The Most Important Goes First

มีคนกล่าวไว้อย่างคมคายว่า “เพราะฉันไม่มีเวลาเขียนให้สั้น ฉันเลยเขียนซะยาวเลย”

การเขียนให้สั้นนั้นใช้เวลากลั่นกรองและปรับเปลี่ยนเนื้อความ แต่หลายต่อหลายครั้งการเขียนให้ยาวนั้นเสียเวลายิ่งกว่า … ในฐานผู้เขียนเมื่อเริ่มเยิ่นเย้อเมื่อเริ่มแล้วจบไม่ลง จากหน้าบรรทัดกลายเป็นหนึ่งย่อหน้าและหนึ่งหน้ากระดาษ

ในฐานะผู้อ่าน … ความสับสนของคำพูดและการตีความหมายทำให้การอ่านครั้งนี้ใช้เวลามากแถมยังเข้าถึงใจความสำคัญได้อย่างไม่ชัดเจน

เสียเวลาทั้งสองฝ่าย

เวลาเขียนอีเมล์ ผมคิดในใจเสมอว่า “สิ่งที่สำคัญที่สุดต้องอยู่บนสุดเสมอ” … สำหรับอีเมล์ทางธุรกิจ (ย้ำว่าทางธุรกิจ) ใจความสำคัญมาก่อนมารยาท (ฟังดูไม่ดีใช่มั้ย?) ตัวอย่างเช่น

  • ผมเก็บคำทักทายประเภท เป็นยังไง? สบายดีมั้ย? ไม่ได้คุยกันนานเลยนะ ทำอะไรอยู่? ไว้ท้ายสุดเสมอ
  • ผมเก็บคำขอบคุณไว้ท้ายสุดเสมอ … ถึงแม้ว่าอีกฝ่ายจะช่วยตอบสนองความต้องการของผมได้เป็นอย่างดีก็ตาม
  • ผมเริ่มต้นด้วยการตอบคำถามที่สำคัญที่สุดที่อีกฝ่ายถามมาเสมอ และถ้าเป็นไปได้ผมจะตอบอย่างตรงไปตรงมาว่า ใช่หรือไม่ใช่, และได้หรือไม่ได้ให้เร็วที่สุด ไม่ต้องชักแม่น้ำทั้งห้ามาเกริ่นนำเรื่อง … “ผมทำแบบนี้ไม่ได้ครับเพราะ …” เอาเหตุผลมาต่อท้าย
  • ผมจะพยายามระบุคำขอร้องให้ชัดเจนที่สุด รวมถึงวันเวลาบุคคลและสถานที่ด้วย เช่น “ช่วยส่งเอกสารนี้ไปให้ถึงมือคุณเดวิดที่บริษัท เดวิด จำกัดก่อนเที่ยงวันศุกร์นี้ด้วยนะครับ” … วันและเวลานั้นสำคัญเสมอเมื่อพูดถึงเรื่องธุรกิจ ถ้าระบุได้ก็ระบุไปเลย
  • ผมจะแนะนำตัวให้สั้นที่สุดในกรณีที่ส่งอีเมล์เป็นครั้งแรกไปหาคนที่ไม่เคยรู้จักกันมาก่อน แค่ชื่อ บริษัท ตำแหน่งจบ … แล้วตามด้วยเหตุผลที่ส่งอีเมล์นี้ทันที

มีอีกหลากหลายแนวทางในการทำให้มั่นใจว่า “สิ่งที่สำคัญที่สุดจะอยู่บนสุดเสมอ” ครับ เหตุผลที่ผมเลือกใจความสำคัญก่อนมารยาทเพราะลองคิดดูว่าถ้าผู้อ่านมีเวลาแค่ 10 วินาทีในการอ่านอีเมล์ของเรา … เค้าจะได้อะไรไปจาก 10 วินาทีนั้น?

คำทักทาย คำขอบคุณ คำชื่นชม ประวัติความเป็นของตัวเรา … หรือ

เนื้อหาใจความสำคัญว่า “ผมขอเลื่อนการประชุมพรุ่งนี้ออกไปอย่างไม่มีกำหนด?”

คิดและเขียนคือสิ่งที่ผมชอบ แบ่งปันคือสิ่งที่ผมรัก เพราะแบบนี้ทุกวันผมเขียนเพื่อถ่ายทอดเรื่องราวจากชีวิตจริง จากประสบการณ์ จากแนวคิด จากอนาคตที่ดีผมมองเห็น และทุกอย่างที่ผมประยุกต์ใช้เพื่อสร้างให้อินเท็นติกเป็นบ้านที่น่าอยู่ บ้านที่เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงเล็กๆที่สร้างความแตกต่างในสังคมได้ — มันน่าภูมิใจที่ผมรู้ว่า … ไม่ใช่มีแค่ผมคนเดียวที่อยากเห็นการพัฒนา :)

Inthentic On Facebook | Inthentic On Twitter | Inthentic On Instagram

Like what you read? Give Piyorot a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.