Proje Yönetiminde Faz Kapısı Yaklaşımı

Faz kapısı yaklaşımı, projelere rehberlik eden, fikirden ürün lansmanına kadar yapılandırılmış bir yol haritası sağlar. Aşama kapısı, projeyi daha küçük parçalara veya aşamalara böler . Her aşamanın sonunda, projenin bir sonraki aşamaya geçmeye hazır olup olmadığını görmek için gözden geçirme yapılır. Tollgate, Stage-Gate® veya Şelale metodolojisi olarak da bilinir. G enellikle yeni ürün geliştirmede kullanılır çünkü projenin kapsamını ve maliyetlerini başlangıçta belirlemelerine yardımcı olur, riski kontrol etmek ve yönetmek için sistematik bir yöntem sağlar.

Faz kapısı metodolojisi, ürün geliştirmeye bütünsel ve genel bakış sağlar. Projeyi aşamalara ayırır. Her aşama, belirli bilgileri toplamak ve/veya belirli hedeflere ulaşmak için tasarlanır. İşlevler ekipler arası işbirliği ile geliştirme sürecine entegre edilir. Her aşama , bir kişinin veya ekibin, aşamanın hedeflerini ne kadar iyi karşıladığını değerlendirdiği ve projenin devam edip etmeyeceğine ve nasıl devam edeceğine karar verdiği bir gözden geçirme ile sona erer.

Faz kapısı, yeni ürün geliştirme için kullanılmakla birlikte, metodoloji, süreç değişiklikleri ve iyileştirmeleri de kullanılır. Faz kapısı, adım adım geliştirme ve gözden geçirme süreciyle sınırlı değildir. Mühendislik, tasarım, pazarlama ve diğer iş süreçleri, departmandan departmana geçiş yerine aynı anda çalışabilirler.

Phase Gate İşinizi Nasıl Geliştirebilir?

Faz kapısı süreci, net kontrol noktaları olan bir yol haritasına dayandığından, maliyetleri kontrol ederek, riskleri en aza indirerek ve kaliteyi sağlayarak projenin yürütülmesini sağlar.

• Karlılık: Faz kapısı, fikirleri ve yeni ürünleri hızlı bir şekilde tanımlamanıza, iyileştirmenize ve geliştirmenize yardımcı olur. Pazarda başarıya ulaşmanız için size yön verir. Ürünler daha hızlı piyasaya sürüldüğünde, satışlar ve kâr artar. Her aşamada ölçülebilir veriler ve kıyaslamalar kullanıldığında öngörülebilir proje yaşam döngüleri ve yüksek performans yaratabilirsiniz.
• Stratejik Odak: Faz kapısı gerçeklere dayalı incelemelere dayanır. Doğru projeleri, doğru yapmanızı sağlar. Şirketlerin proje portföyü oluşturmak için içgüdülerine veya duygularına güvenmeleri gerekmez. Faz kapısı, projenin başarı olasılığını değerlendirmek için bir yol sunar ve bu gelecekteki sorunları ortadan kaldırmanıza yardımcı olur. Değerlendirme süreci, hangi projelerin ileriye götürülmesi gerektiği ve ürün yaşam döngüsü boyunca hedefe ulaşılıp ulaşılmadığı konusunda size gerçek zamanlı analizler sunarak optimizasyon yapmanızı sağlar. Projenin hızını, kapsamını ve bütçesini izleyen bir yaklaşım, kontrol ve denge sağla. Faz kapısı, doğru projelere odaklanma, daha iyi portföy yönetişimi ve çevik karar vermeyi sağlar. Yönetime, projelerin ne zaman daha fazla yatırıma ihtiyaç duyduğunu belirlemek için anahtar verileri verir.
• Sorun Azaltma: Faz kapısı, proje ve ürün yaşam döngüsünün her aşamasında inceleme için gerekli çıktıları ve kriterleri açıklar. Bir kapıdan geçene kadar bir sonraki aşamaya geçemezler. Çapraz işlevli proje ekip üyeleri aşama üzerinde çalışırken, bu çıktılara odaklı çalışırlar. Faz kapısı, herkesi aynı sayfada tutan ve üretim hatalarını, riskleri ve kaynak israfını azaltan net beklentiler belirler.
• İletişim ve İşbirliği: Faz kapısı, projeler süreç boyunca ilerlerken etkili iletişimi, işbirliğini ve işlevler arası etkileşimi teşvik eder. Fikirden lansmana geçişte, projenin fizibilitesi, planlaması, tasarımı, uygulaması, pazarlaması ve testi üzerinde bir dizi departmanın rolü olacaktır. Başarılı proje/ürün yaşam döngüsü oluşturmada kilit paydaşlar, müşteriler, ortaklar ve tedarikçiler esastır. Her aşamada ekipler, gözden geçirme kriterlerini karşılamak için diğer departmanlarla çalışırlar. Farklı departmanların temsilcileri ve yöneticileri, kriterleri değerlendirirken kapı incelemesinde işbirliği yaparlar. Proje üzerinde işbirliği, organizasyon genelinde kültür değişimi için itici güç sağlayabilir.

