9 porad, bez których prawdopodobnie zawalisz event

źródło: pexels.com

Niniejszy poradnik nie jest schematem, bo takowy ciężko przygotować, biorąc pod uwagę różnorodność specyfiki eventów. To zbiór rad, których przyswojenie zmieni wasz tok myślenia, w sposób ułatwiający cały proces organizacji wydarzeń. Dowiecie się m.in. jak traktować cały czas dany na produkcję imprezy, z kim warto je organizować, jak zaplanować sobie wszystko, żeby nie zwariować czy jaką kulturę współpracy najlepiej przyjąć. Pod koniec zaproponuję Wam również sprawdzone, zewnętrzne wsparcie procesu organizacji eventu.

Co ważne, rady te są na tyle uniwersalne, że można stosować je w skali mikro (integracja małej grupy pracowników) oraz makro (konferencja za kilkaset tysięcy złotych).

1. Czas — cenniejszy niż największy budżet.

Kluczowy aspekt w trakcie trwania eventu, wszak wszystko musi być zgodnie ze scenariuszem: rejestracja gości, catering, przemówienia itd. Często jednak czas jest niedoceniony i źle estymowany jako przestrzeń, w której poruszamy się, przygotowując event.

Należy więc wziąć pod uwagę następujące prawa rządzące czasem związanym z organizacją eventu:

Przestrzeń — najbardziej wrażliwy punkt, należy ją zarezerwować i mieć potwierdzenie rezerwacji na piśmie w miarę możliwości jak najwcześniej, tak żeby nikt nas nie ubiegł. Jest to kluczowe szczególnie w przypadku obiektów mających duże obłożenie rezerwacjami w kalendarzu.

Podwykonawcy — najlepsi są często zajęci. Warto już przed potwierdzeniem wykonywania eventu dla klienta skontaktować się z firmami odpowiedzialnymi za technikę, catering, występy artystyczne czy dodatkową obsługę na miejscu, żeby wstępnie zarezerwować sobie ich czas. Jest to też o tyle korzystne, że mając zakres wymaganej pracy podwykonawcy będą mogli przygotować odpowiednie zasoby techniczne i ludzkie tak, aby niczego i nikogo w dniu eventu nie zabrakło.

Gadżety — niezależnie od tego, czy zamawiamy tysiąc plastikowych zabawek z oddalonego o tysiące kilometrów azjatyckiego kraju czy kilka rzemieślniczo wykonanych — specjalnie na tę okazję — małych dzieł sztuki, należy zawsze brać pod uwagę ewentualne opóźnienia na produkcji czy w transporcie. Dlatego najlepiej ustawić deadline dostawy na półtora tygodnia przed datą eventu. Zabezpiecza nas to przed wspomnianymi opóźnieniami, a w skrajnej sytuacji daje czasowy bufor bezpieczeństwa zapewniający możliwość przygotowania opcji B.

Projekty graficzne — współpracując blisko z grafikami, mam świadomość i realny obraz ilości czasu, pracy oraz poprawek, które pojawiają się w czasie tworzenia projektów poligrafii potrzebnej na evencie. Finalny projekt musi też zostać fizycznie wydrukowany, dlatego żeby mieć pewność, że wszystkie identyfikatory, smycze, katalogi i zaproszenia zostaną wykonane w terminie, powinniśmy postarać się zamknąć wszystkie poprawki i wersje z klientem na dwa, a nawet trzy tygodnie przed eventem.

Wydruki — abstrahując od ilości i poziomu skomplikowania poligrafii, zawsze należy się skontaktować z drukarnią przynajmniej tydzień przed zakończeniem pracy projektowej, poinformować, jakie będziemy mieli dla nich zlecenie i zapytać, czy są w stanie mu podołać. Przy wydrukach jest to istotne ze względu na możliwe komplikacje, gdyż czas i sposób produkcji uzależnione są od dostępności materiałów, wybranych przez nas uszlachetnień, specyfiki pracy z niestandardowymi kolorami (szczególnie jeżeli drukujemy coś z palety kolorów Pantone) i wielu innych zmiennych.

