Portföy/Program/Proje(PPP) Yöneticisi Yetkinlikleri — 9
1. Adım — Gereksinimlerin Gözden Geçirilmesi
Yeterlik değerlendirmesinin anlamlı ve etkili olması için organizasyonel, kültürel ve kişisel gereksinimler tanımlanmalı, performans, kişisel ve bilgi yeterlikleri gereksinimleriyle uyum sağlanmalıdır. Bu çalışma her birey veya grup için hedeflerin, kapsamın, geliştirme planının ve kriterlerin belirlenmesini ve değerlendirme için temel çizgisi oluşturulmasını sağlayacaktır.
Belirlenen gereksinimler, aşağıdaki yeterlilik boyutlarından birini veya tümünü etkileyebilecektir:
• Bilgi beklentileri
• Performans beklentileri
• Kişisel davranış beklentileri
Girdiler
· Yetkinlik çerçevesi
· Çevresel işletme faktörleri
· Organizasyonel süreç varlıkları
· İş/rol tanımları
· Belgelenmiş kişisel beklentiler/gereksinimler
· Önceki değerlendirme ve geliştirme faaliyetlerinden elde edilmiş ve belgelenmiş sonuçlar
Araç ve Teknikler
· Uzman kararı
· Toplantılar
· Geliştirme planlaması
Çıktılar
· Değerlendirme kapsamı ve süreci
· Değerlendirme kriterleri
· Takip süreci
· Resmi ve gayri resmi kalkınma fırsatları
Kurum Kültürü ve Gereklilikler
Kurumsal kültürü ve çevre, portföy, program ve proje yöneticilerinin yetkinliği için temel gereksinimleri belirlerler.
Organizasyon yapısı, süreçler, politikalar ve prosedürler, iletişim kanalları vb. faktörler, uygulama sürecinin yanı sıra genellikle üç yeterlilik(performans, kişisel, bilgi) boyutunu da etkiler.
Örneğin;
· Kurumsal politikalar veya prosedürler bilgi davranışı beklentilerini etkiler.(Örneğin kullanılacak dokümanlar vb.)
· Kültürel ortam, performans davranışı beklentilerini etkiler (Örneğin, paydaş yönetimi ve paydaş katılımını sağlama)
· Gerekli veya beklenen liderlik tarzı, kişisel davranış beklentilerini etkiler (Örneğin, hizmetkar, otoriter, güçlendirici vb.)
· Mevcut geliştirme faaliyetleri, yetkinlik geliştirme planının tanımını ve uygulanmasını etkiler.
Rol Tanımı ve Gereklilikler
Rol tanımları ve iş gereksinimleri, yetkinlik çerçevesini belirli bir organizasyonun ihtiyaçlarına veya belirli iş görevlerine uyarlamak için önemlidir.
Portföy, program veya proje yöneticilerinin rolüne bağlı olarak, yeterliliklerin uygunluğu ve davranış beklentileri farklı olabilir. Örneğin belirli roller, kilit yetkinlikler gerektirebilir.
Örneğin;
· Kıdemli program yöneticisi — Diğer program yöneticilerinin aksine birden fazla ilgili programı yönetebilir.
· Planlama uzmanı — Artan gereksinimler ve ihtiyaç sebebiyle dış kaynakları kontrol edebilme ve performansını izleme gibi ek yükümlülükler alabilir.
· Portföy ve program yöneticisi birleşik rolü — Durumun gerektirdiği şekilde hem portföy hem de program yöneticiliği bir arada gerçekleştirilebilir.
Kişisel Beklentiler
Portföy, program veya proje yöneticileri, bilgi ve deneyimlerine, genel duruma, bağlama ve paydaşların kişisel beklentilerine göre kişisel beklentilere sahip olabilirler.
Kişisel beklentiler, değerlendirme sürecini ve kriterleri özel ihtiyaçlara uyarlamak için kaynak oluşturur.