Adımlar

Faz kapısı, yeni ürün geliştirmenin yanı sıra daha küçük proje ile ilgili değişiklikleri yönetmeyi içerir. Her aşama, personel ve işlevsel sorumlulukların yanı sıra çıktıları tanımlayan kendi kapsamını, hedeflerini ve faaliyetlerini içerir. Her kapı, projenin bir sonraki aşamaya geçmesi için karşılanması gereken kriterleri ve sonuçları içerir.

Faz kapılarının sayısı ve içeriği projenin/ürünün yaşam döngüsünün başlangıcında ayarlamak gerekir. Belirlenen kapılar, yönetim ve proje ekibinin, projenin durumunu ve riskini iç ve dış kriterlere göre değerlendirmesini sağlar. Faz kapıların zamanlaması projenin/ürünün boyutuna, karmaşıklığına ve ilerlemesine bağlı olarak değişkenlik gösterebilir.

Faz kapısı sürecindeki adımlar aşağıdaki gibidir:

Aşama 0: Fikir Oluşturma veya Keşif

Başlangıç ​​aşaması, şirketinizin hangi ürünleri ve projeleri üstlenmek isteyebileceğine ve bunları takip etme kapasitenizin olup olmadığına karar vermek içindir. Fikirler genellikle bir pazar ihtiyacını belirlemek ve ardından potansiyel bir çözüm sunup sunamayacağınızı belirlemekle başlar. Fırsatları keşfetmek ve fikirler önermek için bazı ön analizler yapılır. Bu faz kapısı, karar vericilerden fikrin çabaya değer olduğuna dair onay alma ile tamamlanır.

1. Aşama: Kapsam Belirleme veya Konsept Geliştirme

Bu aşamada, mevcut veriler toplanır ve fikir hakkında ilk araştırma yapılır. Aşağıdaki gibi SWOT Analizi yapılabilir;

• Güçlü Yönler: Ürününüz tüketiciler için nasıl değer katıyor? Ürünü geliştirmenize hangi kaynaklar yardımcı olacak? Teknik faydaları nelerdir?
• Zayıf Yönler: Ürüne yatırım yapmak için kaynaklarınızın sınırları nelerdir? Hangi kapasiteyi eklemeniz gerekir? Başka hangi faktörler gelişmeyi sınırlayabilir?
• Fırsatlar: Ürün, mevcut müşterilerin ihtiyaçlarını ve pazar trendlerini nasıl ele alıyor? Potansiyel müşterilere ne sunacak?
• Tehditler: Rakipler neler sunuyor? Hangi ekonomik koşullar ürününüzün gelişimini sınırlayabilir?

Bu aşamada, projenin/ürünün potansiyelini değerlendirmek ve başarısına yönelik tehditleri değerlendirmek için gerekli bilgiler kullanılır. Faz kapısı, yönetim onayıdır.