Montaż — prosta zasada na początek — z podwykonawcami należy ustalić, że wszystko musi ustawione, podłączone i sprawdzone maksymalnie na godzinę przed rozpoczęciem imprezy. Co więcej, jeżeli jesteśmy świadomi (a warto się tego dowiedzieć), że podwykonawcy mają swoje magazyny albo siedzibę ponad godzinę drogi od miejsca eventu, to należy ich uczulić, żeby wyjechali odpowiednio wcześniej. Niejednokrotnie musiałem się mierzyć z sytuacją, w której ktoś utknął w korku albo pomylił trasy, a przy sztywnej agendzie, w której jedni ludzie są uzależnieni od obecności albo skończonej pracy drugich, większe opóźnienia są niedopuszczalne, a w najlepszym wypadku mocno utrudniające pracę.

Klient — kluczowym jest poinformowanie klienta na samym początku wspólnej pracy nad przygotowaniem eventu, że poszczególne aspekty muszą być wykonanie w określonych, najczęściej nieprzekraczalnych terminach. Zaliczki, akcepty, poprawki — czas niestety nie jest z gumy i nawet najlepsi podwykonawcy nie zgodzą się na drukowanie zaproszeń „po ostatnich popraweczkach” w nocy przed terminem wysyłki albo identyfikatorów rano przed eventem „bo to logo to jednak w starej wersji powinno być”.

2. Budżet — zawsze w kilku wersjach.

W przypadku wysokości budżetu na event często mamy niewiele do powiedzenia. Klient wyestymował określoną kwotę i rzadko kiedy jest skłonny do jej przekroczenia. Warto jednak pamiętać o kilku aspektach pracy przy organizowaniu imprez, a które z finansami są bezpośrednio związane.

Wyceny — kiedy tylko poznamy zakres pracy do wykonania, należy przystąpić do dokładnej rozpiski kosztów. Podwykonawcy, przestrzeń, nasza praca, druk, gadżety, catering itd. Mając wszystko wycenione, możemy ewentualnie zasugerować klientowi pewne zmiany, które mogą trochę finanse naciągnąć, ale zwiększą jakość poszczególnych elementów wydarzenia. Łatwiej to zrobić przy dużych imprezach, gdzie nacisk jest bardzo mocno położony na tzw. „efekt wow”, a budżety niejednokrotnie przekraczają setki tysięcy złotych.

Zapas — niezależnie od tego, jak dokładna i pewna jest wykonana przez Was wycena, to zawsze musicie się zabezpieczyć i skonsultować z klientem wysokość wolnej kwoty, która może być potrzebna w sytuacjach awaryjnych, np. na ostatnią chwilę trzeba zmienić producenta gadżetów albo kiedy przez opóźnienia w akceptacji projektów trzeba dopłacić drukarni za ekspresową usługę drukowania kilkuset różnych materiałów poligraficznych.

Kilka opcji — nie będzie rewolucyjnym stwierdzenie, że lubimy mieć wybór. Nasi klienci również go lubią. Przygotowanie kilku wersji budżetowych eventu wymaga od nas co prawda większego nakładu pracy, ale nie dość, że pokazuje nasze profesjonalne i kompleksowe podejście do klienta, to jeszcze umożliwia nam pokazanie różnic w poziomie imprezy, jaki możemy osiągnąć na różnych stopniach finansowania. W przypadku naprawdę dobrze przygotowanej opcji premium, klienci są skorzy do nagięcia swoich budżetów — szczególnie ci, którzy zdają sobie sprawę z PRowej mocy wyjątkowo dobrze przygotowanego i przeprowadzonego eventu. A przecież rzadko chodzi tylko i wyłącznie o mile spędzony czas. Medialny ekwiwalent publikacji na temat naszego (i klienta) eventu skutecznie zrekompensuje wysoki budżet.

3. Podwykonawcy — ludzie do zadań specjalnych.

Jak wspomniałem przy okazji pisania o czasie — najlepsi są często zajęci, ale to właśnie z najlepszymi warto stale współpracować. Powodów stojących za takim wyborem jest co najmniej kilka, mimo że cenowo nie jest to zawsze najlepsza opcja.

