Produktif dengan Kerjasama Asinkronus

Photo by Aron Visuals on Unsplash

Kerjasama Asinkronus merupakan prekursor sebelum dapat bekerja remote (jarak jauh) secara efektif

Melakukan kegiatan dengan fokus merupakan salah satu hal yang paling mahal dewasa ini. Semakin banyak hal yang berusaha untuk merebut atensi kita dan menghalangi kita dari menjalankan setiap kegiatan dengan fokus. Kehadiran gawai pintar (smartphone), aplikasi media sosial dan tuntutan pekerjaan yang semakin tinggi dan mengharapkan hasil serba instan menjadi sebagian faktor yang mengakibatkan hal tersebut.

Padahal menurut berbagai riset, produktifitas seseorang akan terkena dampak negatif apabila ia terlalu sering melakukan context-switching atau perubahan konteks kegiatan. Contoh perubahan konteks kegiatan yang sering terjadi dalam dunia kerja sebagai perekayasa perangkat lunak misalnya melakukan kegiatan koding, sambil membalas surel dan mengikuti pertemuan tatap muka.

Setiap terjadi perubahan konteks ada harga yang harus dibayar berupa kehilangan konsentrasi, energi dan waktu. Sehingga jika perubahan konteks tersebut dilakukan berkali-kali dalam durasi yang sangat singkat (seringkali disebut juga sebagai multitasking), kita malah tidak dapat menyelesaikan apapun dan hanya mendapat rasa letih ketika hari sudah berakhir.

Dalam topik kepemimpinan perekayasa perangkat lunak kali ini, saya ingin membahas mengenai bagaimana kita dapat membangun lingkungan bekerja yang mendukung pihak di dalamnya untuk bekerja secara asinkronus. Ada beberapa keuntungan yang kita dapat dengan melakukan hal ini, diantaranya peningkatan produktifitas dan mengurangi kemungkinan seseorang untuk terkena burn-out, yaitu kondisi rasa gagal dan lesu yang berlebihan akibat tuntutan yang terlalu membebankan tenaga dan kemampuan seseorang.

Selain itu bekerjasama secara asinkronus merupakan prekursor dari bekerja secara jarak jauh atau bekerja dengan tim terdistribusi secara efisien. Apabila tim belum memiliki kemampuan untuk bekerja secara asinkronus, maka sebaiknya lupakan saja rencana untuk memperbolehkan tim kita bekerja secara jarak jauh karena hal itu tidak akan efektif.

Tapi tunggu dulu, apa sih sebenarnya kerjasama asinkronus itu? Mari kita bahas terlebih dahulu.

Apa itu Kerjasama Asinkronus?

Asinkronus adalah “dua hal atau lebih yang berkaitan namun tidak terjadi dalam waktu yang bersamaan”. Dalam hal ini bekerjasama secara asinkronus berarti proses kerjasama yang tidak memerlukan pihak terkait untuk saling berkoordinasi dalam waktu yang bersamaan. Koordinasi merupakan hal penting yang tidak dapat dihindari ketika bekerja dalam mencapai tujuan bersama. Koordinasi membantu para pihak untuk menghindari duplikasi pekerjaan maupun menghindari pekerjaan tidak terselesaikan karena tidak ada kejelasan mengenai siapa yang mengerjakan.

Sebelum era gawai dan internet, manusia sudah terbiasa bekerja dan berkegiatan dalam satu tempat yang sama sehingga proses koordinasi dilakukan secara langsung baik dengan bekerja bersama-sama maupun dengan melakukan pertemuan tatap muka. Kalau kita perhatikan, kondisi ini mengakibatkan kita menjadi terbiasa atau bahkan memiliki ketergantungan untuk bekerjasama secara sinkronus. Bagaimana kita dapat mengubah kebiasaan inilah yang menjadi topik utama untuk dibahas pada tulisan ini.

Perkembangan teknologi berupa kehadiran gawai dan internet menjadi berkah sekaligus risiko bagi manusia. Sebagaimana kita bahas di awal tulisan ini, alasan dari menurunnya waktu untuk melakukan kegiatan dengan fokus adalah karena kehadiran gawai dan internet yang semakin banyak berusaha untuk merebut atensi kita. Tapi di balik itu semua sebenarnya ada kesempatan untuk memperkenalkan gaya kerja baru dengan memanfaatkan kehadiran perangkat teknologi, yaitu gaya kerja asinkronus.

