PMP Hazırlık — Projeye Başlamak — Proje Yönetimi Planı — 40

Proje Yönetim Planı Araç ve Teknikleri

Aşağıdakiler Proje Yönetim Planı geliştirirken kullanılabilecek araçlar ve tekniklerdir;

Projenin özel ihtiyaçlarını karşılamak ve süreçleri ayarlamak için uzman görüşü kullanılır. Bu teknik aşağıdaki amaçlarla kullanılır;

• Proje için uygun metodoloji yaklaşımını (öngörücü, uyarlanabilir, vb.) belirleme.
• Belirli proje ihtiyaçlarını karşılamak için süreci özelleştirme.
• Proje Yönetim Planında kullanılacak teknik ve yönetsel detaylarını geliştirme.
• Proje çalışması için gereken kaynakları ve becerileri belirleme.
• Projeye uygulanması için gereken yapılandırma yönetimi düzeyini tanımlama.
• Resmi değişiklik kontrol sürecine tabi olacak proje belgelerini belirleme.
• Kaynakların uygun zamanda uygun işe tahsis edilmesini sağlamak için proje aktivitelerinin ve işlerin önceliklendirilmesi.

Veri toplama tekniği olarak sınıflandırılabilecek aşağıdaki araçlar ve teknikler vardır;

Projelerde sorunları çözmek, beyin fırtınası yapmak, problem çözmeyi sağlamak ve proje boyunca ortaya çıkabilecek çatışmaları yönetmek gerekir. Aşağıdaki beceriler herhangi bir proje ekibi üyesi tarafından diğer ekip üyelerine yardımcı olmak için kullanılır.

Toplantılar

Toplantılar, gerekli ekip üyelerini bir araya getirmenin yararlı bir yoludur ve paydaşların gerekli bilgileri etkili bir şekilde toplamasını sağlarlar.

Proje Yönetim Bilgi Sistemi (PYBS) Yapılandırma Yönetimi Planı

Proje Yönetim Bilgi Sistemi (PYBS), proje yönetimi süreçlerinin çıktılarını toplamak, entegre etmek ve yaymak için kullanılan bilgi sistemidir. Amaçcı, tüm proje bilgilerini toplamak ve kolayca erişilebilir kılmaktır. Örneğin, Microsoft® Project® proje yöneticileri tarafından proje zaman çizelgeleri geliştirmek ve oluşturmak için yaygın olarak kullanılır. Çevik metodolojide projeler, JIRA vb. yazılımlar kullanabilirler.

Yapılandırma Yönetimi Planı, konfigürasyon kontrolü altındaki proje yapılarının nasıl tanımlanacağını ve bu doğrultuda yapılan değişikliklerin nasıl kaydedilip raporlanacağını açıklayan proje yönetimi planının alt planıdır.

Değişiklik Yönetimi Planı

Yapılandırma yönetim planı aşağıdakileri içerir;

• Hangi ürünlerin yönetilmesi gerekiyor.
• Bu ürünlerin nasıl oluşturulacağı, saklanacağı, revize edileceği, belgeleneceği ve arşivleneceği.
• Bunu yapmak için süreçler ve yetki seviyeleri.
• Farklı revizyon türleri için adlandırma yapıları (Örneğin, Rev1, Rev2 vb.)
• Artırımlı olarak piyasaya sürülecek ürünler için sürüm yönetimi.

Çevik bir yaklaşımla yönetilen projeler, geliştirmenin sonlarında bile değişen gereksinimleri memnuniyetle karşılamaya odaklıdırlar. Plan odaklı projelerde, yaşamları boyunca değişikliklere uğrarlar. Yeni veya değişen gereksinimler, projenin kapsamını, zaman çizelgesini, maliyetini, riskini ve kalitesini etkileyebilir. Proje yürütme sırasında yapılan kontroller, bu alanlardan herhangi birinde değişiklik ihtiyacını belirleyebilir. Değişiklik Yönetimi Planı (2), Ürün Sahibinin veya Değişiklik Kontrol Kurulunun, yetkisinin kapsamını belgeleyen ve değişiklik kontrol sisteminin nasıl uygulanacağını açıklayan proje yönetim planının bir bileşenidir.

Değişiklik Yönetimi Planı aşağıdaki soruları yanıtlar;

• Kim değişiklik önerebilir? Nasıl önerebilir?
• Değişiklik tam olarak ne anlama gelir?
• Değişikliğin proje hedefleri üzerindeki etkisi nedir?
• Değişiklik talebini onaylamadan veya reddetmeden önce değerlendirmek için hangi adımlar gereklidir?
• Bir değişiklik talebi onaylandığında, hangi proje belgeleri güncellenmelidir?
• Değişikliklerin tamamlandıklarını doğrulamak için ne yapılacak?

