Notion.so : l’outil de travail collaboratif

On m’a posé la question : “En quoi Notion peut-il améliorer notre travail d’équipe ?”. Cette interrogation est très vaste. Cela revient à demander comment un ordinateur peut rendre plus productif.

Je vais donc tenter d’y répondre au travers de cet article.

Mon but ne sera pas de détailler les types de pages, les bases de données croisées dynamiques, le stockage des fichiers ou la gestion des droits. Beaucoup de contenus traitent déjà ces questions. Je veux seulement donner quelques cas concrets d’utilisation pour une entreprise qui travaille en équipe.

Toutes ces applications s’appliqueront aussi à un entrepreneur individuel.

Vous avez dit Notion ?

Notion est une application de productivité collaborative en mode SASS. J’ai tout dit, et en même temps je n’ai rien dit.

C’est un outil “bac à sable”. Il n’y a pas de bonne manière de l’utiliser. Sur internet, on trouvera des templates ou des exemples, mais jamais un cas d’utilisation ultime.

Tout le principe réside dans le fait qu’on part d’une page blanche, et qu’on bâtit soi-même son environnement de travail. Cette approche parait d’ailleurs souvent décourageante pour les nouveaux arrivants. Le potentiel semble à portée de main, mais on ne sait pas comment l’exploiter.

Pourtant, quand on se plonge dedans, on se rend rapidement compte des possibilités quasi infinies.

Quelques cas d’utilisation

Je vais te partager quelques applications concrètes que j’ai expérimentées et adoptées pour mon entreprise.

Gestion de projets

C’est l’utilisation la plus courante de cet outil. On crée des fiches projets, on assigne les utilisateurs concernés et on stocke toutes les données, les notes, les fichiers et diverses informations relatives à ce projet. Tout le monde a accès en temps réel aux informations, peut mettre à jour et commenter.

CRM

Notion peut être utilisé comme un bon substitut à un outil de CRM. Il est possible de suivre l’évolution des prospects entrants et de centraliser tous les contacts au même endroit. Avoir un bon CRM est souvent déterminant quant à l’efficacité d’une stratégie commerciale.

SAV

Il est important de rassembler et de suivre les demandes SAV de ses clients. L’application va permettre de connaitre l’urgence, garder un œil sur l’avancement ou encore assigner les requêtes aux différents intervenants.

Base de connaissances interne

La gestion des connaissances est malheureusement une pratique trop souvent négligée en entreprise. Pourtant, la connaissance et la compétence sont les clés de la compétitivité. On mise tout sur les hommes et les femmes qu’on recrute, et quand on les perd, il faut en trouver de nouveaux.

Tutoriels clients

Que faire quand il faut rédiger des notices voire même des formations complètes en vidéo pour ses clients ? L’outil est parfait pour cela, car il permet de construire un mini-site web qu’on pourra partager via un lien public. Cela permet d’avoir un centre de ressources toujours disponible et accessible pour les contacts externes qui en auraient besoin.

Archive

Avec sa capacité de stockage illimité en version prémium, Notion est une excellente solution d’archivage des données.

Pour ma part, je l’utilise depuis fin 2018. À cette époque, il était difficile de convaincre de son potentiel.

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises sautent le pas. Alors, pourquoi ne pas faire un essai ?