2. Aşama: İş Gerekçesinin Oluşturulması ve Plan

Konsept geliştirmenin son adımıdır. Bu aşama, derinlemesine araştırma yapmaya, projenin/ürünün finansalı ve teknik fizibilitesini analiz etmeye ve ayrıntılı bir tasarım ve proje planı oluşturmaya odaklanır. Bu aşamanın unsurları aşağıdaki gibidir;

• Ürün Tanımı ve Analizi: Kullanıcının ihtiyaçları ve istekleri nelerdir? Müşteri için değeri nedir? Ürün ne gibi faydalar ve özellikler sunmalıdır? Pazar büyüklüğü ve büyüme oranı nedir? Ürün teknik olarak uygulanabilir mi? Ürünü üretmek için hangi süreçlere, kaynaklara ve operasyonlara ihtiyacınız var? Bu süreçler, kaynaklar ve operasyonlar için maliyet analizi nedir? Pazar ve teknik analizler ile prototiplerin nasıl geliştirileceği belirlenir ve geri bildirim toplanır. Ürün tanımı, yeni ürünün iş, risk ve finansal analizlerini içermelidir.
• İş Durumu: Projeyi/Ürünü geliştirmenin gerekçesini içeren bir belge oluşturulur. Projenin neden başarılı olacağını açıklamak için iş ve finansal analizler kullanılır. Tüm yasal, sağlık ve güvenlik gereklilikleri dahil edilmelidir.
• Proje Planı: Proje planındaki görevler, kilometre taşları, kaynaklar ve zaman çizelgesini hazırlanır. Bu adımda Gantt grafiği kullanmak, kaynak tahsisi ve zaman çizelgesi konusunda faydalıdır.
• Fizibilite: Ürünün gerekçesini gözden geçirmek ve planın başarılı olma şansını değerlendirmek için çeşitli departmanların bakış açıları dikkate alınır.

Bu aşamanın sonunda, iş gerekçesi ve plan gözden geçirilir. Proje/Ürün yeterli potansiyele sahipse bir sonraki aşamaya geçilir ve organizasyon projeye/ürün geliştirmeye başlar.

3. Aşama: Proje/Ürün Geliştirme

Planları uygulama ve konsepti gerçeğe dönüştürmektir. Çapraz işlevli ekip çalışması, projeyi gerçekleştirmenizi, ürünü üretmeye başlamanızı sağlar. Bu aşamada aşağıdaki aktiviteler gerçekleştirilir;

• Planan uygun gerçekleştirmeler yapılır.
• Zaman çizelgesi düzenli olarak gözden geçirilir ve güncellenir.
• Proje sonrası dikkate alınarak planlama yapılır.
• Müşteri geri bildirimi toplanır ve testler yapılır.
• Geliştirmeyi SMART (spesifik, ölçülebilir, uygulanabilir, gerçekçi ve zamana bağlı) hedeflere göre yönetilir.

Bu aşamanın sonundaki çıktı, test edilmiş çıktıdır. Bu testlere göre sonuç yeterli değilse kapı kapalı kalacaktır.

4. Aşama: Test Etme ve Doğrulama

Bu aşamadaki testler, proje sonucu ortaya çıkan ürünü veya hizmet sürecini doğrular. Çıktıda, müşteri kabulü ve finansal varsayımlarla ilgili herhangi bir sorun olup olmadığı değerlendirilir.

Bu aşamanın sonunda ürün artık bir prototip değildir. Son haliyle, sahip olacağı özelliklerin ve işlevlerin çoğuna sahiptir. Faz kapısı incelemesi, çıktıyı onaylar.

5. Aşama: Ürün Lansmanı ve Pazarlama

Ürün üretime, tam operasyona ve pazara girer. Ürün fiyatını, başlangıç ​​ürün hacmini, dağıtım kanallarını ve üretim, envanter ve müşteri desteği politikaları belirlenir. Lansman ayrıca müşteri talebi oluşturmak, pazar ihtiyaçlarını tahmin etmek ve satış personeli eğitimi vb. pazarlama stratejinizi uygulamayı içerir.

Proje Yönetiminde Faz Kapısı Nasıl Kullanılır?

Faz kapısı, proje yöneticilerine tek boyutlu bir metodoloji yerine her proje için süreci özelleştirme esnekliği verir. Faz kapısı, kaotik fikir üretimini yönetilebilir adımlara bölerek, organizasyonun proje kültürü haline gelebilecek bir proje yönetim süreci ve disiplini teşvik eder. İş süreçleri ve proje yönetiminin insan boyutuyla uyumlu çalışır.

