Portföy/Program/Proje(PPP) Yöneticisi Yetkinlikleri — 10

2.Adım -Yetkinlikleri Değerlendirme

Bu adımda 1.adımda tanımlanan yetkinlik kriterlerine göre değerlendirme yapılır.

Değerlendirme Detayı ve Hassasiyet

Yetkinlik geliştirme sürecinde hassasiyet, portföy, program ve proje yöneticilerinin yetkinliğinin değerlendirilmesi için tamlık, yoğunluk, genişlik ve derinlik düzeyi anlamına gelir. Yetkinlik geliştirme sürecinin uygulanmasında izlenen hassasiyet düzeyi, hedef kitleye ve amaçlanan sonuçlara bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Hassasiyetin çok az ya da yüksek tutulması sonuçları önemli ölçüde etkiler.

Değerlendirmelerin bir meslektaş veya yönetici tarafından yapıldıktan sonra kişinin kendi öz değerlendirmesini yapması daha uygundur.

Girdiler

• Yetkinlik çerçevesi
• Çevresel İşletme Faktörleri
• Organizasyonel Süreç Varlıkları
• Değerlendirme kapsamı ve süreci
• Değerlendirme kriterleri
• Belgelenmiş çalışma sonuçları

Araç ve Teknikler

• Değerlendirme araçları
• Uzman görüşü
• Toplantılar

Çıktılar

• Değerlendirme kapsamı ve süreci (iyileştirilmiş)
• Değerlendirme sonuçları

Değerlendirmede aşağıdaki faktörler dikkate alınmalıdır;

• Herbir performans, kişisel ve bilgi yeterliliği için önerilen kanıt türlerinin gözden geçirilmesi
• Her konuda 360 derece geri bildirim
• Portföy, program veya proje yöneticisiyle görüşme sonrası kanıtları değerlendirme
• Üzerinde çalışılacak konularda tavsiye verebilme
• Yetkinlik geliştirme planının uygulanmasından sonra yeniden değerlendirme yapılması.

Değerlendirmeyi yapan kişinin, performans değerlendirmesi yapmak için gerekli yeterlilik seviyesine sahip olmasını gerekir. Değerlendiricinin, değerlendirme süreci ve portföy, program veya portföy yönetimi yetkinliğine ilişkin derinlemesine anlayışa sahip olması gerekir.

Değerlendirmelerin tekrarlanabilir ve tutarlı olması için yüksek hassasiyet içeren değerlendirme yaklaşımı benimsenmelidir;

• Değerlendirilen kişinin kişisel yeterliliklerinin daha iyi gözlemlenmesini sağlamak için nitelikli, bağımsız değerlendiriciler tarafından yapılan değerlendirmeler. Bu yaklaşım aynı zamanda belirli tavsiyelerin belgelenmesine olanak tanır.
• Değerlendirilen kişinin son projesinde performans kriterlerinin her birini nasıl başardığını açıkladığı portföy/program/proje belgelerinin hazırlanması ve değerlendirici incelemesi.
• Çalıştaylar, odak grupları veya simülasyonlar, ikna etme ve gerçekleştirme yeteneği arasında ayrım yapmak için kullanılabilir.
• Arşivler
• Her değerlendirme kararı için puanlamadaki değerlendirici farklılıklarının uzlaştırılması için kullanılacak sistem.

Yüksek hassasiyet, tekrarlanabilir portföy, program ve proje başarı oranları için değerlendirme çabasının doğruluğunu ve sonuçların tutarlılığını artırır.

Değerlendirme Süreci

Portföy, program ve proje yöneticileri, değerlendirmede kullanmak üzere anlamlı ve somut kanıtları toplarlar. Kuruluş kullanılacak nitel, nicel ve yorumlayıcı yöntemleri, kanıtların nasıl toplanıp değerlendirileceğini de belirleyebilir.

Temel amaç, PMCD Çerçevesi (performans ve kişisel yeterlilikler), PMI’nin temel standartları (bilgi yeterliliği) ve kurumsal/kişisel gereksinimler tarafından tanımlanan yeterlilik temel çizgisini karşılamak veya aşmaktır. Kabul edilebilir çıktı veya performans seviyesinin değerlendirmeden önce tanımlanması gerekir;

• Beklentilerin altında veya yetkinlik gelişimi sürmekte,
• Beklentileri karşılayan veya yetkin olan
• Beklentileri aşan veya son derece yetkin.

