Asynchronous Communication, Rahasia Sukses Remote Working

Sejak merebaknya Covid-19 di Wuhan pada awal tahun 2020, kehebohan mulai menyeruak secara berangsur yang bahkan menjangkau seluruh dunia. Kehebohan ini dipicu oleh banyaknya jumlah korban dalam waktu relatif singkat disertai kegamangan semua pihak menghadapi Covid-19.

Bukan lagi sebagai kultur perusahaan, remote working menjadi sebuah keharusan. Mengutip business 2 community, over the last five years, the number of people working remotely has grown by 44%. Artinya, dengan melihat data tersebut, tren remote working mungkin akan terus berkembang dari waktu ke waktu.

Salah satu manfaat sistem kerja remote adalah memungkinkan perusahaan untuk merekrut karyawan berpotensi tinggi dari mana saja. Selain itu, karyawan di luar kota besar bisa kerja dengan nyaman dan produktif tanpa perlu meninggalkan kampung halaman. Di Qasir sendiri, PanduJuang (sebutan untuk karyawan Qasir) tersebar dari Jawa, Bali hingga Sumatera.

Salah satu problem yang sering muncul dalam sistem kerja remote adalah komunikasi. Apabila leader dan para karyawan tidak punya kemampuan komunikasi yang efektif maka bisa berdampak pekerjaan tidak tepat waktu dan bahkan terbengkalai. Salah satu praktik terbaik remote working yang kami jalani di Qasir adalah asynchronous communication.

Apa itu Asynchronous Communication?

Simpelnya, asynchronous communication adalah komunikasi yang bisa dijalankan tanpa perlu kehadiran seseorang secara real time atau cara komunikasi dimana kita mulai chat/komunikasi dengan tim tanpa berharap response segera (immediate response).

Contohnya ketika mengirim surat via email atau artikel di Medium ini, di sini kita membuat artikel dengan tujuan untuk menginformasikan tentang sesuatu dan pembaca tidak harus segera baca dan tidak perlu ditanggapi dengan segera.

Lawan kata nya adalah synchronous communication, di mana saat kita mulai komunikasi dengan seseorang sewajarnya lawan bicara membalas dengan segera atau langsung. Contohnya saat kita online meeting di Google Meet, komunikasinya berbalasan secara langsung.

Why Asynchronous Communication?

Pernah ga sih kamu deg-degan saat baca chatt di WA karena takut statusnya berubah jadi read? Atau mungkin, pernah ga sepanjang hari isinya online meeting terus-terusan? Itulah problem yang terjadi apabila komunikasi yang berjalan di remote working terlalu banyak menggunakan synchronous communication.

Synchronous communication membuat kita berpikir, orang yg nge-chat kita menunggu untuk dibalas segera, sedangkan saat itu kita sedang deep work. Pada akhirnya, constant interruption ini mengurangi fokus kerja dan membuat kurang produktif.

Asynchronous communication dapat menjadi aset bagi tim jarak jauh, terutama jika kamu memiliki rekan kerja yang tersebar di berbagai daerah dengan beberapa zona waktu. Alih-alih mengandalkan semua orang online meeting pada saat yang sama, kami mencoba yang terbaik untuk berkomunikasi dengan cara membuat percakapan dan pengambilan keputusan terbuka untuk semua rekan tim, di mana pun mereka berada.

Bagaimana PanduJuang berkomunikasi secara asinkron di Qasir: Threads

Dengan PanduJuang yang tersebar di berbagai daerah, kami memaksimalkan pemakaian teknologi untuk membantu berkomunikasi secara efektif. Selama hampir dua tahun, Twist menjadi alat utama kami dalam di Qasir. Twist mempunyai fitur Thread untuk asynchronous communication dan fitur direct message untuk synchronous communication. Thread ini tujuannya untuk memudahkan kolaborasi dan diskusi yang lebih kompleks, di mana banyak orang dapat berbagi, berkontribusi, dan membuat keputusan dengan cara yang mudah diakses.

Sebagai contoh, ketika team Marketing akan membuat event webinar di tanggal 10 Februari 2022 maka diskusi bisa dimulai dengan membuka thread “Road to Webinar Qasir x Qusir — Februari 2022”. Thread webinar ini di antaranya akan membahas plan, progress, dan hambatan apa saja yang dihadapi selama persiapan event tersebut. Apabila terjadi masalah yang diskusinya tidak bisa diselesaikan di thread Twist, baru lah diskusi dilanjutkan via online meeting.

Manfaat lain thread adalah sebagai pengganti daily standup ataupun weekly meeting:

Kembali lagi ke rule of thumb communication yang disepakati di Qasir apabila diskusi dalam thread weekly mengalami hambatan, barulah diskusi dilanjutkan di online meeting. Proses adaptasi menggunakan asynchronous communication ini tentu bukan hal yang mudah karena tidak semua orang terbiasa untuk menuangkan apa yang ada di pikirannya dalam bentuk text based communication.

Tapi dengan pedoman DNA Qasir yaitu GRIT/pandujuang dan execute fast, iterate faster, kami terus berusaha melakukan perbaikan dari waktu ke waktu. Qasir bahkan membuat training, membuat artikel petunjuk kerja remote sampai video tutorial tentang tools untuk remote working.

