işi temsil eden yüzme havuzundaki kulvarlara benzeyen şeritlere sahip beyaz tahtalardır. İş öğelerini veya Kanban kartlarını temsil etmek için Post-it’ler kullanılır. Kanban Panosu fiziksel veya sanal olabilir.

Kanban panosu yalnızca yapılması gereken, yapılmakta olan işin görsel bir temsili olmayıp birden fazla paydaşla bilgi paylaşmanın en popüler yollarından biridir.

Kanban, bir çekme sistemini temsil eder. Diğer iş tamamlandığında iş yapılmak için çekilir. Çevik yaklaşımlarda ürün-iş biriktirme listelerinin, müşteri ihtiyaç ve isteklerinin dinamik ve sürekli değiştiğini biliyoruz. Ürün sahibi, çekme sistemini kullanarak, bir öğe tamamlandıktan sonra hangi iş biriktirme listesi öğelerinin yapılması gerektiğini belirleyebilmektedir. Ekip, sprint veya yinelemede başarabilecekleri işi seçer. İş tamamlandığında kabul aşamasına geçer ve diğer işler yapılmak için çekilir. İş tamamlanmış kabul edildiğinde, diğer işe başlanır.

Scrum Panosu, Kanban panosuna çok benzer, ancak ikisi arasında bazı belirgin farklılıklar vardır. Scrum panosu aynı çekme sistemini kullanır, ancak sürekli olarak yeni işlerin çekilmesi yerine, bir sprint sırasında ekibin o sprint sırasında üzerinde çalışmayı seçtikleri dışında hiçbir ek öğe eklenemez.

Scrum Panosu, sprint boyunca soldan sağa hareket eden iş akışının mükemmel bir görsel temsilidir ve herkesi işin üstünde tutar. Hem okunması hem de kullanımı kolay olduğunda bilgi radyatörü (bilgi yayma aracı) olarak kullanılır. Tüm iş ve sprint bittiğinde, bir sonraki sprint sırasında yapılacak yeni iş seçildiğinde Scrum tahtası sıfırlanır. İkisi arasındaki diğer fark, Scrum panoları sprintte gerçekleştirilebilecek iş miktarını temsil etmek için destanları, kullanıcı hikayelerini ve hikaye puanı atanmış görevleri kullanır. Hikaye puanları işin boyutunu temsil eder. Kanban panoları gibi, Scrum panoları da düzenli olarak güncellenirler.

Kanban’ın Altı İlkesi

1. İş akışını görselleştirmek
2. Devam eden işi sınırlamak
3. Akışı yönetmek
4. Politikaları açık hale getirmek
5. Geri bildirim döngülerini uygulamak
6. İşbirliği içinde ve denemeler yaparak geliştirmek

Kanban’ın altı ilkesi, iş akışını anlamayı sağlar, iş ilerledikçe tutarlı geri bildirim ve iyileştirmeye izin verir.

1. İş Akışını Görselleştirmek: İş akışının şu anda nasıl olduğunu ve yürütüleceğini belirleyen işi ve ilkeleri görmek gerekir. Süreci yinelemeli olarak iyileştirir, gerekli değişiklikleri benimsemeye yardımcı olur ve etkisiz değişikliklerden öğrenmeyi sağlar. Kanban panoları iş akışını önde ve merkezde tutarlar ve nereden başladığınız ve nerede bittiğinizin haritasını gösterirler. İş akışı anlaşıldıktan sonra, daha iyi ve optimize edilmiş iş akışı için değişiklik yapılabilir. Kanban panosu her zaman görüş alanı içindedir ve yapılması gereken iş veya hangi işin tamamlandığı konusunda soru işareti bırakmaz. Beyin görsel sunumları metni işlemekten 60.000 kat daha hızlı işler ve Kanban/Scrum panoları hızlı tempolu çevik ortamlarda oldukça değerlidir.
2. Devam Eden Çalışmayı Sınırlamak: Devam eden çalışmayı sınırlamak Kanban’ın can alıcı noktasıdır. Hiç kimse çok fazla veya çok az iş üstlenmez. Devam Eden Çalışma, çekme sistemi aracılığıyla sınırlandırılırsa ve iş akışının bir kısmına veya tamamına uygulanırsa, iş akışındaki her adım sınırlandırılır. Yeni iş, yalnızca mevcut kapasite yeterli olduğunda bir sonraki adıma “çekilir”. Devam Eden Çalışmayı sınırlamak, birçok çevik metodoloji ve çerçevenin ortak noktasıdır.
3. Akışı Yönetmek: Süreç veya ürünleri iyileştirmek için değişiklik gerekli olsa da, bazen çok fazla değişiklik süreç akışına zarar verebilir. Akışı etkili bir şekilde yönetmek, yalnızca değişiklik anlaşıldıktan sonra süreçte değişiklikler yaratmaktan geçer. Değişikliğin sonuçlarının projenin diğer alanları üzerindeki tüm etkileri değerlendirilmelidir. Akışı yönetmek ve yalnızca gerçekten gerekli olan değişiklikleri uygulamak, işlerin verimli bir şekilde ilerlemesini sağlar ve süreçteki israfı ortadan kaldırır.
4. Politikaları Açık Hale Getirmek: Herkes tarafından iyi bilinen kural ve politikalara sahip olmak gerekir. Herkes politika ve prosedürleri veya yapılanın tanımını anlarsa, gerektiğinde süreçteki rasyonel değişikliklerin daha iyi uygulanması veya daha etkili olması mümkündür.
5. Geri Bildirim Döngülerini Uygulamak: Geri bildirim yoluyla durumu daha iyi anlamak, süreci ve sonucu iyileştirir. Devam eden etkili iletişim tüm çevik yaklaşımlarda ortak noktadır. Görsel iş akışı, kendi kendini yöneten ve kendi kendine organize olan ekiplerin tümü, etkili geri bildirim için çok önemlidir. Ozmotik iletişim PMP sınavında karşınıza çıkabilir. Kişilerin bilmek istedikleri veya bilmeleri gereken konulardaki konuşmalara kulak misafiri olmaları anlamına gelir. Ozmotik iletişim, etkili bir bilgi aktarımı yoludur.
6. İşbirliği İçinde ve Denemeler Yaparak Geliştirmek: Sürekli iyileştirme anlamına gelen Japonca Kai ve Zen kelimelerinin birleşiminden oluşan Kaizen kelimesi projelerde işbirliğinin ve denemeler yaparak sürekli iyileştirmenin altını çizer.

Aşağıdakiler, Kanban bakış açısına yönelik kilit noktalardır;

• Kanban, işi kolayca yönetmenin ve devam eden işi sınırlı tutmanın bir yoludur.
• Devam eden iş ve iş akışı Kanban panosunda sunulur.
• Kanban kartı, yapılan iş tamamlandıkça Devam Eden Çalışmanın çeşitli aşamalarından geçecektir.
• Kanban’a genellikle çekme sistemi denir.
• Kanban, belirli bir çerçeveden ziyade sürekli iyileştirmeler modelidir.
• Kanban, Scrum ve XP gibi birçok Çevik metodolojiye dahil edilebilir.

Originally published at https://www.savassakar.com on October 12, 2022.