Focus II — Bring Ordnung rein
Ich will dir in diesem Artikel weitgehend Konzepte vorstellen, die von David Allens „Getting Things Done“ inspiriert sind. David Allen ist ein Pionier in Sachen Zeit- und Selbstmanagement und berät weltweit Führungskräfte und hochrangige Politiker.
Gestern hatte ich, nach dem Besuch eines schwedischen Möbelhaus, die Möglichkeit mal wieder richtig Ordnung in meinem Zimmer herzustellen. Dazu benötigte ich vor allem deutlich mehr Schubladen. So hat jede Sache, seien es Stifte, Papier eines der unzähligen Ladekabel, die sich über die Zeit so angesammelt haben oder einfach nur Visitenkarten, einen festen Platz und ich habe direkt Zugriff zu den Dingen die ich auch wirklich benötige. Nichts wird mehr gesucht, oder verschwindet gar in einer Box in der sich mit der Zeit Kartenspiele, Briefumschläge und ein Lichtwecker über Tischtennisschlägern und Lochern stapeln.
To-do-Listen funktionieren nicht
Ähnlich wie mit den Boxen für unsere Dinge verhält es sich mit der Organisation unserer Gedanken, Termine, Ideen und Verpflichtungen. Um beim Vergleich mit der Box zu bleiben, stell dir einmal vor du hast heute viel vorgenommen, beginnst ambitioniert und arbeitest Stück für Stück deine To-dos ab. Am Ende des Tages hast du es fast geschafft, doch die wenigen nicht abgehakten Punkte auf der Liste bleiben vorerst liegen. Während deiner Arbeit sind dir aber noch ein neue paar Ideen eingefallen und bei deiner Recherche für das Abendessen bist du noch über ein Rezept für Mojito gestoßen, den du gerne mal zubereiten willst. Natürlich hast du dir die Zutatenliste gleich notiert. Der nächste Morgen und die nächste To-do-Liste liegt schon zum Abhaken bereit und am Ende des Tages bleiben wieder ein paar Dinge liegen und neue Notizen kommen hinzu. Nach einer Woche wird die Zettelwirtschaft dann schon ziemlich unübersichtlich. Nach einem Monat kommt das ganze meiner großen unsortierten Box verblüffend nahe.
Du merkst, dass du die Kontrolle verlierst, fühlst dich gestresst und deine Produktivität geht spürbar zurück, denn die Unordnung stellt sich nicht nur auf deinem Schreibtisch und Ablagefächern ein, sondern auch in deinem Kopf. Für gewöhnlich ist die Menge dessen was in deinem Kopf umherirrt umgekehrt proportional zu dem was du dann tatsächlich erledigst.
Listen mit System
Du benötigst also ein System mit klar definierten Listen und einer Eingangsliste, welches sich wiederum verhält wie die Schubladen aus dem Beispiel zu Beginn. Es gilt also die Schubladen zu füllen. Nur Wie?
Grob zusammengefasst besteht dieses System aus einem Eingangskorb, Projektlisten, einer Übersicht und einem Kalender.
Der Eingangskorb
Der Eingangskorb ist die Sammelstation aller Informationen, die nicht direkt verwertet beziehungsweise eingeordnet werden können. Er enthält beispielsweise einen bestimmten Artikel den du noch Lesen willst, die Email des Kollegen zur Vorbereitung des Meetings, Rechnungen oder Pläne und Ideen von dir, also einfach alles was dir den Tag über so begegnet und womit du dich noch einmal befassen willst oder musst. Ich persönlich pflege meinen Eingangskorb bereits in verschiedenen Unterkategorien:
- Ortsgebundene Erledigungen (In der Uni, Zuhause, Unterwegs, am Schreibtisch)
- Lesen
- Ideen
- Aktuelles und wichtiges Sonstiges
für Aufgaben mit geringer Dringlichkeit.
Projektliste
Die Projektliste enthält alle Tätigkeiten, die mehr als einen Schritt benötigen um fertiggestellt zu werden. Die Liste eines Projekts enthält Ziele und eine Strategie die miteinander korrelieren, dies ist wichtig für die Durchsicht und die daraus resultierenden nächsten Schritte. Es folgen die Dokumentation des Projektverlaufs und den Querverweisen beziehungsweise Verlinkungen, die zum passenden Referenzmaterial führen. Ist eine Arbeitseinheit am Projekt abgeschlossen so solltest du die Resultate deiner Arbeit wieder dokumentieren und daraus die nächsten Schritte ableiten. Bei der Definition der nächsten Schritte ist Vorsicht geboten. Du sollst hier nicht in dem klassischen Muster einer To-do-Liste verfallen sondern dich wirklich Fragen: Was ist der nächste Schritt?