Apa saja sih sebenarnya hal yang harus dilakukan supaya kita dapat bekerjasama secara asinkronus? Saya coba kelompokkan hal ini ke dalam 3 kategori:

1. Menyepakati tujuan bersama dan parameter keberhasilan
2. Prinsip bekerja asinkronus
3. Memastikan akuntabilitas

Sekarang mari kita bahas satu-persatu.

Menyepakati Tujuan Bersama dan Parameter Keberhasilan

Hal pertama, sekaligus terpenting, ketika ingin meningkatkan kemampuan kita atau tim untuk bekerjasama secara asinkronus adalah menentukan tujuan yang jelas dan disepakati bersama.

Oke, sebenarnya menentukan tujuan bersama merupakan hal yang penting untuk semua jenis kegiatan kolaborasi. Tapi ketiadaan tujuan yang kongkrit apabila tim kita bekerja secara asinkronus akan memperkuat kerusakan yang mungkin terjadi. Salah satu penyebabnya adalah karena proses koordinasi akan berubah menjadi tidak seintensif sebelumnya. Sehingga apabila anggota tim kemudian mengambil asumsi yang keliru, maka besar kemungkinan ia akan melakukan pekerjaan yang tidak bermanfaat terhadap tujuan yang ingin dicapai.

Kita ambil contoh Gitlab, salah satu perusahaan teknologi digital yang tidak memiliki kantor dan memperbolehkan seluruh pekerjanya untuk bekerja jarak jauh. Gitlab paham benar bahwa memiliki tujuan yang jelas dan dipahami oleh seluruh pegawainya merupakan hal yang sangat penting karena kolaborasi mereka dilakukan kebanyakan secara asinkronus. Hal ini mereka mitigasi dengan memajang target perusahaan secara gamblang di halaman publik.

Langkah berikutnya adalah menentukan parameter keberhasilan. Dalam semangat meningkatkan kejelasan dan mengurangi ambiguitas, parameter keberhasilan sangat bermanfaat agar tiap anggota tim tidak memiliki interpretasi yang berbeda dari tujuan yang telah ditentukan. Ada banyak kerangka kerja yang dapat dipakai untuk membuat parameter keberhasilan, seperti OKR dan KPI. Pemilihan kerangka kerja yang tepat untuk menentukan parameter keberhasilan berada di luar ruang lingkup tulisan ini, kita dapat memilih kerangka kerja apapun selama semua anggota tim dapat memahami dengan baik.

Selanjutnya mari kita membahas mengenai prinsip untuk bekerjasama secara asinkronus.

Prinsip Bekerja Asinkronus

Pertama kita perlu menentukan jam kerja inti. Jam kerja inti merupakan waktu dimana setiap anggota tim bekerja secara fokus untuk mencapai tujuan dan parameter keberhasilan yang telah disepakati. Pada waktu ini, kegiatan ataupun interupsi untuk hal yang tidak terencana dan tidak berkontribusi untuk pencapaian tujuan sebaiknya dikurangi atau bahkan dihilangkan. Salah satu contoh interupsi yang cukup umum dan harus dihindari adalah kegiatan rapat yang tidak terencana dan tidak memiliki agenda yang jelas. Kita akan bahas lagi nanti mengenai jenis rapat yang boleh (dan perlu) dilakukan serta bagaimana cara untuk meningkatkan efisiensi rapat.

Kedua adalah menentukan bentuk komunikasi yang diperbolehkan beserta kondisi penggunaannya. Untuk memastikan penggunaan metode komunikasi yang paling efisien sekaligus menghindari interupsi yang tidak diperlukan, alangkah baiknya jika kita menyepakati pola komunikasi yang lazim dipakai di dalam tim. Pertama-tama bisa dimulai dengan menuliskan seluruh komunikasi yang dapat digunakan beserta karakteristiknya, contoh: panggilan video, panggilan suara, chat ataupun e-mail. Kemudian dari setiap bentuk komunikasi tersebut, kita perlu tuliskan contoh kasus penggunaan lazim. Dan sebisa mungkin kita selalu mendorong penggunaan komunikasi asinkronus apabila memungkinkan. Dalam hal ini, e-mail menjadi lebih diutamakan dibandingkan dengan panggilan suara, karena e-mail tidak bersifat menginterupsi. Namun apabila diperlukan kita tentu tetap memperbolehkan panggilan suara maupun video dengan disertai tata cara berkomunikasi yang sesuai.

