Proje Yönetimi ve Stratejik Planlama — 2

Proje yönetimi için stratejik planlama, proje yönetimi için gerekli araçların geliştirilmesidir. Bu araçlar (dokümanlar, süreçler, teknikler vb.) bir araya getirildiğinde metodoloji ortaya çıkar. Metodolojiler, kurum genelinde projelerde eylem tutarlılığı ve yönetimin projenin ilerleyişini izleyebilmesini sağlarlar.

Yapılandırılmış bir metodoloji düşünme sürecini geliştirir ve rasyonel planlamaya olanak tanır. Özellikle günlük operasyonlara kendini kaptıran birçok yönetici, mantıklı bir düşünme sürecinin sağladığı düzeni destekleyecektir. Metodoloji geliştirmelerde iyi bir iletişim kurulduğunda ortak anlayış sağlanır, değişime karşı direnç azaltılabilir. Çalışanlar metodolojinin amacını anlamadığında değişim taahhüdü vermeyebilirler.

Proje Yönetimi Metodolojisi sağlam, mantıklı kararlara dayalı olmalı, ağırlıklı olarak organizasyonun neler yapabileceğine odaklanılmalıdır.

Doğru ve şeffaf bir proje yönetimi yaklaşımının yokluğunda kararlar kişisel inisiyatiflere dayanabilir, yapılan seçimler, kuruma değer katma konusunda yetersiz ve tutarsız olabilir. Kişisel inisiyatiflere dayalı seçimler genellikle kurum hedeflerinden çok departman ya da kişisel hedefleri tutturabilme kaygısı kaynaklıdır. Proje metodolojisi belirli, şeffaf ve hedefler net bir şekilde ortaya konmuşsa bu olumsuzluklar azaltılabilir.

Proje Yönetimi metodolojisinin hızlı bir şekilde geliştirilmesi, tam çalışan bağlılığı ve kabulünün sağlanması isteniyorsa, üst yönetimin stratejik planlamaya katılımı esastır. Katılım aşağıdaki gibi olmalıdır;

• Bir şampiyon yönetici (sponsor olmak zorunda değildir) atanmalıdır.
• Şampiyon yönetici süreci başlatmalıdır.
• Şampiyon Yönetici, üst yönetimin fikirlerinin/arzularının metodolojinin tamamına dahil edildiğinden emin olmalıdır.

Üst yönetimin desteği başlangıçta görünmüyorsa, çalışanlar, üst yönetimin sürece bağlı olmadığına inanabilirler, destek vermekte tereddüt edebilirler. Zamanla tüm süreç gerçekçilikten uzaklaşır.

Şampiyon Yönetici, aşağıdaki zaman yönetimi faaliyetlerini geliştirmeli veya onaylamalıdır;

• Metodoloji geliştirme zaman çizelgesini oluşturma
• Kaynak gereksinimlerinin belirlenmesi ve kullanılabilirliğin sağlanması
• Proje yönetim sistemlerini desteklemek için gerekli donanım/yazılım satın alımları için finansman sağlamak

Metodoloji Geliştirme için Kritik Başarı Faktörleri

Proje yönetimi için metodoloji geliştirme (stratejik planlama) için kritik başarı faktörleri, kuruluşun uzun vadeli hedeflerine ulaşması için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetleri içerir.

Proje yönetimi mükemmelliğine ulaşmadaki kritik başarı faktörleri, proje yönetim sistemlerini tam olarak uygulamayanlar da dahil olmak üzere tüm organizasyon türleri için eşit olarak geçerlidir. Çoğu kurum, sistemi tam olarak uygulama çabalarında samimi olsalar da engeller kaçınılmazdır ve bunların üstesinden gelinmesi gerekir.

Acı Gerçeklerle Yüzleşmek

Proje ekiplerinden gelen yaygın şikayetlerin veya yaşanan problemlerin bir listesi çıkarılmalıdır;

• Her projede kapsam kayması oluyor ve çalışanlar demoralize oluyor.
• Tamamlanma tarihleri, proje kapsamı ve gereksinimler üzerinde anlaşmaya varılmadan önce irrasyonel bir şekilde belirleniyor.
• Projenin tüm aktivitelerini tanımlayan ayrıntılı proje planları mevcut değildir.
• Projelerde sadece son teslim tarihlerine odaklanıyoruz. Halbuki, kilometre taşlarına, kaliteye, faydalara ve sağlanacak değere odaklanmalıyız.
• Yöneticiler proje yönetimi tekniklerini kullanmamıza izin vermiyorlar.
• Eski ve güncelliğini kaybetmiş prosedürler yüzünden ilerleyemiyoruz.
• İşi kapmak için düşük tahminler vermemiz için baskı yapılıyor, ancak projenin hedeflerini gerçekleştirmeye çalışırken destek verilmiyor.
• Her departman kendi hedeflerine odaklanıyor, proje hedefleri ikinci plana atılıyor. Yönetim buna bilerek göz yumuyor.
• Gizli ajandalar var. Projeye konsantre olmak yerine, bazı çalışanlar kendilerini öne çıkarmaya, puan toplamaya çalışıyorlar.
• Kaynak yok deniyor ama bir çok anlamsız harcama görüyoruz.
• Verilen taahhütler ile gerçekleşenler örtüşmüyor. Projede yapılacak işler ortada kalabiliyor.
• Metodolojinin gerektirdiği dokümantasyon vb. ile uğraşmak yerine günlük operasyonlarla uğraşmak tercih ediliyor.
• Olumsuz mesajlar göndermekten korktuğumuz için raporları ayarlayarak yönetime iletiyoruz.
• Her zaman, herkesi memnun etmeye çalışanlar yüzünden boş taahhütlerle uğraşıyoruz.

Originally published at https://www.savassakar.com on February 24, 2022.