Doświadczenie — raczej nie wymaga tłumaczenia, ale wieloletnie doświadczenie, znajomość obiektów (osobiście spotkałem się z przypadkiem, że technicy pamiętają, które gniazdka elektryczne prawdopodobnie nie działają w danym obiekcie), wiedza nt. różnych rozwiązań stanowią o czasie przygotowania i niewielkiej ilości możliwych „fakapów”.

Jakość — zarówno posiadanego zaplecza sprzętowego, jak i posiadanych półproduktów i wytwarzanych produktów. Stabilne stojaki, estetyczne maskownice okablowania, nie chwiejące się stoliki, sprawdzone dania, najładniejsze kwiaty czy gust muzyczny DJa — wymieniać można długo i różnorodnie, ale to te mniejsze i większe detale składają się na efekt końcowy.

Relacje — chodzi o relacje nasze z zaprzyjaźnionymi, firmami jak i między podwykonawcami. Ludzie, którzy często robią ze sobą eventy, potrafią doskonale skoordynować się na miejscu, pomagają sobie nawzajem, a dzięki sieci kontaktów często są w stanie zorganizować coś, co wydawałoby się niemożliwe w sytuacji awaryjnej. Co więcej, utrzymywanie stałej i przyjacielskiej współpracy najczęściej skutkuje stałymi rabatami na obsługę czy produkcję oraz większą skłonnością do naginania kalendarza na naszą korzyść.

Jest jednak jeden wyjątek od reguły stałej współpracy z różnego rodzaju podwykonawcami. Miejsce na mapie kraju, w którym jest event. W przypadkach dużej odległości od miasta, z którego są nasze najlepsze ekipy techniczne czy cateringowe, warto skorzystać z polecanych firm lokalnych. Po pierwsze — odejdą nam koszty transportu. Mniej transportu to również mniejsze szanse na opóźnienia spowodowane korkami i innymi przeciwnościami losu. Po drugie — lokalni prawdopodobnie lepiej znają teren, co w przypadku trudnych obiektów może okazać się zbawienne. Po trzecie — jeżeli coś niespodziewanie ulegnie zmianie, to jest większa szansa, że miejscowi podwykonawcy skorzystają ze swojej sieci kontaktów albo bliskiej odległości do magazynów i uratują cały event.

4. Rozpoznanie terenu — jeżeli sam gubisz się w obiekcie, pomyśl nad zmianą branży.

Jakkolwiek dramatycznie i poważnie by to nie brzmiało, dobra znajomość obiektu czy terenu, na którym przygotowujemy imprezę usprawni jej przygotowywanie. Wyobrażenie o wymiarach i specyfice obiektu pomaga przy aranżacji przestrzeni. Znajomość słabych punktów pozwoli nam uniknąć ich nadmiernego wyeksponowania. Poznanie najważniejszych elementów użytkowych przestrzeni oszczędzi nam błądzenia czy dopytywania (gdzie właściwie są toalety/windy/korytarze techniczne?) oraz pozwoli dopasować ich oznakowanie do scenariusza i przewidywanych potrzeb gości. Odruchowo będziemy też w stanie kierować wszystkie osoby we właściwym kierunku w trakcie imprezy. W idealnej wersji dobrze jest przejść się z zespołem na spokojnie przynajmniej dwa razy przed eventem, a na czas samego wydarzenia przygotować mapki z najważniejszymi punktami przestrzeni.

5. Agenda, w tym agenda techniczna — zaawansowana instrukcja obsługi eventu.

Znając przestrzeń i mając wybranych podwykonawców, możemy zacząć przygotowywać szczegółowy scenariusz imprezy. Zarówno ten dla gości, jak i ten dla nas oraz wszystkich ekip pracujących na miejscu. Pierwszego tłumaczyć nie trzeba, bo też ad abstracta ciężko to zrobić, wszak konferencja biznesowa różni się znacznie od prezentacji nowego modelu samochodu. Agendy techniczne porządkują nam całą pracę w trakcie montażu, podczas imprezy i gdy kurtyna już opadnie, przy demontażu.

