Projelerde Tahmin Kalitesini Etkileyen Faktörler

Projelerde en iyi süre ve maliye tahminleri yapılması istenir. Tahminlerin başlangıç noktası geçmiş deneyimlerdir. Geçmiş deneyimler, diğer faktörler ile birlikte dikkate alınarak bir tahmin üretilir. Bu faktörler proje veya iş ilk defa yapılıyorsa çok güçlü hale gelir. Bu faktörler nelerdir;

• Planlama Sınırı — Yakın zamandaki işlere ilişkin daha kesin tahmin üretmek mümkün olur. Daha uzaktaki işlere ilişkin belirsizlikler tahmini zorlaştırır.
• İlk ve Yeni Olma — Şirket veya kişi ilk kez yaptığı işlere yönelik tahmin yapmakta zorlanır.
• Proje Süresi — Uzun süreli projelerde tahmin belirsizliği de artar.
• Beceri ve Deneyim — Çalışanların ilgili konudaki beceri ve deneyimi tahmin netliğini artırır.
• Diğer Çalışanlar — Proje ekip üyesinin birlikte çalışacağı diğer insanlar, yapacağı tahmini olumlu ya da olumsuz yönde etkiler.
• Dengesizlik — Yönetimin sürekli karar vermesi, işten ayrılmaların çok olması vb. sebepler tahminleri doğrudan etkiler.
• Proje Yapısı ve Organizasyonu — Proje için ayırılmış özel bir ekip (proje bazlı organizasyon) odaklanma problem yaşamayacağı için tahminler daha netleşecektir. Bu yapının maliyetleri artıracağı düşünülebilir ama matris organizasyonlarda ki koordinasyon zorluğu, bölünme ve çatışma risklerinin masaya yatırılması gerekir.
• Tampon Koyma — Kimse başarısız olmak istemez. Normal koşullar altında diye düşünerek yaptıkları tahminlere bir tampon süre eklerler. Tampon süreler başarı olasılığını artırmak, gecikme ya da bütçe aşımı risklerini aza indirmek için eklenir. Dikkat edilmesi gereken düşünülmeden eklenen tampon sürelerin zamanla çalışan ve yönetici arasında bir oyuna dönüşmesidir. Yönetici duyduğu her tahminin aşağıya çekmeye çalışırken, çalışan her tahmininde ki tampon süreyi artırmaya başlar.
• Şirket Kültürü — Bazı şirketler hızlı tahminlerle başlayıp daha sonra düzeltmeye, bazıları başta detaylı çalışarak proje yönetimini daha doğru yapmaya odaklanır.
• İzinler, tatiller — Bazı şirketler projeyi birinci öncelik yaparak izinleri ve tatilleri öteler, bazıları kişisel motivasyona önem vererek bu tatilleri dikkate alarak tahminlerde bulunurlar.
• İklim — Yapılacak işin yaz ve kışa gelmesi süreleri doğrudan etkileyebilir.
• Müşteri Kısıtları — Projede çalışılacak yere ilişkin kısıtlar tahminleri etkileyebilir. Ör. AVM’ler sadece akşam 20:00–22:00 arası çalışılabilmesi vb.
• Nakit — Zaman İlişkisi — Şirketin nakit durumu yapılacak işlerin süresini etkileyebilir. Ör. Mayıs ayında işin bitirilmesi için 100.000 TL’ye ihtiyaç olup şirketin nakdi 80.000 TL ise süreyi etkileyebilecektir.
• Özel Dönemler — Ramazan vb. dönemler özellikle süreleri etkiler. Ör. Ramazan’ın yaz ayına denk gelmesi, sahada çalışanların performansını düşürebilecektir.
• Kişisel Takvimler — Tahmin yapacak kişinin işe başlayacağı tarih önemlidir. Aynı işe 1 Ocak’ta başlamak ile 1 Şubat’ta başlamak hem süre hem maliyet açısından aynı tahmini getirmeyecektir.
• Bağımlılıklar — Tahmin, iç (departmanlar) ve dış (dış kaynaklar, müşteri) bağımlılıklardan çok etkilenebilir. Örneğin müşterinin yer teslimini 1 Ocak’ta yapması ile 1 Şubat’ta yapması tahminleri değiştirecektir.
• Sayısallaştırma — Tahmin yapan kişilerin geçmişlerini sayısallaştırıp, saklamaları tahmin netliğini artıracaktır.

Maliyet Yönetimi, Proje Yönetimi, Zaman Yönetimi

Originally published at https://www.savassakar.com on June 23, 2021.