Risk Management อย่างง่าย

Six Simple Steps To Managing Risk in Your Project

ไปทะเลกันดีกว่า

หลังจากที่ทำงานหนักติดต่อกันมานานหลายเดือน เด็กชาย ก. (โปรแกรมเมอร์มือฉมังของบริษัทแห่งหนึ่ง) ก็บอกกับตัวเองว่า “ถึงเวลาต้องพักผ่อนบ้างแล้วหละ” หันซ้ายหันขวาก็เจอโฆษณาไทยเที่ยวไทยในทีวี เห็นแล้วก็ให้เกิดความรู้สึกอยากไปเที่ยวทะเลขึ้นมาทันที จะต้องคิดอะไรมากอีกหละ จัดทริปโลด

วางแผนเรียบร้อย ชวนเพื่อนสนิทๆซัก 4–5 คนไปด้วยกัน ที่พักก็จองแล้ว หรูหราเชียว ตั๋วเครื่องบินหละ? แพงหน่อยแต่ก็ยอมจ่ายหละ เสื้อผ้าเครื่องใช้? ก็นี่ไง กำลังเตรียมอยู่ … ครบถ้วนแล้วเนอะ

แต่ระหว่างที่เตรียมข้าวของอยู่นั้น เด็กชาย ก. ก็นึกย้อนไปถึงการท่องเที่ยวทริปล่าสุด … มันช่างเป็นความทรงจำนี่ไม่น่าจดจำเลย คิดดูซิ กะว่าจะไปเดินเขาชมนกชมไม้ ถ่ายรูป สูดอากาศสดชื่น แต่นี่มันบ้าอะไรวะเนี่ยะ

• ฝนตกมันทั้งวัน เฉอะแฉะไปหมด
• เสื้อกันฝนก็ไม่ได้เอามา
• นอนอยู่ในเต้นท์ เต้นท์รั่วอีก
• ไม่รู้นี่หว่าว่ายากันยุงมันจะหมดขวดแล้ว ใช้ได้หน่อยเดียวก็เกลี้ยง โดนยุงหามทั้งคืน ดีนะไม่เป็นไข้ป่าตาย

STEP 1

เฮ้อ เศร้าใจจริงๆ … ไปเที่ยวครั้งนี้จะเจออะไรแบบนี้อีกมั้ยนะ “ม่ายยยยยยย” เด็กชาย ก. ตะโกนออกมาสุดเสียงด้วยความรู้สึกที่เหมือนเพิ่งตื่นจากฝันร้าย “ไม่ ประวัติศาสตร์ต้องไม่ซ้ำรอย เราต้องเตรียมตัวให้พร้อมกว่าเดิม”

เด็กชาย ก.ก็เริ่มปรึกษากับตัวเอง “ไอ้การไปเที่ยวเกาะเนี่ยะ มันจะมีเรื่องอะไรไม่คาดคิดให้ปวดหัวได้บ้างน้า” ว่าแล้วเขาก็หยิบกระดาษ ปากกามาจดความคิดที่พรั่งพรูออกมา ยิกๆ

• เมาเรือ
• เป็นลมแดด
• ฉลามบุก … (เอ่อ ก็ไม่แน่นะ)
• แดดเผาจนตัวเกรียม
• เรือล่ม … (น่ากลัว)
• โจรสลัด … (โอ้ววว คิดไปได้)
• เรือน้ำมันหมด
• กล้องตกน้ำ
• สึนามิ
• อาหารเป็นพิษ/ท้องเสีย

STEP 2

“มีสิบเรื่องเลยหรอเนี่ยะ เยอะจัง” เด็กชาย ก.บ่นกับตัวเองเบาๆ “จะให้เตรียมรับมือทุกเรื่องไม่ไหวแน่ๆ อย่างถ้าฉลามบุกมาเนี่ยะจะทำยังไงได้วะ ฮ่าๆ … เราคงต้องจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงพวกนี้แล้วหละ”