Montaż często ograniczony jest czasowo ze względu na specyfikę pracy wielu obiektów albo przez fakt, że przed nami kończy się inny event. Całość należy zaplanować z dokładnością do pół godziny, dając każdemu dodatkowe pół godziny marginesu błędu, oczywiście w miarę możliwości. Co więcej, zawsze trzeba myśleć kolejnością prac. Tak aby np. rozłożonych stołów nie trzeba było przestawiać w celu położenia kabli zasilających. Newralgiczną w wielu przypadkach jest strefa, w której cały sprzęt jest wypakowywany. Zdarza się, że duże i znane obiekty mają tylko jedną rampę rozładunkową. Dobra agenda techniczna pozwoli uniknąć zatorów i konfliktu interesów przy wyładunku.

Event nie wybacza poślizgów czasowych, niekiedy większych niż 15 minut, a niekiedy większych niż 1 (jedna!) minuta. Dokładne, minutowe rozpisanie scenariuszy i trzymanie się ich nie dopuści do czasowego chaosu. W tym przypadku zwrócę uwagę na przydzielenie zadań swojemu zespołowi. Jeżeli zabieramy ze sobą na duży event dziesięć osób, to każdy powinien mieć już wcześniej przypisane i rozpisane zadania. Łącznie z godzinami swojej pracy. Mało rzeczy irytuje bardziej niż błąkający się bez celu członkowie zespołu, którzy nie wiedzą, co mają robić, a pracy jest w bród. Działa to też w drugą stronę. Jeżeli twoi koledzy z pracy poświęcają swój czas, bo chcą Ci pomóc, to niewdzięcznym będzie trzymanie ich na evencie dłużej niż to potrzebne i sprawienie, że poczują się w sumie są niepotrzebni. Tym bardziej, że prawdopodobnie dzień wcześniej nie spali, razem z Tobą przygotowując press packi albo rejestrację.

Demontaż rządzi się takimi samymi zasadami jak montaż, jeśli chodzi o agendę techniczną, nie należy go jednak traktować po macoszemu „bo to już koniec”. Nikt nie chce siedzieć po evencie dłużej niż to konieczne przez złą organizację pracy.

6. Nadzór — oczy dookoła głowy i trzeźwość umysłu.

Jeżeli jesteście mózgiem całego przedsięwzięcia organizacji eventu, zostańcie nim do samego końca. Przypiszcie sobie tę rolę, nadzorowania całości. Znacie każdy kąt, scenariusz co do minuty (sami go pisaliście), twarze wszystkich ważnych gości i współpracowników. Jasne, że sprawi to, że będziecie biegać po całym obiekcie i wyszukiwać choćby najmniejszej możliwości potknięcia. Event jest trochę jak spektakl albo skomplikowany układ choreograficzny, ma swój scenariusz i najmniejszy błąd może obrócić go w ruinę.

Poza tym poczucie, że ma się nad wszystkim kontrolę sprawi, że będziecie spokojniejsi. Nawet jeżeli w trakcie całego czterdziestogodzinnego (sic!) dnia pracy zrobicie szybkim spacerem dwadzieścia kilometrów po piętrach i korytarzach (polecam włączyć krokomierz choćby dla własnej ciekawości).

7. Event — intensywny finał kilku miesięcy pracy.

Wysoki poziom adrenaliny, sprawdzanie czy na borderach nie ma kurzu albo odcisków palców, patrzenie na zegarek co minutę, czy aby wszystko idzie zgodnie z planem, czyli nasz wielki dzień.

Jeżeli wszystkie poprzednie punkty zostały wykonane dobrze, to mało rzeczy może pójść źle. Dlatego tak ważne jest bieżące nadzorowanie i analizowanie tego, co się dzieje. Pozostawanie cały czas w kontakcie z zespołem, zbieranie od nich feedbacku (nawet Wam może się zdarzyć jakieś przeoczenie). Warto też w miarę możliwości co jakiś czas zapytać się waszego klienta, czy wszystko jest ok. W końcu pod koniec dnia liczy się między innymi jego zadowolenie z wydanych na Was i waszą pracę kilkuset tysięcy złotych.