Angenommen du musst an deinem Auto die Winterreifen wechseln lassen, dann notierst du nicht “Winterreifen” als nächsten Schritt, sondern beispielsweise “nach guter Autowerkstatt recherchieren”.
Du sparst dir in der Summe somit viel Zeit, da du dich wieder direkt im Projekt einfinden kannst, ohne den Gedanken von letzten mal noch einmal zu denken.
Die Übersicht bewahren
Die nächsten Schritte aller Projekte und derer, die bei der Durchsicht des Eingangskorbs entstanden sind, werden wiederum auf einer Liste notiert. Diese bietet dir eine Übersicht aller aktuellen Aufgaben. Falls du bei einem Projekt auf andere angewiesen bist, kannst du auch das als nächsten Schritt notieren. Terminierte Aufgaben kannst du hier kennzeichnen.
Mit der Liste der nächsten Schritte hast also eine Übersicht mit allen wichtigen Aufgaben. Nun ist es dir möglich je nach Energielevel, Zeitfenster, Termindruck und Bauchgefühl deine Aufgaben festzulegen.
Terminkalender
Dein Terminkalender sollte ausschließlich für Treffen, Aufgaben oder Geburtstage verwendet werden, die auch tatsächlich an diesem Tag stattfinden. Angenommen du schreibst dir deine Tagesplanung in deinen Kalender, wird ein Großteil deiner Termine nicht eingehalten werden da sich aus eigener Erfahrung Tagesplanungen spätestens nach dem Mittagessen im Sand verlaufen. So verliert der Terminkalender für dich an Wahrheitsgehalt.
Wöchentliche Durchsicht
Eine wöchentliche Durchsicht der Projektlisten, des Eingangskorbs und des Terminkalenders hat sich als sinnvoll erwiesen und gibt dir somit auch gleich einen Überblick für die nächste Woche. Falls dir bei der Durchsicht neue Tätigkeiten auffallen, notiere diese bei den nächsten Schritten oder erledige sie gleich, falls die Bewerkstelligung weniger als zwei Minuten andauert. Die Zwei-Minuten-Regel hat sich als äußert produktivitätssteigernd herausgestellt. Wenn du diese Regel strikt befolgst dann erledigen sich Dinge scheinbar deutlich leichter. Du stellst nämlich nicht mehr die Frage ob du gerade Lust auf diese Aufgabe hast, sondern ob sie weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt. Da wird ein unangenehmes Telefonat plötzlich ganz anders bewertet.
Zudem sparst du dir die Zeit die Sache aufzuschreiben und damit nochmals aufzuschieben.
Was dir sonst noch so einfällt.
Für alle anderen wilden Einfälle oder Dinge die dir sonst noch so in den Kopf kommen kannst du dir eine: „ Eines Tages vielleicht“- Listen anlegen. Du hast große Lust deine Wohnung zu streichen und machst dir viele Gedanken über die Farbwahl, kannst in absehbarer Zeit jedoch keinen Raum dafür schaffen, dann setze es auf die Liste. Oder du willst unbedingt ein Bungee Sprung machen weißt aber auch hier nicht wie und wann, dann schreibe auch das auf die Liste, dein Kopf wird es dir mit höhere Konzentration und Klarheit danken.
Um einen Zustand geistiger Klarheit zu erlangen und deinen schaffenden Geist in dir zu wecken, brauchst du ein Selbstverwaltungssystem dem du vertrauen kannst. Du brauchst einen leeren, geordneten Kopf mit jede Menge Platz für neue Ideen. Sehe das System nicht allzu starr an und spiele ein wenig damit herum. Du wirst schon nach wenigen Tagen deutlich stressfreier und fokussierter deinen Alltag beschreiten.
Take-Aways
Erfasse alles was du erledigen willst und dich beschäftigt. Nutze dazu ein System, welches dir Flexibilität und Übersicht bietet:
- Sammle alles was auf dich einprasselt an einem zentralen Ort (digital oder analog)
- Führe Projektlisten für Arbeiten, die dich mehr als einen Arbeitsschritt benötigen.
- Schreibe die nächsten Schritte aller Projekte und einfachen Erledigung auf eine Liste der nächsten Schritte
- Variiere mit dem System, so dass es dir leicht fällt immer alles aufzuschreiben
