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Innovation für die Bundesverwaltung

Das Digital Innovation Team im BMI

von Jan-Ole Beyer & Adrian Bidlingmaier

Seit April 2019 testet, adaptiert und vermittelt die Projektgruppe Digital Innovation Team (PG DIT) des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) Ansätze, die den digitalen Wandel in Arbeits- und Herangehensweisen der Verwaltung befördern. Was kann ein kleines Innovationsteam in dieser Zeit bewegen, wenn man neue Arbeitsweisen und Innovationsmethoden innerhalb der Verwaltung erprobt und adaptiert? Das haben wir ausprobiert und dabei gelernt, wo die Bedarfe für eine nachhaltige digitale Transformation der Bundesverwaltung liegen — nicht nur auf technologischer, sondern vor allem auf kultureller Ebene.

Wir müssen (uns) verändern

Die äußeren Rahmenbedingungen, innerhalb derer die Verwaltung agiert, ändern sich stetig. Wenn wir weiterhin gute Dienstleistungen für die Bürger:innen dieses Landes anbieten und ein wettbewerbsfähiger Arbeitgeber sein möchten, müssen auch wir uns verändern. Die Einrichtung einer Innovationseinheit in der eigenen Behörde ist dafür ein Startpunkt, reicht allein jedoch nicht aus, um diese fit für die Zukunft zu machen. Die Mitarbeiter:innen sind die zentralen Akteur:innen und müssen mitgenommen und durch Netzwerke gestärkt werden, wenn wir Veränderungen aus der Verwaltung heraus erreichen wollen.

Im ersten Schritt haben wir uns dabei auf die Mitarbeiter:innen fokussiert, die selbst Veränderungen anstoßen wollen. Wir unterstützen sie dabei, neue Methoden und das entsprechende Mindset in die Bundesverwaltung zu bringen — zum Beispiel mithilfe unserer Design-Thinking- und Scrum-Kurzformate, unserer Methodentoolbox oder mit unserer bald erscheinenden Videoreihe mit kurzen Impulsen zu neuen Arbeitsweisen.

Wir möchten die Verwaltungsmitarbeitenden dabei unterstützen, selbst aktiv zu werden. So möchten wir die behördeninterne Innovationsfähigkeit aktivieren. Dazu haben wir gemeinsam mit Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Partnerbehörden an ihren konkreten Projekten gearbeitet, um Innovationen in ihren Organisationen voranzutreiben — von der Problemanalyse, über Nutzerinterviews bis hin zur Ideenfindung und Prototyping. So schaffen wir ein Verständnis für die Relevanz von Nutzerzentrierung.

Nutzerzentrierung als Werkzeug und nicht als Selbstzweck

Die Verwaltung muss die Bedürfnisse von Bürger:innen kennenlernen, um ihrer Aufgabe gerecht zu werden. Aber nicht nur die Bürger:innen, auch Mitarbeiter:innen haben individuelle Anforderungen und Wünsche. Diesen müssen wir gerecht werden, um eine effektive Arbeit zu ermöglichen und attraktiv für die Mitarbeiter:innen zu sein. Dazu müssen wir ihre Anforderungen aber zunächst verstehen.

In unseren Projekten sind die Nutzer:innen in der Regel Verwaltungsmitarbeiter:innen. Wir versuchen, nicht nur die Anforderungen zu identifizieren, sondern durch die Projekte die Idee der Nutzerzentrierung in die Verwaltung zu tragen. Denn das Ziel dieser Projekte ist (neben der Erarbeitung einer passenden Lösung) die Befähigung der Verwaltungsmitarbeiter:innen. Wir verstehen es als unsere Aufgabe, der Verwaltung die Werkzeuge für Nutzerzentrierung und agiles Arbeiten selbst an die Hand zu geben und bei der richtigen Anwendung zu helfen. So ist die Verwaltung künftig weniger auf die Hilfe von Externen angewiesen.