Dwie ostatnie porady są dopełnieniem technicznej i merytorycznej całości. Odnoszą się bardziej do stylu pracy i sposobu na zdobycie wiedzy (bo umiejętności da radę nabyć tylko w praktyce). Mogą jednak sprawić, że praca nad eventem i sam event z bardzo dobrego staną się doskonałe. Dlaczego by więc nie zwrócić na nie uwagi?

8. Kultura — czyli jak sprawić, by wszystkim żyło się lepiej.

Częściowo wynosi się to z domu (dziękuję Mamo i Tato), częściowo uczy się tego przez całe życie. Ja miałem to szczęście, że oprócz wychowania i doświadczenia, zwracała na to zawsze uwagę najlepsza event manager, z jaką miałem okazję współpracować i od której, de facto, nauczyłem się całego fachu. Chodzi o traktowanie ludzi, z którymi pracujemy.

Najgorszym, co może być, jest wychodzenie do kogokolwiek z pozycji wyższości. Spotkałem się z tym parę razy w relacji ważny prezes (klient) — obsługa techniczna. Pogardliwy ton, umniejszanie kompetencjom i zdolnościom intelektualnym — w szczegóły nie będę się wdawał.

Proste rzeczy jak uśmiech, bycie miłym i dbanie o współpracujące z nami osoby znacznie zmieniają komfort pracy każdej ze stron. Warto pamiętać chociażby o tym, żeby wszyscy mieli czas na przerwę i w miarę możliwości aby zorganizować im coś do jedzenia. Z doświadczenia wiem, że najczęściej zapomina się o wspierających eventy hostessach albo o obsłudze technicznej, która większą część wydarzenia przeczekuje gdzieś na zapleczu albo w swoich samochodach.

Jest jeszcze jedna niepisana zasada, której nauczyłem się do mojej mistrzyni eventów. Zawsze byliśmy pierwsi na miejscu przed montażem, witaliśmy wszystkich podwykonawców jak gospodarzy, dotrzymywaliśmy im w sumie towarzystwa i czasem pomagaliśmy, jeśli byliśmy w stanie. To samo tyczyło się demontażu, mimo że w zasadzie nie byliśmy potrzebni, to zostawaliśmy do końca i żegnaliśmy ostatnie odjeżdżające ekipy, jak na gospodarzy przystało.

Trochę jak kapitan, który pierwszy wchodzi na pokład i ostatni z niego schodzi. Uważam, że to bardzo dobra i elegancka praktyka.

9. Co, kiedy nie jesteśmy pewni swojego eventu?

Najprostszym rozwiązaniem jest zlecić przygotowanie go profesjonalistom z dużym doświadczeniem. Jako Publicon zrealizowaliśmy w swojej historii dużo eventów, w tym wiele naprawdę skomplikowanych, czasem nawet kilkudniowych.

Co jednak, kiedy przygotowania są już w wysokim stadium zaawansowania, ale nie mamy pewności, czy wszystko jest tak jak należy? W takim wypadku również można zwrócić się do nas o przeprowadzenie audytu przygotowań. Kilkuosobowy team o różnych rodzajach kompetencji eventowych i około eventowych dokładnie przejrzy, co i w jaki sposób zostało zrobione, czego brakuje, a co można poprawić. Maksymalnie kilka dni pracy naszego zespołu może odmienić przygotowywany miesiącami event, który mógłby się na czymś „wysypać”.

Macie świadomość, że będziecie przeprowadzać wiele różnych imprez w najbliższym czasie, ale brakuje Wam doświadczenia? Jesteście jednak zdeterminowani, żeby zrobić to własnym sumptem? Zgłoście się do nas na szkolenie, które przeprowadzimy w ramach Instytutu Publicon. Nauczymy Was wszystkich najpotrzebniejszych aspektów organizacji eventów: pracy z klientem, pracy z podwykonawcami, aspektów technicznych, komunikacji o evencie (oraz eventem) i wielu, wielu innych.