Ketiga adalah pola pikir untuk menuliskan segala sesuatu. Jenis tulisan yang penting untuk ditulis saya bagi menjadi 2, yaitu dokumentasi dan jurnal. Dokumentasi merupakan tulisan mengenai kondisi pekerjaan yang kita lakukan saat ini. Dokumentasi dapat ditujukan kepada orang di dalam tim maupun di luar tim yang ingin memanfaatkan hasil pekerjaan yang kita lakukan. Dokumentasi sangat penting karena dapat mengurangi interupsi kepada pihak yang mengerjakan. Untuk memastikan semua pekerjaan ada dokumentasinya, kita juga dapat mengadopsi prinsip readme-driven development atau bekerja dengan menuliskan dokumentasinya terlebih dahulu.

Namun dokumentasi saja tidak cukup karena dari dokumentasi kita tidak dapat mengetahui bagaimana suatu pekerjaan berkembang seiring waktu. Untuk menangkap hal tersebut kita perlu menuliskan jurnal. Apabila dokumentasi adalah tulisan yang menjelaskan apa? maka jurnal adalah tulisan yang menjelaskan kenapa? dan keduanya sama penting dalam mengurangi kebutuhan untuk berkoordinasi. Terkait tim perekayasa teknis ada beberapa jenis jurnal yang bermanfaat untuk ditulis, seperti:

1. RFC (Request for Comment)
2. ADR (Architectural Decision Record)
3. RCA (Root-cause Analysis)

Dan banyak jurnal lainnya seperti jurnal pekerjaan pribadi dan jurnal untuk setiap sesi pemrograman berpasangan (pair programming). Hal yang bisa kita tarik kesimpulan dari prinsip ketiga ini adalah, kemampuan untuk pemahaman membaca dan menulis menjadi sangat penting. Hal ini dikarenakan tulisan merupakan bentuk komunikasi yang paling efektif dan efisien untuk mengurangi ketergantungan terhadap koordinasi secara sinkronus.

Keempat adalah prinsip untuk bersikap proaktif dan mengirimkan sinyal secara konstan kepada tim. Hal ini bukan berarti kita harus sering menginterupsi teman satu tim kita, melainkan apabila kita menghadapi hambatan dalam pekerjaan maupun ketika kita menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari waktunya, kita harus segera berkomunikasi kepada tim agar ada tindakan lebih lanjut untuk dilakukan. Perlu diingat bahwa tujuan yang ingin dicapai merupakan tujuan bersama, jadi bagaimanapun baiknya pekerjaan seorang individu tidak akan ada artinya apabila tujuan bersama tidak tercapai.

Meningkatkan Efisiensi Rapat

Seharusnya sekarang kita membahas mengenai akuntabilitas, tetapi saya akan berbelok sedikit untuk membahas mengenai efisiensi rapat. Rapat tidak dapat dihindari karena rapat masih merupakan kegiatan yang paling efisien untuk berkoordinasi dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama. Namun di saat yang bersamaan, rapat juga dapat menjadi kegiatan yang tidak memiliki manfaat dan membuang-buang waktu apabila dilakukan terlalu sering, tidak direncanakan dan tidak dilaksanakan dengan baik.

