Proje İletişimlerini İzleme Ölçütleri

Proje Yöneticisinin vaktinin büyük bir kısmı iletişimle geçer. İletişim kurmak sadece sohbet etmek değildir. Kurulan iletişimin sağlıklı olması ve başarısının ölçümlenmesi gerekir.

Yapılması gerekenler;

• Proje başlangıç toplantısında mutlaka iletişim gereksinimleri belirlenmelidir.
• Proje Yöneticisi beklediği bilginin hangi formatta ve sıklıkta gelmesi gerektiğini belirlemeli, proje ekibiyle anlaşmalıdır.
• Raporlama veya toplantılara katılım sayıları kayıt altına alınmalı, geç gönderme, katılım veya hiç göndermeme, katılmama durumları kayıt altına alınmalıdır.
• Toplantı veya raporlama düzeni ile ilgili yönetimin ve fonksiyonel yöneticilerin desteği alınmalıdır.
• Toplantı ve birebir görüşmelere ilişkin not tutulmalı, saklanmalıdır.
• Problem, karar alma vb. durumlarda bilginin zamanında ve doğru iletilmesi bir başarı ölçütüdür. Geç kalma veya yanlış bilgilendirme başarısızlık ölçütüdür.
• Toplantı ve raporlamanın performansı konusunda proje ekibinin görüşleri alınmalı, gerekli düzenlemeler yapılmalıdır. Hem fikir olunan düzene uymamak başarısızlık olarak Kabul edilmelidir.
• Kullanılan bir Proje Yönetimi yazılımı var ise erişim ve kullanım istatistikleri izlenmelidir.
• Gönderilen sorulara ve taleplere yanıt dönme süresi ölçüt olarak kabul edilebilir.
• Proje Yöneticisinin ekip üyeleri ve sponsor ile görüşme, iletişime geçme sayısı ve sıklığı dikkate alınmalıdır.

İletişim Yönetimi, Kontrol ve İzleme, Proje Yönetimi

Originally published at https://www.savassakar.com on March 11, 2021.