Будущее управления проектами
«Пытаться управлять проектами без проектного управления — это как пытаться играть в футбол без плана игры» Karen Tate
Все больше и больше организаций осознают ценность управления проектами и применяют его методы для реализации стратегических инициатив. Компании, которые никогда прежде не были ориентированы на проекты внезапно обнаруживают, что с управлением проектами они могут лучше достигать своих целей и обеспечивать конкурентное преимущество. Проектный подход имеет огромный потенциал для стимулирования экономического роста.
Спрос на специалистов по управлению проектами растет во всем мире, согласно недавнему отчету Института управления проектами (PMI). Все большее число организаций применяют гибкий подход к проектам и внедряют в свою структуру специальный офис управления проектами (PMO) для обеспечения лучшей эффективности проектов (71% сегодня по сравнению с 68% в 2016 году в 11-ти развитых странах). Ожидается, что к 2027 году работодателям потребуется около 87,7 млн. Специалистов по управлению проектами.
Этот высокий спрос означает, что управление проектами может доказать свою эффективность даже в непроектных отраслях. В отчете PMI указаны 7 ведущих отраслей, в которых особое внимание уделяется модели проекта:
- Производство
- Бизнес-услуги
- Финансы и страхование
- Добыча нефти и газа
- Информационные услуги
- Строительство
- Коммунальные услуги
Недавние исследования показывают, что все больше проектов реализуются успешно, благодаря росту зрелости управления. Институт управления проектами (PMI) внес некоторые изменения в требования к подразделениям профессионального развития (PDU) для поддержания сертификации Project Management Professional (PMP). Если раньше руководителям проектов просто приходилось концентрироваться на техническом управлении проектами, то теперь им нужна компетентность в трех аспектах: техническое управление проектом, лидерство, управление бизнесом и стратегия. Руководители проектов должны эффективно взаимодействовать с руководителями уровня С и стратегически мыслить в рамках своей роли, понимать, как проект согласуется с меняющимися бизнес-целями.
В то же время, не все руководители и владельцы бизнеса полностью осознают ценность управления проектами. Предстоит пройти еще долгий путь, чтобы увидеть существенные изменения.
Почему управление проектами важно?
Часто наши клиенты задаются вопросом, действительно ли им нужно управление проектами, потому что на бумаге это выглядит как ненужные и достаточно большие накладные расходы. Многие считают, что руководители проектов на самом деле ничего не делают и проще управлять командой исполнителей «напрямую» без посредников и какого-либо проектного подхода.
Правда в том, что запуск проектов без хорошего управления проектами — ложная экономика. Когда проекты управляются должным образом, это дает положительное влияние на развитие бизнеса. На основании собственного опыта сотрудничества со многими компаниями, мы выделили самые важные моменты в управлении проектами.
Стратегическое согласование
Хорошее управление проектами гарантирует, что цели проектов тесно связаны со стратегическими целями бизнеса. По мере развития проектов бизнес-стратегия может меняться. Важно, чтобы проекты быстро адаптировались к потребностям бизнеса, а стратегия корректировалась с учетом меняющейся внешней среды. Для эффективного согласования необходимы стратегические компетенции.
Лидерство
Без управления проектом команда может быть похожа на корабль без руля; двигаться, но без направления, контроля или цели. Менеджеры проектов обеспечивают четкие границы ответственности, поддерживают всех в команде, контролируют выполнение процессов и все, что происходит в проекте. В конечном итоге они несут ответственность за провал проекта или его успех.
Четкий фокус и цели
Там, где управление проектами оставлено на усмотрение команды, проекты не имеют фокуса, не определены цели, и команда не совсем уверена в том, что они должны делать или почему. Необходимо управлять своевременным выполнением задач, разбивая проект на этапы, при необходимости оперативно корректировать их. Это позволяет командам сосредоточиться, направить свои усилия на достижение конкретной цели и вовремя выявлять риски, поскольку управление рисками играет важную роль в управлении проектами.
Реалистичное планирование проекта
Правильное планирование играет огромное значение, так как команда знает, кто что делает, когда и как. Без предварительного планирования могут быть установлены бюджетные сметы и сроки реализации проекта, которые являются чрезмерно амбициозными или не имеют объективной оценки. В конечном итоге, проекты выполняются с опозданием и превышением бюджета.