Apa saja kira-kira hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi rapat? Mari kita bahas satu-persatu:

1. Selalu persiapkan dan bagikan agenda sebelum rapat. Seringkali rapat tidak efektif karena peserta rapat tidak mempersiapkan diri dengan membaca referensi yang sesuai sebelum rapat. Untuk itu kita memerlukan agenda rapat yang harus dipersiapkan oleh pihak yang ingin mengadakan rapat.
2. Menunjuk seorang fasilitator atau pemimpin rapat. Agar rapat memanfaatkan waktu secara efektif dan seluruh agenda dapat dibahas tepat waktu maka kita perlu menunjuk pemimpin rapat yang bertanggung jawab untuk mengatur irama rapat.
3. Tulis notulensi dan tampilkan di layar selama rapat berlangsung. Hal ini bermanfaat untuk memastikan peserta rapat memiliki pemahaman yang sama sekaligus alat bantu apabila ada peserta rapat yang terlambat hadir.
4. Bereksperimen dengan rapat diam (silent meeting). Apabila peserta rapat atau agenda rapat terlalu banyak, format rapat diam mungkin dapat membantu untuk meningkatkan efisiensi pemanfaatan waktu.

Memastikan Akuntabilitas

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah memastikan akuntabilitas. Kita perlu menyepakati hal apa saja yang perlu dilakukan sehingga akuntabilitas tetap terjaga, tim percaya satu dengan yang lainnya dan setiap hari selalu ada kemajuan dalam mencapai tujuan.

Pertama, diperlukan kegiatan koordinasi rutin yang tepat sasaran. Berikut adalah beberapa jenis kegiatan koordinasi yang tetap perlu dilakukan secara sinkronus karena sangat bermanfaat apabila dilakukan dengan baik.

1. Rapat kemajuan harian atau standup. Rapat singkat ini dilakukan agar setiap anggota tim dapat memberikan laporan perkembangan singkat. Teman-teman yang sudah biasa mempraktikan agile mungkin sudah terbiasa melakukan standup yang efektif, untuk tahu lebih detilnya bisa dilihat juga tulisan ini.
2. Hari demo atau showcase. Dilakukan untuk mempresentasikan secara langsung hasil pekerjaan kepada semua anggota tim.
3. Rapat perencanaan periodik. Rapat ini penting untuk memastikan pekerjaan sesuai dengan tujuan besar yang telah disepakati di awal. Rapat ini sering dikenal juga sebagai sprint planning atau IPM (iteration planning meeting) dalam agile.
4. Pertemuan 1–1. Dilakukan antara atasan dengan pimpinan dan anggota tim maupun sesama anggota tim, untuk mendiskusikan kemajuan maupun tantangan dalam pekerjaan yang terkadang tidak dapat tersampaikan dalam pertemuan terbuka.

Kedua, menyiapkan dokumen atau dasbor yang menampilkan kemajuan pekerjaan. Tidak ada insentif yang lebih baik untuk memastikan kemajuan selain memelihara dasbor yang menampilkan kemajuan pekerjaan secara terbuka. Bentuk tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, selama kemajuan pekerjaan yang ditampilkan dipetakan terhadap parameter keberhasilan yang telah ditentukan di awal.

Kesimpulan

Kerjasama asinkronus merupakan gaya bekerja yang relatif baru dan tumbuh seiring dengan perkembangan teknologi yang memungkinkan kerjasama ini untuk terjadi tanpa mengurangi produktifitas. Kerjasama asinkronus menuntut perubahan gaya bekerja yang cukup signifikan dan mengubah perilaku komunikasi yang sebelumnya banyak dilakukan secara langsung atau tatap muka menjadi berbasis tulisan. Hal ini menuntut para praktisinya untuk memiliki kemampuan membaca dan menulis yang sangat baik.

Banyak sekali keuntungan yang bisa didapat dengan mengimplementasikan gaya bekerja asinkronus, diantaranya untuk bekerja remote secara efektif kerjasama asinkronus adalah keharusan. Selain itu gaya bekerja ini dapat mengurangi potensi burn-out karena mengurangi potensi interupsi yang dewasa ini semakin meningkat seiring dengan perkembangan aplikasi komunikasi dan meningkatnya ekspektasi serba instan dalam pekerjaan.

Demikian seri kepemimpinan perekayasa perangkat lunak kali ini mengenai kerjasama asinkronus, nantikan seri berikutnya di publikasi Pujangga Teknologi.

P.S. Jika teman-teman menyukai artikel semacam ini, silakan subscribe ke newsletter kita dan dapatkan notifikasi artikel terbaru langsung di inbox kamu!