Berikut ini adalah contoh rule of thumb communication di Doist.com yang mungkin bisa kita aplikasikan di kantor masing — masing :

Manfaat Asynchronous Communication

Apabila kita bisa memaksimalkan pemakaian asynchronous communication dalam bekerja remote, ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan :

1. Dokumentasi

Platform asynchronous communication memungkinkan tingkat transparansi yang tidak dimiliki komunikasi sinkron, kecuali jika kamu adalah orang yang selalu membuat catatan men-detail atau merekam setiap online meeting, panggilan dan chat di WhatsApp. Dengan menggunakan Twist atau tools yang lainnya, keputusan yang dibuat dan pekerjaan yang dilakukan melalui asynchronous communication secara otomatis direkam dan diarsipkan. Apabila ada team yang sedang cuti atau sakit, bisa membaca dokumentasi tersebut di kemudian hari. Sangat bermanfaat, kan?

2. Kamu punya kontrol penuh atas waktu kerjamu

Salah satu manfaat dari remote working adalah setiap orang bisa mengatur jadwal kerja sendiri. Contoh di Qasir, ada PanduJuang yang baru available di siang hari karena harus mengurus sekolah anaknya terlebih dahulu atau ada juga yang mulai di siang hari karena ada jadwal berobat ke dokter.

Fleksibilitas ini akan sulit terjadi jika pekerjaan sangat bergantung pada synchronous communication yang mengharuskan kita untuk bekerja pada waktu yang sama persis dengan orang lain. Praktek yang sudah berjalan di Qasir, apabila ada kendala untuk merespon tepat waktu maka kita wajib memberikan kabar secepatnya jadi team member lain (terutama leader) bisa memberi tahu stakeholder lainnya.

3. Komunikasi yang berkualitas

Karena hampir semuanya tertulis, jadi kita punya sedikit lebih banyak waktu untuk mengumpulkan ide atau membalas chat/pesan dengan penuh penjelasan. Apalagi dibantu dengan menyelipkan gambar, pewarnaan font, bold, emoticon dan lain — lain akan mempermudah kita menjelaskan sesuatu. Dengan asynchronous communication, tidak ada tekanan untuk segera merespons, yang memberi kita semua waktu dan ruang untuk merumuskan pendapat kita dengan cermat.

4. Task management dan time management yang lebih baik

Dengan mengatur waktu dan task management sendiri, maka kita bisa lebih mengukur workload per hari sehingga ini mengarahkan kita untuk bisa lebih baik dalam merencanakan apa saja yang mau dicapai dalam seminggu atau sebulan.

Lantas, bagaimana cara budaya Asynchronous Communication?

1. Over-communicate

Saat menulis sebuah thread atau memberi pesan, tuliskan informasi sebanyak — banyaknya bahkan visualisasikan juga apabila diperlukan. Pedoman 5W dan 1H yaitu What (Apa), Where (Di Mana), When (Kapan), Who (Siapa), Why (Mengapa) + How (Bagaimana) adalah hal — hal yang tidak boleh diabaikan dalam penulisan. Walaupun perlu waktu sedikit lebih lama untuk melakukannya, tapi pesan yg penuh kejelasan akan menghemat waktu dari berbalas-balasan pesan nantinya.

2. Berikan timeline yang jelas

Contoh:

Hi Team, untuk data penjualan aksesoris di bulan Oktober 2019 sepertinya ada masalah karena berbeda dengan data yang ada di file presentasi. Apakah bisa tolong di cek dan berikan updatenya maksimal di hari Senin, 1 Desember 2021 sebelum jam 11.30?

3. Membagikan brief yang jelas sebelum memulai meeting

Sebelum memulai sebuah online meeting, kirimkan dokumen referensi yang akan digunakan dalam meeting tersebut dan saat selesai meeting kirimkan MOM (summary meeting) atau bisa juga dengan merekam meeting sehingga peserta yang berhalangan dapat tetap mengetahui apa yang dibahas dalam meeting tersebut.

4. Maksimalkan pemakaian asynchronous communication tools

Semakin canggihnya teknologi, hal ini tentu semakin mudah. Pemakaian Twist, Figma, Google Workspace akan sangat membantu dan memudahkan asynchronous communication

5. Encourage each other to write

Untuk bisa memiliki kemampuan yang baik dalam menulis tentunya membutuhkan waktu dan usaha jadi sangat penting untuk terus menyemangati dan mengajarkan satu sama lain. Apabila ada team member yang mempunyai kemampuan lebih dalam menulis maka bisa juga membantu dengan membuat mini workshop

6. Tentukan channel untuk emergency call

Terkadang ada kondisi tertentu di mana kita perlu untuk meng-handle sesuatu yang sifatnya darurat dan penting, untuk itu perlu ditetapkan emergency channel communication untuk kasus genting. Tools yang bisa digunakan diantaranya adalah WhatsApp group ataupun Telegram.

Mengubah kebiasaan cara berkomunikasi tentunya tidak terjadi dalam semalam. Perlu usaha yang dilakukan berulang-ulang dan perlahan-lahan. Masing-masing dari kita sebagai pekerja remote perlu saling mendorong dan mengingatkan untuk mengikuti cara komunikasi ini. So, yuk mari kita mulai asynchronous communication ini jadi lifestyle kita!