เด็กชาย ก. หยิบกระดาษแผ่นเดิมมาตีเป็นตารางแล้วกรอกข้อมูลเพิ่มเติมลงไปให้กับความเสี่ยงแต่ละข้อ เริ่มจากข้อแรก “เมาเรือ” … “ก็ไม่ค่อยได้นั่งเรือเท่าไรอะนะ แต่ก็มีบ้างที่เมารถ คิดไปก็น่าจะมีโอกาสจะเมาเรือได้เหมือนกันเนอะ”

“แล้วความรุนแรงหละ … แหะๆ ก็คงอ้วกแตกหละมั้ง แต่ดื่มน้ำอุ่นแล้วไปนอนพักที่เกาะก็น่าจะดีขึ้นนะ … ความรุนแรงปานกลางละกัน” เด็กชาย ก. ใช้วิธีการนี้กับการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่เหลือ จนผ่านไป 15 นาทีงานนี้ก็เสร็จ (เร็วดีจัง)

STEP 3

ต่อไปก็เป็นการเลือกว่าความเสี่ยงไหนคุ้มค่าที่จะเตรียมการป้องกันดี เด็กชาย ก. รู้ได้ด้วยสัญชาตญาณว่าความเสี่ยงไหนก็ตามที่ถึงแม้จะรุนแรงมาก (มากๆ) แต่โอกาสเกิดน้อย (มากๆ) ก็ไม่คุ้มค่าที่จะไปเตรียมการรับมือเมื่อเทียบกับความเสี่ยงที่มีความรุนแรงและโอกาสเกิดปานกลาง เช่น ฉลามบุกงี๊ รู้ทั้งรู้นะว่าถ้ามันบุกจริงก็ตายชัวร์ แต่โอกาสเกิดก็น้อยมากๆใช่มั้ยหละ งั้นก็เอาเป็นแค่คอยสายตามองหากระโดงฉลามตอนเล่นน้ำแล้วกัน ถ้าเห็นก็ตัวใครตัวมันเนอะ แต่กับเรื่องลมแดดเนี่ยะ ถึงแม้จะไม่ถึงกับตายชัวร์ๆแบบ 100% แต่โอกาสเกิดมันก็มีมากกว่าฉลามบุกนะ … เตรียมการไว้ซักหน่อยดีกว่า

ระหว่างที่เด็กชาย ก. นั่งนึกไปว่าจะเตรียมการรับมือกับลมแดดอย่างไรดี เค้าก็ฉุกคิดขึ้นมาได้ว่า “ความเสี่ยงก็คือความเสี่ยงแหละนะ ต่อให้เรามีการเตรียมการดียังไง มันก็อาจจะเกิดความผิดพลาดจนทำให้เกิดเป็นปัญหากับเราได้อยู่ดี”

“ไม่ได้การล่ะ แค่เตรียมตัวป้องกันอย่างเดียวไม่พอซะแล้ว เราต้องคิดไปถึงการแก้ปัญหาถ้าการป้องกันไม่ได้ผลด้วย … เอาหละ ลงมือกันเล้ย”

เด็กชาย ก. ใช้เวลาเป็นชั่วโมงง่วนอยู่กับการเตรียมข้อมูลเหล่านี้ แต่เค้ามั่นใจว่าหนึ่งชั่วโมงที่เสียไปต้องคุ้มค่าอย่างแน่นอน

STEP 4

หลังจากกินข้าวเที่ยงเสร็จแล้ว เด็กชาย ก. มานั่งคิดต่อว่า “อืม มีอีกตั้งหลายเรื่องที่ยังไม่ได้เตรียมเลยนะ อย่างยาแก้เมาเรือก็ยังไม่ได้ซื้อ เอ้อ เดี๋ยวขอเช็กก่อนด้วยว่าเกาะที่จะไปมีโรงพยาบาลอยู่มั้ย แล้วการเดินทางจากที่พักไปโรงพยาบาลต้องไปยังไง … เรื่องวิธีปฐมพยาบาลคนเป็นลมแดดอีกหละ” เด็กชาย ก. ใช้เวลาทั้งบ่ายนั้นเตรียมการเพิ่มเติมกับเรื่องทั้งหมด

