Proje Yönetimi ve Stratejik Planlama — 1
Stratejik planlama, bir organizasyonun gelecekteki yönü ile ilgili kararları formüle etme ve uygulama sürecidir. Her organizasyonun hayatta kalması için sürekli değişen ortama uyum sağlaması ve stratejik hedeflerine ulaşması gerekir. Süreç, tüm yönetim seviyelerine ve tüm organizasyon türlerine uygulanabilir.
Stratejik Planlama sürecinde çevresel fırsatlar ve tehditler, organizasyonel güçlü ve zayıf yönler masaya yatırılır. Firmanın sosyal sorumluluğu ve yönetimsel değerler ile birlikte değerlendirilir. Stratejiler belirlenir ve uygulanır.
Proje Yönetimi son adım olan Stratejinin uygulanmasında devreye girer. “Ne” yapılacağını belirlemek kadar “Nasıl” yapılacağını da belirlemek önemlidir.
Proje Yöneticisinin Stratejik Planlamaya Katılımı
Geçmişte, proje yöneticileri proje onaylandıktan ve proje başlatma belgesi yayınlandıktan sonra proje dahil olurlardı. Proje Yöneticisinin herhangi bir görüşü alınmadan genellikle gerçekçi olmayan zaman, bütçe vb. kısıtlar belirlenir, projeyi başarmaları istenirdi.
Artık Proje Yöneticileri alınan kararlara daha aktif katılarak, sadece söyleneni yapan değil iş hedeflerini gerçekleştiren olarak konumlanıyorlar. Bu nedenle, proje seçim sürecine dahil edilip, stratejik planlama faaliyetlerine katılıyorlar. Böylelikle proje seçimlerinde ve önceliklendirilmelerinde daha gerçekçi ve rekabetçi bir sonuç ortaya çıkıyor.
Metodoloji fark etmeksizin (geleneksel, çevik veya hibrit) iyi ve kapsayıcı proje yönetimi metodolojisi, daha iyi müşteri memnuniyeti ve daha fazla kazanç sağlayabiliyor.
Çoğu zaman, kuruluşun yetenekleri tam olarak anlaşılmadan projeler seçilir ve onaylanır. Bunun nedeni, üst yönetimin mevcut işgücüne aşırı yüklenmeden ne kadar ek iş üstlenebileceğini bilmemesidir. Proje yöneticilerinin stratejik planlama sürecine erken dahil edilmesi aşağıdaki soruların yanıtlanmasını sağlayabilir;
- Ne kadar kaynak gerekecek?
- Kaynaklar hangi beceri seviyelerine sahip olmalıdır?
- Kuruluşun şu anda dahili olarak yeterli kaynakları var mı?
- Kaynaklar tam zamanlı mı yoksa yarı zamanlı mı olacak?
Stratejik projelerin seçimi süreci, organizasyonun en üst seviyelerinde gerçekleştirilir, ancak proje yöneticisinin katılımı, sonraki karar verme sürecini hızlandırabilir. Bu noktada üst yönetimin değerleri ve işe yaklaşım tarzı nihai kararın nasıl verileceğini belirler.
Süreç Nasıl Olmalı?
- Değişen koşullar altında dış ortam (sektör, rakipler vb.) incelenir, fırsatlar veya tehditler açısından yorumlanır.
- Güçlü ve zayıf yönler açısından kuruluş altyapısı analiz edilir.
- Çevresel fırsatlar ve tehditler, mevcut kaynakların güçlü ve zayıf yönleriyle eşleştirilerek misyon tanımlanır.
- Üst yönetim, misyonunu sürdürmek için hedefler belirler.
Uygulama
Stratejik planlamanın ikinci adımı olan uygulama, stratejik planı gerçeğe dönüştürür. Bu noktada proje yönetimi zorunludur.
Uygulama, stratejik hedefler ile devam eden faaliyetler ve/veya projeleri arasında uyum yaratmalıdır. Uygulama, organizasyonun tüm seviyelerini içerdiğinden, tam bir koordinasyon ve entegrasyon gerektirir.
Entegrasyon yönetimi, proje yönetiminde hayati bir özellik taşır. Kuruluştaki tüm planların (proje, pazarlama planı, üretim planı vb.) birbirleri ile hizalanmaları ve entegre edilmeleri gerekir.
Originally published at https://www.savassakar.com on February 23, 2022.