Örneğin;
· Sorunlu projeler proje yöneticisi — Sorunlu projelerle ilgili yetkinliklere odaklanmak.
· Projeden program yönetimine geçiş — Program yönetimine özgü yetkinliklere odaklanma, proje ve program yönetimi arasında “paylaşılan ve ortak” yetkinliklere daha az odaklanma.
· Deneyimli yöneticinin proje yönetimine geçişi — Bilgi ve performans yeterliliklerine odaklanma, departman rolüne yönelik kişisel yetkinliklere daha az odaklanma.
Değerlendirme Kriterleri
Belirlenen gereksinimlere dayalı olarak, yetkinlik değerlendirme temel çizgisi oluşturmak için her hedef grup için değerlendirme kriterleri tanımlanır. Değerlendirme kriterleri, üç yeterlilik boyutuna atıfta bulunmalı, gözlemlenebilir davranış veya sonuçları tanımlamalıdır.
Portföy, program veya proje yöneticisinin davranışları ve sonuçları için kanıt toplamak için aşağıdakiler kullanılabilir;
· Görüşmeler
· Anketler
· Teslimatlar (belgeler)
· Temel performans göstergeleri ve başarı kriterleri ile ulaşılabilirlik oranları
Değerlendirme kriterlerinin gerçek davranış, performans ve sonuçların değerlendirileceği şekilde tanımlanması önemlidir. Örneğin sadece belgelerin varlığını kontrol etmek performansı değerlendirmeyecektir.
Üç değerlendirme boyutu aşağıdaki gibidir;
• Bilgi beklentisi
• Performans beklentisi
• Kişisel davranış beklentisi
Bilgi Beklentisi
Bilgi yeterliliği, bir kişinin portföy, program ve proje yönetimi disiplini hakkında ne bildiğini ve portföylerin, programların ve projelerin nasıl başlatılacağı, planlanacağı, yürütüleceği, kontrol edileceği, devredileceği ve kapatılacağını bilmesi anlamına gelir. Gerekli bilgi, PMI’nin temel standartları ve sınav içeriği ana hatları (örneğin, PMP®, PgMP® ve PfMP® sınav içeriği ana hatları) tarafından tanımlanır.
Portföy, program veya proje yöneticisi, uygun şekilde onaylanmış bir değerlendirmeyi (örneğin, PMP®) veya kuruluşa özel sertifikaları geçerek bilgisini gösterebilir.
Performans Beklentisi
Performans yeterliliği, bir kişinin portföy, program ve proje yönetimi bilgilerini uygulayarak neler yapabileceğini ve başarabileceğini ifade eder.
Portföy, program veya proje yöneticisinin performansı, ilgili sonuçlar değerlendirilerek gösterilebilir.
Bu sonuçlar gereksinimler, beklentiler ve koşullar üzerinden değerlendirilmelidir, yalnızca kanıtın varlığını kontrol etmek yeterli değildir.
Bu yetkinliği ölçmek için anahtar kanıt, portföylerin, programların veya projelerin başarılı yönetimi olabilir. Tek başına performans kaydı performans yeterliliği için yeterli kanıt değildir, portföy, program veya proje yöneticisi için gerekli olan diğer yeterliliklerin belirli kanıtlarla desteklenmesi gerekir.
Kişisel Davranış Beklentisi
Kişisel yeterlilikler, bir kişinin portföyleri, programları veya projeleri yönetme yeteneğine katkıda bulunan davranışlar, tutumlar ve temel kişilik özellikleridir. Kişisel yeterlilik, portföy, program veya proje yöneticisinin bilgi ve performans yeterliliklerini etkin bir şekilde kullanmasını sağlar.
Kişisel yeterliliğin kanıtı, bireyin portföyü, programı ve projeyi sunarken nasıl davrandığını gözlemleyerek bulunabilir.
Gerekli kişisel yeterlilikler büyük ölçüde kültüre, organizasyona ve diğer koşullara bağlıdır.
