Ternyata Begini Cara Mengatur Prioritas Pekerjaan
Saat mengatur waktu dalam bekerja, salah satu yang perlu kita perhatikan juga adalah mengatur pekerjaan (task) yang ditugaskan. Apalagi jika kita dihadapkan pada situasi di mana banyak sekali tumpukan pekerjaan yg perlu diselesaikan. Rasanya ingin mengerjakan semuanya sekaligus.
Secara tidak sadar, sebenarnya jika kita mengerjakan semuanya sekaligus itu sangat menguras energi, baik tenaga dan juga pikiran. Hasilnya juga tidak maksimal ataupun memuaskan. Dalam menghadapi situasi tersebut sebaiknya kita dapat membuat skala prioritas atau dapat dikelompokkan dalam mengerjakannya Salah satu teori yang dapat membantu dalam kondisi tersebut adalah The Eisenhower Matrix.
The Eisenhower Matrix dapat membantu memprioritaskan tugas atau pekerjaan berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Ini juga memungkinkan untuk mengidentifikasi pekerjaan yang harus didelegasikan atau ditinggalkan.
Maka dari itu terkadang teori ini disebut juga dengan Urgent Important Matrix. Pada dasarnya The Eisenhower Matrix membagi suatu pekerjaan ke dalam 4 kuadran dengan strategi kerja yang berbeda.
Kuadran 1: Do First (Important and Urgent)
Kuadran ini dapat diisi dengan pekerjaan yang penting dan mendesak, yang perlu diselesaikan secepatnya. Dapat dikatakan bahwa dalam kuadran ini kita seolah dipaksa untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sebaik dan secepat mungkin.
Kuadran 2: Decide / Schedule (Important but Not Urgent)
Kuadran ini dapat diisi dengan pekerjaan yang penting namun tidak mendesak, sehingga dapat diselesaikan lain waktu. Akan tetapi, karena sifatnya yang penting maka pekerjaan ini juga dapat membawa dampak yang besar baik bagi diri sendiri, team, maupun perusahaan. Jika pekerjaan pada kuadran satu fokus pada penyelesaian secepatnya, pada kuadran dua ini fokus lebih diarahkan pada kontribusi dalam mencapai tujuan.
Kuadran 3: Delegate (Not Important but Urgent)
Kuadran ini dapat diisi dengan pekerjaan yang tidak penting bagi kita, namun mendesak untuk diselesaikan. Bisa saja pekerjaan ini sebenarnya merupakan prioritas orang lain yang dimintakan bantuan pada kita. Jika seperti ini, maka memfokuskan diri kita untuk menyelesaikannya bukanlah hal yang tepat. Oleh sebab itu pekerjaan ini bisa didelegasikan pada orang lain sehingga tetap bisa diselesaikan sementara kita fokus pada pekerjaan penting lainnya.
Kuadran 4: Delete / Don’t Do (Not Important and Not Urgent)
Kuadran ini dapat diisi dengan pekerjaan yang tidak penting dan juga tidak mendesak. Pekerjaan atau hal-hal ini, tidak akan berdampak besar pada pekerjaan kita, dan juga tidak mendesak untuk diselesaikan.
Dengan memahami teori ini, setidaknya kita bisa menentukan mana yang penting dan mendesak untuk menjadi prioritas yang kita kerjakan. Untuk memudahkan, kita bisa mengawali dengan membuat daftar pekerjaan apa yang harus kita selesaikan. Lalu mengelompokkan pekerjaan tersebut ke dalam kuadran-kuadran yang disebutkan sebelumnya. Semoga dengan menerapkan matrix ini dalam pekerjaan sehari-hari, kita menjadi lebih produktif sehingga pekerjaan dapat terselesaikam dengan maksimal.
source: www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/ bdkbanjarmasin.kemenag.go.id