Nerede bir fark varsa, eksikliğin kapsamını ve gerekli gelişmeyi tanımlamak gerekir. Değerlendirme süreci sırasında herhangi bir zamanda veya şu anda yönetilen projeyi riske sokan yeterlilikte bir fark varsa, değerlendiricinin farkı gidermek için derhal gerekli eylemleri başlatması gerekebilir.

Farklar, aynı ayrıntı düzeyinde incelenmek zorunda değildir. Bütünsel veya belirli gelişim fırsatlarını ele almak için ayrı ayrı ele alınabilir.

Değerlendirmenin tamamlanmasının ardından, bireyi ve kuruluşu üzerinde anlaşmaya varılan amaç ve hedeflere doğru yönlendirmek ve şekillendirmek için gelişim planı oluşturulmalıdır. Kuruluşlar, tüm olası konulara aynı anda odaklanmaya çalışmak yerine, kendilerine maksimum fayda kilit yetkinlik alanlarını ele almalıdırlar

Değerlendirme Araçları

Değerlendirme, portföy, program ve proje teslimatlarında sürekli, güvenilir ve tekrarlanabilir başarı oranları sağlamak için standartlaştırılmış araçlar gerektirir.

Farklı sektörler, endüstriler ve ekonomiler arasında uygulanabilecek birçok değerlendirme aracı vardır. Bu araçlar, nihai değerlendirme araç setini (ör. Anketler vb.) oluşturmak için tanımlanmış değerlendirme kriterleri ile birleştirilir.

Girdiye Dayalı Değerlendirme

• Gözlem — Değerlendirilen kişi, çalışırken üç yeterlilik boyutunun (bilgi, performans ve kişisel) kullanılabilirliğini ve uygulama düzeyini belirlemek için değerlendirici tarafından gözlemlenir.
• Görüşmeler — Değerlendirilen adayla, üç yeterlilik boyutunu (bilgi, performans, kişisel) anlama düzeyini değerlendirmek için görüşme(ler) yoluyla sorular sorulur.
• Katıldığı akademik programların veya gelişim programlarının sonuçları — Bir adayın tamamladığı bir programın sonuçları, adayın yeterlilik düzeyini ölçmek için yapılan değerlendirmenin parçası olarak kabul edilebilir.
• Katıldığı eğitim ve seminerler — Değerlendirilen kişinin katıldığı eğitim veya seminerlerin sonuçları, adayın bilgi yeterliliğinin değerlendirilmesinin bir parçası olarak kabul edilir.
• Geri besleme/ileri besleme — Fark analizi (Gap analysis) araçları ve belgeleri de dahil olmak kurumsal arşivlenmiş geçmiş performans değerlendirmelerini içerir.

Çıktıya Dayalı Değerlendirme

• Performans görevleri — Resmi bir performans yönetimi ve geliştirme süreci aracılığıyla, adayın çıktıları, üç yeterlilik boyutunun (bilgi, performans ve kişisel) başarı düzeyini ölçmek için ele alınır. Bu süreç, standartlaştırılmış araçlarla (örneğin, yıllık performans incelemeleri) yürütülebilir.
• Yetkinliği artırmak için kanıtlar — Gösterilen performansa ilişkin kanıtlar sunulmalıdır.
• Yayınlar ve eğitici faaliyetler — Makale yayınlama, konferans ve sempozyum sunumları, bloglar değerlendirme için dikkate alınabilir.
• Kendini değerlendirme — Meslektaş Değerlendirmesi — Yeterlilikleri ölçmek için standartlaştırılmış anket geliştirilebilir ve yeterlilik düzeylerini değerlendirmek için aday veya meslektaşları tarafından doldurulabilir. 360 derece yaklaşımı kullanılmalıdır.

Kurumsal Düzeyde Değerlendirme

Birçok kuruluşta, kuruluş genelinde tutarlı bir yaklaşım için üçüncü bir taraf tercih edilebilir.

Değerlendirici, değerlendirme sürecini tartışmak ve değerlendirmeyi gerçekleştirmek için portföy, program veya proje yöneticisi ile bir araya gelmelidir.

Değerlendiricinin gözlemlerini açıklayan notlar ve değerlendirme bulguları belgelenmelidir. Kuruluşun kendine özgü ve PMCD Çerçevesine ek beklentilerini tanımlaması gerekir. Kuruluş, PMCD Çerçevesini kendi strateji, olgunluk, kıdem veya pozisyon seviyeleriyle uyumlu olacak şekilde yorumlamak isteyebilir.

Originally published at https://www.savassakar.com on January 17, 2022.