Bu proje yönetimi tekniği, bir kapı ile aşamanın sonunu gözden geçirdiğinden, proje yöneticilerinin bir proje üzerinde büyük etkisi ve büyük sorumluluğu vardır. Proje yöneticileri için “merdiven” (projenin ilerlemesine izin veren) veya “oluk” (projeyi yeniden çalışma veya gözden geçirme için geri gönderme tehlikesi) ile karşılaşıp karşılaşmayacakları üzerinde önemli bir etkisi vardır.

Faz kapısı incelemelerini etkin bir şekilde yönetmek için proje yöneticileri, net iletişim, bağlılık, departmanlar arası işbirliği ve güçlü karar verme becerileri sergilemelidirler. Her faz kapısında proje yöneticisi, PMBOK’tan ilgili bilgi ve uygulama alanlarını ve bunlara bağlı planları gözden geçirmelidirler. Proje yöneticileri, aşağıdakileri yapmak için faz kapısı incelemelerini kullanabilirler;

• Her aşamada riskleri yönetmek
• Proje planlarını güncellemek ve kaydedilen ilerlemeyi göstermek
• Faz kapısı incelemesinden sonraki kapsam veya zaman çizelgesindeki değişiklikleri açıklamak
• Bir sonraki aşama için planları tanımlamak

Faz Kapısı Gözden Geçirme Süreci

Her aşama , performansı projenin başında belirlenen hedeflerle karşılaştıran bir kapı ile tamamlanır. Faz kapısı inceleme, projenin sorunlarını belirleme ve ilerlemeyi değerlendirme fırsatı verir.

İncelemelerin hızı, projenin ilerleme hızına ve projenin karmaşıklığına göre belirlenir. Projenin büyüklüğüne bağlı olarak gözden geçirmeler, herhangi bir zamanda yapılabilir. Her projede gerektiğinde gözden geçirmeler yapılabilir, birkaç proje için gözden geçirmeler birleştirilebilir veya düzenli toplantılarla yapılabilir. Herkesi aynı sayfada tutmak için, her faz kapısının benzersiz bir adı veya numarası olmalıdır, böylece herkes aşamaların ve kapıların sırasını bilir.

Faz kapısı incelemeleri, proje riskini gözden geçirmeye ve kontrol etmeye, proje kapsamındaki (resmi veya gayri resmi) herhangi bir değişikliği izlemeye ve beklenen değeri sağlamaya paydaşları dahil etmek için resmi bir araçtır. İncelemeler Sponsorun projenin iş durumunu doğrulamasını sağlar.

Faz kapısı incelemesinin başarısı, proje yöneticisinin faz kapısı başarı kriterlerini oluşturma yeteneğine bağlıdır. Proje yöneticileri, faz kapısı incelemesinde değerlendirilen sonuçlara ilişkin aşamadaki faaliyetleri yönlendirirler. İncelemede alınan kararlar, iş durumu ve risk analizleri dahil olmak üzere mevcut bilgilere dayanır.

İncelemeler projenin ilerlemesine, bağlamına, kapsamına ve risklere göre özelleştirilir. İnceleme ekibi, değişiklikleri uygulama, bir sonraki aşamaya geçme veya projeyi bitirme kararını verir. Her faz kapısı incelemesi aşağıdakileri içerir;

• Girdiler: Proje yöneticisi ve ekibinden gelen çıktılar ve belgelerdir. Bu çıktılar ve kabul kriterleri, bir önceki faz kapının çıktısı olarak belirlenir ve ilgili faaliyetlere dayanır.
• Kriterler: Projenin değerlendirildiği ölçütler, kriterler veya sorulardır. Girdilerin kalitesi değerlendirilir ve yaklaşım doğrulanır.
• Gözden Geçirme Süreci: Bu değerlendirme, projenin ilerleyip ilerlemeyeceğine karar vermeye yöneliktir. Projenin çıktılarının, belgelerinin, iş mantığının (yani, projenin ekonomik ve ticari açıdan hala uygulanabilir olup olmadığı) ve amacının gözden geçirilmesini içerir. Ayrıca projenin doğru önceliğe sahip olup olmadığının, doğru sayıda kaynak tahsis edilip edilmediğinin ve projenin hala geçerli olup olmadığının değerlendirilmesi yapılır. Proje tarihinin bir özetini ve bir sonraki faz kapısı için yakın vadeli planlara atıfta bulunulur.