Değişiklik Yönetimi Planı, değişikliklerin nasıl değerlendirileceğini, önceliklendirileceğini ve kapsam/birikim listesi değişiklikleri olarak nasıl entegre edileceğini açıklamalıdır. Kapsam/biriktirme listesi değişikliklerine yol açan harici ve dahili değişiklikler dahil olmak üzere tüm değişiklikler için seçeneklerin (örneğin, zaman çizelgesi güncelleme, bütçe değişiklikleri vb.) nasıl değerlendirileceğini ve/veya önerileceğini içermesi gerekir.

Planlama sürecinde uyum hedefleri ve gereklilikleri ele alınmalıdır. Yasal düzenlemelere ve kurumsal politikalara uyumun yanı sıra ürün ve proje kalitesini, proje risklerini içerir. Uyumluluk proje ile ilgili ÇİF’ler ve OSV ‘ler tarafından belirlenir.

Proje yöneticileri, Proje Uyum Planı adı verilen proje yönetim planının ayrı bir alt planını kullanabilirler veya uyum unsurlarını Kalite Yönetimi Planı, Gereksinim Yönetimi Planı ve Risk Yönetimi Planı gibi diğer alt planlara dahil edebilirler. Yapıllan planların uyum kategorilerini içermesi, uyumluluğa yönelik olası tehditleri belirlemesi, uyumsuzluğun sonuçlarını analiz etmesi ve uyum ihtiyaçlarını ele almak için gerekli yaklaşımı içermesi gerekir.

Proje Yönetim Planı Geliştirme Yönergeleri

Aşağıdaki bilgiler yer alır;

• kategoriler — Proje için geçerli uyumluluk türleri yazılmalıdır. Örneğin gereksinimler, kalite, risk, değişiklik vb. Diğer alt planlarla entegrasyona ve proje yöneticisinin hangi alt planların etkileneceğini belirlemesine olanak tanır.
• Uyuma Yönelik Potansiyel — Projenin çeşitli uyum kategorilerine uymasını engelleyebilecek tehditler tanımlanır.
• Uyumsuzluğun sonuçlarını analiz edin — Uyumsuzluğun etkilerini anlamak önemlidir çünkü nadiren de olsa uyumun maliyeti (hem zaman hem de para olarak) uyumsuzluğun sonuçlarından daha yüksek olabilir.
• Uyumluluk ihtiyaçlarını ele almak için gerekli yaklaşımı ve eylemleri belirleyin — Tanımlanan her uyum kategorisi, hem uyum hem de uyumsuzluk açısından değerlendirilmelidir.

Proje Yönetim Planı geliştirmeye yönelik yönergeler aşağıdaki gibidir;

Türkçe eğitimler İngilizce eğitimler

• Projenin üst seviye bilgileri için Proje Başlatma Belgesini inceleyin.
• Diğer planlama süreçlerinin çıktıları olan temel çizgiler ve alt planlar vb. diğer süreçlerin çıktılarını gözden geçirin.
• Devlet veya sektör standartları dahil olmak üzere ÇİF’leri gözden geçirin; Proje Yönetim Bilgi Sistemleri, organizasyon yapısı, kültür, yönetim uygulamaları ve sürdürülebilirlik, altyapı vb.
• Standart kılavuzlar, çalışma talimatları, teklif değerlendirme kriterleri, performans ölçüm kriterleri, proje yönetim planı şablonları, değişiklik kontrol prosedürleri, önceki proje dosyaları, geçmiş bilgiler ve projenize uygun konfigürasyon yönetimi bilgi tabanı dahil olmak üzere OSV’leri gözden geçirin.
• Süreci proje ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlamak, teknik ve yönetim detaylarını geliştirmek, proje çalışmasını gerçekleştirmek için gereken kaynakları ve beceri seviyelerini belirlemek, projede kullanılacak konfigürasyon yönetimi seviyesini tanımlamak ve projede kullanılacak konfigürasyon yönetimi seviyesini belirlemek için uzman görüşü kullanın. Projenize uygun olarak kaynakların uygun zamanda uygun işe tahsis edilmesini sağlamaya çalışın.
• Proje ekibinin, Proje Yönetimi Planının geliştirilmesine yardımcı olması için beyin fırtınası, çatışma yönetimi, problem çözme ve toplantı yönetimi gibi kolaylaştırma tekniklerini kullanın.
• Proje yönetim planını yazılı hale getirin.
• Potansiyel olarak ürün bileşenlerini ve iş değerini aşamalı olarak sunmanın yollarını değerlendirmek için plan bileşenlerini gözden geçirin.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) — Altıncı Baskı, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 85–86.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) — Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 113–120.

Originally published at https://www.savassakar.com on April 28, 2022.