Freiräume sind wichtig — im Kopf und örtlich

Anderes Denken braucht andere Räume. In unserer Arbeit haben wir gesehen, wie wichtig es für Mitarbeiter:innen ist, ihre räumlichen Arbeitsstrukturen zu verlassen, um gedanklich neue Wege zu beschreiten. Wir brauchen in der Verwaltung mehr Möglichkeiten, um gemeinsam und über Abteilungen hinweg zu arbeiten. Wir brauchen in den Gebäuden der Verwaltung offene Räume, die für kollaboratives Arbeiten und Kreativformate genutzt werden können. Doch der Alltag in den Verwaltungsgebäuden gestaltet sich mit überbelegten Büros und voll gebuchten Konferenzräumen meist anders. Bei einzelnen Veranstaltungen und Workshops haben wir gute Erfahrungen damit gemacht, im Netzwerk nach geeigneten Orten zu fragen und Kooperationen mit anderen Mitstreiter:innen einzugehen. Die Einrichtung von Co-Working-Spaces für die Verwaltung sollte eine hohe Priorität haben.

Aber auch wenn die räumlichen Gegebenheiten nicht optimal sind, kann innovativ und selbstorganisiert gearbeitet werden. Dafür braucht es entsprechende Austauschformate, die Menschen und Ideen zusammenbringen sowie gemeinsames Arbeiten ermöglichen.

Einfach mal machen

Um anders zu arbeiten, ist keine langjährige Ausbildung nötig. Man kann einfach im Kleinen damit anfangen. Natürlich ist es uns wichtig, Ansprechpartner:innen zu sein und fundierte Methodenkompetenzen zu vermitteln. Aber jede:r kann selbst mit kleinen Veränderungen anfangen agiler zu arbeiten und herausfinden, welche Methoden im eigenen Team funktionieren. Nicht jede:r tut sich mit der neuen Herangehensweise leicht, da sie zwangsläufig Veränderung bedeutet. Aber gerade, wenn etwas »schon immer so gemacht wird«, bietet sich die Chance auch mal einen anderen Weg auszuprobieren. Und wenn es schiefgeht, können wir daraus lernen. In der Verwaltung müssen wir eine solche Lernkultur etablieren, die es erlaubt, Projekte anzugehen und auch mal zu scheitern.

Das ist das Digital Innovation Team

Das Team besteht aus mittlerweile zehn Mitarbeiter:innen aus vier unterschiedlichen Organisationen der Bundesverwaltung. Aktuell arbeiten wir daran, aus der kleinen experimentellen Projektgruppe im BMI zusammen mit Partner:innen eine übergreifende Plattform für die Digitale Transformation der Bundesverwaltung zu schaffen. dit.bund wird zu einem Digital Innovation und Transformation Hub — einer Austauschplattform und Vernetzungsstelle, um aus der Verwaltung für die Verwaltung die Innovationstreiber:innen und solche, die es werden wollen, zu fördern, zu unterstützen und zu befähigen.

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Jan-Ole Beyer
ist Informatiker und beschäftigt sich seit fast fünfzehn Jahren mit der Modernisierung der Bundesverwaltung. Er ist Initiator und Leiter der PG DIT.

Adrian Bidlingmaier
studiert in Konstanz und Utrecht Politik- und Verwaltungswissenschaft und European Governance. Im Frühjahr 2020 hat er die Arbeit der PG DIT unterstützt.

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Bessere Bürgerdienste, bessere Verwaltung — das ist das Anliegen des ›Public Service Lab‹. Durch Konferenzen, Workshops und Artikel führt es Verwaltungs­mitarbeiter­Innen & BeamtInnen an nutzerzentrierte Arbeits­praktiken heran und unterstützt sie in der digitalen Transformation.

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Jan-Ole Beyer

Jan-Ole Beyer

Privat: unbesorgter Bürger. Beruflich: #VerwaltungsVeränderer #PGDIT im BMI. Europäer. Mag Meer, Zweiräder, Hawaii-Hemden, Punkrock, OpenGov. #gernperDu