Контроль реализации
При правильном контроле и построении системы отчетности легко увидеть, когда проект начинает отклоняться от запланированного курса. Чем раньше вы сможете определить отклонение, тем легче будет исправить его.
C помощью современных Agile инструментов и специализированного ПО все заинтересованные стороны могут в режиме онлайн отслеживать реализацию проекта, генерировать необходимые отчеты и корректировать задачи на разных этапах.
Экспертиза
Имея достаточный опыт, руководители проектов понимают многие аспекты реализации проектов. Они знают все о работе, которую выполняют, т.к. анализируют выполненные проекты и учатся на ошибках и успехах. Эти ретроспективы используют как кейсы при запуске последующих проектов.
Наличие такого рода предметной экспертизы означает, что они могут вести эффективные коммуникации с клиентами, командой, заинтересованными сторонами и гарантируют, что на различных этапах работы ничто не будет забыто или упущено.
Правильные данные
Нужны правильные данные для запуска и управления ходом проекта. Как сказал генеральный директор Ford Алан Мулалли: «Вы не можете управлять секретом». По возможности, мы проводим собственную бизнес-экспертизу и оцениваем проект в команде экспертов. На основе реальных данных дорабатываем идеологическую составляющую проекта и предлагаем наиболее выгодные решения.
Удаленный проектный офис как альтернатива штатной компетенции.
В последнее время про удаленную работу не пишет только ленивый. При этом для большинства переход на дистанционный формат — это временные меры для обеспечения нормальной рабочей среды в сложный период. Действительно, для многих очная работа — необходимость, ведь никакие средства не могут заменить общение лицом к лицу. Для офиса управления проектами все не так, при правильном использовании различных ресурсов дистанционный формат может быть эффективнее.
Более 3-х лет мы запускаем проекты «под ключ» и сопровождаем их удаленно. Размещаем свой удаленный проектный офис в структуре компании клиента и предоставляем услуги в рамках проектного консалтинга. Проектный консалтинг отличается целевой направленностью и позволяет аккумулировать все необходимые ресурсы и экспертизу в одном направлении. При удаленном управлении проектами мы не находимся полностью в контексте бизнеса клиента и у нас есть свой «взгляд со стороны», что позволяет предложить свежие решения на основании нашего опыта. Команда относится к нам как к внешним консультантам, что практически исключает предсказуемое сопротивление инициаторам изменений внутри компании. Что помогает нам управлять проектами удаленно?
- Понимание целей всеми участниками процесса.
Приступая к проекту, мы изучаем стратегию компании (если есть) и ключевые бизнес-процессы, которые будут задействованы. Для этого подготавливаем заранее экспресс-тесты в электронном варианте. Обозначаем цели проекта и метрики для оценки результатов. Лидер бизнеса вовлекает команду в процесс, делая акцент на стратегических целях, для достижения которых и инициируются проекты.
2. Технологии и инструменты
При реализации проектов мы выбираем удобную клиенту систему коммуникаций или помогаем ее настроить. Как правило, используем всевозможные современные инструменты: Skype, Zoom, Email, CRM, мессенджеры пр. Планируем основные этапы всех проектов с помощью MS Project, а конкретные задачи распределяем в CRM, Trello, Jira, Planner пр. Настраиваем клиенту отслеживание этапов реализации проекта и формирование отчетов в режиме онлайн. Подключаем облачный диск для безопасного хранения данных проекта и общего доступа к ним. Используем платежные системы для проведения финансовых операций и электронный документооборот для подписания документов.
3. Регулярные коммуникации
Важно проводить регулярные встречи и онлайн-совещания (ежедневные, еженедельные, ежемесячные) для согласования задач и обновлений по проекту, чтобы увеличить «виртуальные» точки соприкосновения. Это только усиливает уверенность в проекте и взаимное доверие. То же самое относится и к проектной команде, которая не находится физически рядом.
4. Гибкий график
Мы работаем с клиентами тогда, когда они нуждаются в нас. Находимся на связи с заказчиками проектов из разных стран, с разницей в часовых поясах и оперативно реагируем на срочные задачи в любое время.
В современном мире возможностей, не так важно расстояние, как само качество исполнения. Отличное управление проектом имеет значение, потому что оно обеспечивает доставку ценности; то, что дает реальную отдачу от инвестиций и делает бизнес успешным.