STEP 5

และแล้วก็ถึงวันเดินทาง

อุตส่าห์เตรียมตัวมาดีขนาดนี้ แน่นอนว่าเด็กชาย ก. ไม่ลืมที่จะกินยาแก้เมาเรือและเช็คให้แน่ใจอีกทีว่ามีน้ำเต็มกระติก … พร้อมที่จะเดินทาง ระหว่างที่นั่งเรืออยู่ เพื่อนก็จับกลุ่มพูดคุยกันอย่างออกรสออกชาติ เด็กชาย ก.ก็ทั้งคุยไปถ่ายรูปเก็บบรรยากาศการเดินทางไป ระหว่างนั้นเองเค้าสังเกตเห็นสิ่งผิดปกติบางอย่างเกิดขึ้นกับเพื่อนเค้าคนหนึ่ง

STEP 6

“เฮ้ย เด็กชาย ข. เป็นอะไรป่าววะ ทำไมหน้าซีดจัง” เด็กชาย ก.ถามด้วยความเป็นห่วง

“เออ ไม่รู้หวะ เวียนหัวเหมือนจะเป็นลม หายใจไม่ค่อยออกด้วยหวะ” เด็กชาย ข. ตอบคำถามพร้อมกับทิ้งตัวลงนั่งอย่างคนหมดแรง

“แกเหงื่อออกเยอะด้วยหวะ เป็นลมแดดแหงเลย … เฮ้ย มาช่วยกันหน่อยเว้ย” เด็กชาย ก. ตะโกนเรียกเพื่อนคนอื่นมาช่วยกันหิ้วเด็กชาย ข. เข้าร่ม

แล้วเด็กชาย ก. ก็เริ่มปฐมพยาบาลเพื่อนด้วยความรู้ที่ศึกษามา เริ่มจากให้เพื่อนนอนราบ ยกเท้าสูงทั้งสองข้างเพื่อเพิ่มการไหลเวียนของเลือด ถอดเสื้อผ้าออก (เด็กชาย ก. เสียดายเล็กน้อยที่เพื่อนเป็นผู้ชาย ฮ่าๆ) แล้วใช้ผ้าชุบน้ำเย็นประคบตามซอกตัวพร้อมกับให้เพื่อนอีกคนคอยช่วยพัดตามตัวเพื่อระบายความร้อนและลดอุณหภูมิของร่างกาย

โชคดีที่ตอนนั้นใกล้ถึงเกาะแล้ว เด็กชาย ข. เลยถึงมือหมออย่างรวดเร็ว ทำให้การรักษาพยาบาลง่ายขึ้นเยอะ หลังจากนอนโรงพยาบาลอยู่หนึ่งคืน เด็กชาย ข. ก็หายดีและออกมามันส์กับเพื่อนๆคนอื่นได้อย่างที่ตั้งใจไว้ตั้งแต่แรก

ส่วนเด็กชาย ก. … เค้ารู้สึกภูมิใจมากที่ได้ช่วยชีวิตเพื่อนรักของเค้าไว้ … เวลาที่เสียไปกับการเตรียมการทั้งหมดนี้มันช่างคุ้มค่าจริงๆ

บทสรุป

หลักการของ Risk Management ถูกอธิบายไว้หมดแล้วด้วยเรื่องของเด็กชาย ก. ข้างบน (เชื่อปะ?) ผมขอสรุปให้ฟังสั้นๆ

STEP 1: เห็นถึงความสำคัญของ Risk Management ด้วยการมองย้อนกลับไปที่งานเก่าๆที่เราทำ … มีอะไรที่ผิดพลาดไปบ้าง มีเรื่องเลวร้ายอะไรที่เราจะป้องกันได้บ้าง

STEP 2: มองหาว่างานที่กำลังทำอยู่หรือกำลังจะทำเนี่ยะ มันมีความเสี่ยงอะไรอยู่บ้าง กระบวนการนี้เรียกว่า Risk Identification

STEP 3: หลังจากนั้นก็มาวิเคราะห์และประเมินโอกาสที่ความเสี่ยงนี้จะเกิดขึ้น (Likelihood) และความรุนแรงถ้าความเสี่ยงนี้เกิดขึ้นจริง (Severity) แล้วเลือกเฉพาะความเสี่ยงที่สำคัญจริงๆกับงาน กระบวนการนี้เรียกว่า Risk Assessment