Faz kapısı incelemesinin çıktıları, sonuçlar ve sonraki adımlardır. Aşağıdakilerden birine karar verilir;

• Devam: Proje bir sonraki aşamaya geçmeye hazır.
• Öldür: Proje daha fazla çabaya değmez.
• Beklet: Proje geçici olarak durdurulur. Değeri var, ancak diğer projelerin öncelik alması daha iyidir.
• Geri Dön: Proje devam etmeden önce bazı değişikliklerin yapılması gerekiyor. Koşullu devamdır.

Proje yeşil ışık ya da koşullu onay alırsa, proje yöneticisi bir sonraki aşama için eylem planını oluşturur, kaynakları talep eder, görevleri ve çıktıları tanımlar.

Faz Kapısı Süreçleri

Her aşamanın sonunda yapılan faz kapısı incelemesi, projenin devam edip edemeyeceğini belirler. İncelemeler genellikle koç, proje şampiyonu veya sponsor ile birlikte Yeşil Kuşak/Kara Kuşak/Usta Kara Kuşak, kalite konseyi ve yönlendirme komitesi veya üst yönetim tarafından yürütülür. Her faz kapısı incelemesindeki araçlardan bazıları kontrol sayfaları, proje teslim edilebilirleri belgesi ve kilometre taşları listesidir.

Proje gözden geçirme kapılarından herhangi birinde başarısız olunursa, Şelale yaklaşımı yinelenemeyebilir.

• Stage-Gate: Robert Cooper tarafından geliştirilmiştir. Faz kapısı gibi, amaç yeni ürün geliştirmeyi daha etkili hale getirmektir. Faz Kapısı incelemeleri kalite kontrol için kullanılır. İncelemeler, projenin devam edip etmeyeceğine, revize edilip edilmeyeceğine veya sonlandırılıp sonlandırılmayacağına karar vermek için kontrol noktaları olarak hizmet eder. Kapı incelemesinde bir sonraki aşama için eylem planları geliştirilir.
• Gelişmiş Ürün Kalite Planlaması (GÜKP): 1980'lerin sonlarında Ford, GM ve Chrysler tarafından geliştirilen GÜKP, üç büyük otomotiv şirketi ve tedarikçileri arasında bilgi paylaşmanın yanı sıra geliştirmeyi yönlendirmenin standart bir yolu haline gelmiştir. GÜKP, geliştirme, sanayileşme ve ürün lansmanını kapsayan yapılandırılmış bir süreçtir. Amaç, herhangi bir üretim başlamadan önce ürün kalite planı geliştirmektir. Süreç, tasarım sağlamlığı, tasarım testi ve spesifikasyon uyumluluğunu kapsar. Her sektöre uygulanabilir. GÜKP sürecindeki adımlar şunlardır:
• Planla ve Tanımla: Ürün gereksinimlerini geliştirmek için müşteri beklentilerini, isteklerini, ihtiyaçlarını ve isteklerini belirleme.
• Ürün Tasarlama ve Doğrulamayı Belirleme: Ürün prototipi oluşturma için tasarım özelliklerini, toleransları, malzeme özelliklerini ve planlarını tamamlama.
• Tasarım ve Geliştirme: Ürün detaylarını ve üretim maliyetlerini korurken üretim tekniklerini ve üretim sürecini tanımlama.
• Ürün ve Süreci Doğrulama: Üretim sürecini, kaliteyi ve kapasiteyi doğrulamak için test aşamasını başlatma.
• Başlatma, Değerlendirme, Geri Bildirim Alma ve İyileştirme: Üretimi başlatma ve müşterilerden geri bildirim alma. Süreçleri değerlendirme, düzeltici önlemleri alma ve sürekli iyileştirmeye odaklanma.

Üretim başlamadan önce müşteri ve tasarım özelliklerinden üretim kapasitesine, ürün paketlemesine ve üretim öğelerindeki teknik testlere kadar tüm konular belirlenir.

Projenin devam etmesi için her aşamanın incelemeden geçmesi gerekir.

Kontrol ve İzleme, Metodoloji, Paydaş Yönetimi, Planlama, Proje Yönetimi

Originally published at https://www.savassakar.com on September 8, 2022.