Q-CHANG PD Series — — EP2 พลังของการทำ retrospective ที่ดีขึ้น
โอป: “ถามหน่อยๆ หลังจากเราทำ workshop way of work ไปแล้ว ผ่านมาประมาณเดือนกว่าๆ เกิดการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างในทีมของแต่ละคน?”
Delivery Managers + Business Analysts หลายท่าน: “ที่ชัดๆเลย เราทำ retrospective ได้ effective ขึ้น ผลลัพธ์ต่อมาคือเรา deliver งานออกมาได้มีคุณภาพมากขึ้น”
วันนี้เราจะมาเจาะประเด็นเรื่อง retrospective หนึ่งใน Agile ceremonies ที่หลายคนน่าจะรู้จักกันดี ถ้าทำ product กับทีมแบบ agile
Retrospective ที่เราเข้าใจ
What it is and its objective: มันคือกิจกรรมที่เราและทีมของเรามาคุยกันว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างใน sprint นี้ และอยากพัฒนาปรับปรุงการทำงานส่วนไหนในอนาคต เพราะเป้าหมายการทำงานของพวกเรา as a product cross-functional team คือ deliver product, features หรือ projectsให้ success, effective and in good quality ซึ่งส่วนใหญมักจะมี 3 หัวข้อประมาณนี้
- (Continue) ทั้งสิ่งที่ชอบอยากให้ทำต่อไป
- (Stop) สิ่งที่เราอยากหยุดทำแล้ว เพราะทำแล้วไม่ effective ในการทำงาน หรือทำแล้วไม่ happy
- (Start) สิ่งที่เราอยากเริ่มทำเพราะ เรายังไม่เคยทำมาก่อน ถ้าทำมันน่าจะดีนะ
Tools we can use: Trello.com , Reetro.io or Miro
Role to act in meeting: Squad Team ทุกคนนั่นเอง
Output of this meeting: เราจะได้เห็นว่าเพื่อนในทีมเราคิดเห็นตรงกัน ต่างกันอย่างไร และนี่เป็นโอกาสที่เราจะเข้าใจมุมมองความรู้สึกเพื่อนร่วมงานของเราทั้งในแง่การชื่นชม (appreciation, giving credits) และการทำงานที่สะดุดหกล้ม (struggles) ด้วย นอกจากนี้เราก็จะได้ร่วมกันคิดว่า ครั้งถัดไปเราอยากช่วยกันพัฒนาส่วนไหนร่วมกัน หรือ support กันยังไง
ทำไมทีมถึงมองว่า retrospective ที่ดี เปลี่ยนชีวิตการทำงานของพวกเขาได้
ความปลอดภัยที่ทีมรู้สึกได้ เมื่อเราสื่อสารชัดเจนว่า objective คือเพื่อช่วยกันพัฒนากันและกัน เพื่อให้ทีมบรรลุเป้าหมายได้ดีขึ้น ความคิดเห็นและความรู้สึกของพวกเขามีประโยชน์และมีค่าต่อทีมเสมอไม่มากก็น้อย
เมื่อพวกเขารับรู้ได้แบบนั้นว่า เสียงของพวกเขามีความหมาย เขาเลยไม่ลังเลที่จะพูดแสดงความคิดออกมา เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่าง และเพื่อตอกย้ำสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ชัดเจนขึ้น among team
“คนในทีมเริ่มกล้าพูด แสดงความเห็นมากขึ้น เขารู้สึกปลอดภัยมากขึ้นที่จะแชร์กับทีม ทำให้เราได้รู้ในสิ่งที่เราไม่เคยรับรู้มาก่อน เราเข้าใจเขามากขึ้นเยอะเลย”
อีกข้อสำคัญคือ พวกเขาเข้าใจว่าการทำ retrospective ไม่ใช่การ pointing finger หาใคร โอปมักน้ำเสมอว่า เราควรสื่อสารทุกสิ่งให้เป็น base on objective, not subjective เช่น เราจะไม่บอกว่า “เรามองว่าคุณเอเขียน api ไม่ดีเลยครั้งนี้” แต่เราจะบอกว่า “เราอยากได้ api ที่มีคุณภาพที่ดีขึ้นครั้งหน้า” เป็นต้น
Subjective most commonly means based on the personal perspective or preferences of a person — the subject who’s observing something. In contrast, objective most commonly means not influenced by or based on a personal viewpoint — based on the analysis of an object of observation only.