STEP 4: เมื่อเลือกได้แล้ว เราก็มาเตรียมหาทางป้องกันไม่ให้ความเสี่ยงนั้นเป็นจริงขึ้นมา เรากำลังพูดถึง Mitigation Plan แต่แค่นั้นไม่พอเพราะเราป้องกันความเสี่ยงพวกนี้ได้ไม่ 100% หรอก มันต้องมีโอกาสที่ความเสี่ยงนั้นจะเกิดเป็นปัญหาขึ้นมาได้อยู่ดี แล้วถ้ามันเป็นปัญหาเราจะทำอย่างไรเพื่อแก้ไขปัญหานั้นหรือเราจะทำยังไงให้มันมีผลกระทบต่องานให้น้อยที่สุด เรามาหา Contingency Plan กัน ถ้ามีครบทั้งสองข้อแล้วถือว่ากระบวนการ Risk Response เสร็จแล้ว

STEP 5: พอรู้ทางหนีทีไล่แล้ว หันกลับมาดูที่งานปัจจุบันด้วยว่า เราวางแผนรับมือความเสี่ยงไว้ดีแล้วรึยัง มีงานไหนที่ต้องทำเพิ่มเพื่อจัดการป้องกันความเสี่ยงเหล่านี้มั้ย ถ้ามีก็จับใส่ Project Plan ไปด้วย ไม่งั้นรับรองได้เลยว่างานนี้จะไม่มีคนทำจนสุดท้ายความเสี่ยงเกิดขึ้นจริง ทุกอย่างที่คิดมาก็เปล่าประโยชน์

STEP 6: เตรียมการแล้ว เตรียมตัวแล้ว ถึงเวลาต้องใส่ใจติดตามด้วยว่ามีความเสี่ยงตัวไหนมั้ยที่มีแนวโน้มจะกลายเป็นจริงขึ้นมา ไม่ใช่เอาแต่นั่งทำงานปัจจุบันไปวันๆไม่เงยหน้าขึ้นมาดูสถานการณ์รอบตัวเลยว่าอะไรเกิดขึ้นบ้าง ถ้าเป็นแบบนี้ต่อให้เตรียมแผนมาดียังไงก็ช่วยไม่ได้เพราะว่าความเสี่ยงมันจะกลายเป็นปัญหาไปก่อนแล้ว ไม่ทันได้ป้องกันอะไรเลย กระบวนการนี้เรียกว่า Risk Tracking and Control

จบแล้ว ง่ายปะ? Risk Management ในการเดินทางไปเที่ยวกับใน Project เหมือนกันเลย ต่างก็แค่ตัวความเสี่ยงเอง ไปเที่ยวเราพูดถึง เมาเรือ, ลมแดด, ตากแดดจนตัวดำ, … กับ Project เราพูดถึง Requirement Changes, เวลาน้อยไปจนทำไม่ทัน, ลูกค้าอาจจะไม่ให้ความร่วมมือ, สมาชิกในทีมอาจจะลาออกกันไป, Technology ที่ใช้อาจจะใหม่เกินไปและยังไม่เสถียร, และอื่นๆ

ผมเขียนบทความนี้เพราะอยากเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เป็นอยู่ในอุตสาหกรรมการผลิตซอฟท์แวร์ให้ดีขึ้นตามความเชื่อและประสบการณ์ของผม ถ้าเพื่อนๆเชื่อในแนวทางเดียวกัน เรามาช่วยกันคนละไม้คนละมือทำให้สังคมของเราดีขึ้นครับ จะแชร์บทความนี้ผ่าน Social Network หรือจะแบ่งปันเรื่องราวนี้ให้คนที่นั่งข้างๆฟังบ้างก็ได้

The Future Has Arrived — It’s Just Not Evenly Distributed Yet, William Gibson

อนาคตอยู่ตรงนี้แล้ว เรามีหน้าที่ต้องถ่ายทอดมันออกไปให้คนอื่นได้สัมผัสสิ่งดีๆร่วมกันครับ