PMP Hazırlık — Organizasyonel Değişim, PYO, ÇİF ve OSV — 94

Proje Yönetim Ofisi (PYO)

Proje Yönetimi Ofisi (PYO)(1) projeyle ilgili yönetişim süreçlerini standartlaştıran, kaynakların, metodolojilerin, araçların ve tekniklerin paylaşımını kolaylaştıran yönetim yapısıdır. PYO’lar, aynı anda devam edebilecek projelerin sayısı nedeniyle büyük kuruluşlarda daha yaygındır. PYO devam eden tüm projeler için yardım ve rehberlik sunar. PMI®, PYO bağlamında resmi yönergeler veya standartlar vermez. Kuruluşların, PYO’larını yapılandırmak için PMI ilkelerini ve en iyi uygulamaları kullanmaları önerilir. Her biri organizasyonun projeleri üzerinde sahip oldukları kontrol ve etki derecesine göre değişen çeşitli PYO yapıları vardır:

Organizasyonel Süreç Varlıkları (OSV)

• Destekleyici PYO’lar, şablonlar, en iyi uygulamalar, bilgiye erişimi ve diğer projelerden alınan dersleri sağlayarak projeleri desteklerler.
• Kontrolcü PYO’lar, projelere destek sağlarken metodolojiye uyumluluğu denetlerler. Uyum, proje yönetimi çerçevelerinin veya metodolojilerinin benimsenmesini ve uygulanmasını içerir. Örneğin, belirli şablonlar, formlar ve araçlar kullanmak vb.
• Yönlendiren PYO’lar, projeleri doğrudan yönetirler.

Organizasyonel Süreçler ve Prosedürler(2)

Organizasyona özgü ve organizasyon tarafından kullanılan planlar, prosesler, politikalar, prosedürler ve bilgi tabanlarıdır. İki türe ayrılabilir: süreçler/prosedürler ve kurumsal bilgi tabanı.

Kurumsal Bilgi Tabanı(2)

Süreç varlıkları, kuruluşun önceki projelerden ve faaliyetlerden aldığı dersleri ve tarihsel bilgileri içerebilir.

Kuruluşun proje çalışmalarını yürütme süreçleri ve prosedürleri, proje yönetimi sürecini kolaylaştırmayı amaçlar. Varlıklar, performans gösteren organizasyona özgü ve onun tarafından kullanılan kaynaklar, planlar, süreçler, politikalar, prosedürler ve bilgi tabanları olabilir. Kuruluşlar, belirlenmiş koşullara uymak zorundadırlar. Bazı örnekler aşağıdaki gibidir;

• Başlatılan her projenin ihtiyaçlarını karşılamak için hazırlanmış standart süreç ve prosedürler
• Spesifik sektör standartları. Belirli bir proje için referans alınması gereken ulusal ya da uluslararası politika ve prosedürler olabilir.
• Proje boyunca kullanılması gereken standart şablonlar
• Değişiklik kontrolü, mali kontrol, risk kontrolü, tedarik, sorun yönetimi vb. kurumsal prosedürler
• Kurumsal iletişim gereksinimleri.
• Yıllık izin politikası, planlı duruş prosedürleri vb. insan kaynakları prosedürleri
• Standartlaştırılmış kılavuzlar, çalışma talimatları, teklif değerlendirme kriterleri ve performans ölçüm kriterleri.
• Projenin resmi kapatnışı ile ilgili özel prosedürler veya gereksinimler. Örneğin, proje sırasında alınan derslerin belgelenmesi, proje sonrası denetim veya değerlendirme yönergeleri vb.

Kurumsal bilgi tabanı, faydalı bilgileri depolamak ve erişmek için kurumda oluşturulan bir bilgi havuzudur. İşe yarayacak çeşitli bilgiler vardır;

• Kurumsal standartları, politikaları, prosedürleri ve belge hazırlamayı açıklayan konfigürasyon yönetimi bilgi tabanları.
• Geçmiş finansal bilgileri içeren finansal veri tabanları.
• Düzenlemeler, davranış kuralları ve kalite standartları vb. yasal ve sektörel standartlar.
• Kapsam, maliyet, zaman çizelgesi ve kalite temel çizgileri vb. proje dosyaları.
• Ağ diyagramları, donanım ve yazılım envanter bilgileri vb. altyapı ve referans belgeleri.
• Pazar veya setör bilgileri.
• Şirket yetkilendirme kuralları.

Video anlatım — Proje Yönetimi Sohbetleri 46–2.2. Organizasyonel Süreç Varlıkları

Proje ekibinin doğrudan kontrolü altında olmayan, projeyi, programı veya portföyü etkileyebilecek, kısıtlayabilecek veya yönlendirebilecek koşullardır. Bu faktörler, proje yönetimi seçeneklerini destekleyebilir veya sınırlayabilir, planlama süreçleri için girdi görevi görebilir, proje sonucu üzerinde olumsuz veya olumlu etkiye sahip olabilir. Kuruluşlar bu belirlenmiş koşullara uymak zorundadırlar. ÇİF örnekleri aşağıdaki gibidir;

• Kurum kültürü, yapısı ve yönetişim.
• Tesislerin ve kaynakların coğrafi dağılımı.
• Devlet veya endüstri standartları.
• BT altyapısı.
• Mevcut insan kaynakları.
• Personel yönetimi.
• Şirket yetkilendirme sistemleri.
• Pazar koşulları.
• Paydaş risk toleransları.
• Siyasi iklim ve durumlar.
• Kurumun kurduğu iletişim kanalları.
• Ticari veritabanları.
• Proje Yönetim Bilgi Sistemleri.
• Konuşulan diller, saat dilimleri ve resmi tatiller.

Video Anlatım: Proje Yönetimi Sohbetleri 47–2.3. Çevresel İşletme Faktörleri

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) — Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 48–49.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) — Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 39–40.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) — Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 38–39.

Originally published at https://www.savassakar.com on June 24, 2022.