คำอธิบายดีดีจาก https://www.dictionary.com/e/subjective-vs-objective/
ลองดูรูปด้านล่างที่เอามาจาก template on Miro เขาพูดถึง rules ในการทำสิ่งนี้ร่วมกัน แปลออกมาคือ
- ที่นี่ เวลานี้ คือพื้นที่ปลอดภัยของทุกคน ที่เราสามารถพูดแสดงความเห็น ความรู้สึกได้อย่างจริงใจ เปิดเผย ไม่ต้องปกปิดตัวตน กลัวคนอื่นว่า ใครเป็นคนพูด
- ไม่มีการตัดสิน เราเข้าใจความแตกต่างทางความคิด เรื่องนี้ดีมากๆ ฝึกให้ทีมเรียนรู้ความแตกต่างของคนได้ดี และฝึกให้เขาเป็นผู้ฟัง และผู้สื่อสารได้มีประสิทธิภาพมากๆ ในความคิดโอปนะ
- เราต้องใจดีต่อกัน เพราะไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบ เราทำสิ่งนี้เพราะเชื่อว่า เราสามารถทำงานให้ดีขึ้นเรื่อยๆ “ร่วมกัน”ได้
- หากเราสงสัย อยากเข้าใจเรื่องอะไรเพิ่ม อย่ากลัวที่จะถามคำถามกัน
- และต้องมีส่วนร่วมกันทุกคนเด้อจ้า ทุกคนจะต้องแสดงความเห็น เล็กน้อยก็อยาก encourage ให้พูดนะ ฝึกกล้ามเนื้อการสื่อสารเชิงคุณภาพกันในนี้
สุดท้าย retrospective ที่ดี ต้องมี action items ที่ทีมร่วมกันโหวตว่าครั้งหน้าเราอยากให้มีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง อย่างไร ใครเป็นคน in charge สิ่งนั้นบ้างและ “ติด ตาม ผล กัน อย่าง เสมอ เสมอ” เพราะการติดตามผลช่วยให้ทีมไม่ลืมว่า เรากำลังพัฒนาตัวเองและทีมร่วมกันอยู่จริงๆนะ เราอยากให้สิ่งใดใดนั่นเกิดขึ้นจริงๆ เพื่อเราจะได้ทำงานได้ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นเอง สิ่งที่เราทำก็ง่ายๆเลย ทุกครั้งที่ทำ retrospective รอบปัจจุบัน เราก็เอา action items มากางดูว่า
- พวกเรา achieve อันไหนไปแล้วบ้าง และมันดีขึ้นจริงๆใช่ไหม
- เหลืออะไรบ้าง แล้วเราควรจะเริ่มตอนไหนดี คนที่ in charge สิ่งนี้ติดอะไรไหม อยากให้ทีมช่วยอะไรหรือไม่ ประมาณนี้
เราได้อะไรจากการทำสิ่งนี้ และ Key Learnings ที่อยากฝาก
- เราชอบที่ทีมลงมือทำ และเห็นการเปลี่ยนแปลงจริง รู้สึกภูมิใจและขอบคุณในตัวทุกๆคน
- การพัฒนาการทำงานเป็นกระบวนต่อเนื่อง ไม่มีการหยุด ไม่ใช่เพราะว่าเราไม่เคยดีพอนะ แต่เพราะเราต้องเชื่อว่า เวลาเปลี่ยน คนเปลี่ยน direction เปลี่ยน เราจำเป็นต้องพร้อมปรับเปลี่ยนให้ทัน เท่านั้นเอง
- เราชอบ retrospective เพราะนี่ไม่ใช่แค่การทำงานแบบทีม แต่มันคือ ceremony ที่เราได้พัฒนาตัวเองและคนในทีมในเวลาเดียวกัน
- เพียงแค่เวลาหนึ่งชั่วโมง เราก็ประชับความคิด ความสัมพันธ์ของคนในทีมที่ดีมากๆ เป็นกิจกรรม team building แบบหนึ่งเด้อจะบอกให้
- ถึงแม้ว่าคุณไม่ได้ทำงานแบบ agile คุณสามารถเอาแนวคิดและเป้าหมายของการทำ retrospective มาใช้ได้กับทีมได้นะ ไม่จำเป็นต้องทำเทคก็ได้ เพราะหัวใจคือการพัฒนาทีมและตัวตน
