Lebih Produktif dan Bebas Stres dengan Time Management

Pernah ga sih guys kalian merasa duh waktu kok rasanya cepat sekali berlalu ya? Padahal banyak hal yang belum diselesaikan. Sementara di dunia ini tidak ada yang diberi jumlah waktu berbeda bukan? Semuanya sama-sama punya waktu 24 jam sehari semalam, 7 hari seminggu. Lalu kenapa ada orang bisa lebih produktif setiap harinya tapi ada juga yang sebaliknya?

Beberapa waktu yang lalu saya berkenalan dengan seorang engineer yang begitu hebatnya bisa juggling antara urusan pribadi, pekerjaan, dan keluarga dengan sangat rapi. Sementara kondisi beliau dan keluarga di rumah sama — sama aktif bekerja. Ternyata kuncinya ada di time management. Mereka yang bisa lebih produktif dalam bekerja dan kehidupan pribadi adalah yang tahu cara mengatur waktu. Tahu bagaimana menempatkan satu pekerjaan/kegiatan di atas pekerjaan yang lainnya, dan tahu persis apa yang harus diutamakan dalam setiap pekerjaan/kegiatan.

So, apa sih sebenarnya time management itu?

Time management atau manajemen waktu di dalam sebuah perencanaan kegiatan merupakan suatu teknik untuk mengatur dan meningkatkan penggunaan waktu secara efektif. Pemanfaatan waktu secara efisien menunjukkan seberapa disiplin Kita dalam menjalani kegiatan sehari-hari dan bisa mencapai tujuan pribadi dan profesional (pekerjaan). Manajemen waktu yang baik memungkinkan seseorang untuk menyelesaikan lebih banyak kegiatan dalam periode waktu yang lebih singkat, menurunkan stres, dan mengarah pada kesuksesan karir.

Lantas bagaimana caranya ​​mengatur waktu yang bisa membuat Kita lebih produktif?

Membuat skala prioritas dan perencanaan yang efektif (task management)

Saat membuat skala prioritas terkadang kita dihadapkan dengan situasi di mana banyak sekali daftar kegiatan atau pekerjaan yang perlu diselesaikan di waktu bersamaan. Apabila kita mengerjakan semuanya sekaligus, tentu akan mengutas energi, dan hasilnya tidak akan maksimal. Dalam artikel yang membahas tentang prioritas pekerjaan salah satu teori yang dapat membantu pembuatan skala prioritas adalah The Eisenhower Matrix.

• Lakukan, rencanakan, delegasikan, atau tinggalkan
• Membuat daftar TO — DO list apa saja yang akan dikerjakan
• Pertimbangkan nilai tugas sebelum melakukannya: apakah layak menghabiskan waktu kita?
• Prioritaskan tugas: pekerjaan yang paling penting harus diselesaikan terlebih dahulu, diikuti oleh pekerjaan lain
• Revisi dan perbarui daftar pekerjaan setiap hari dan berikan penilaian atas kinerja kamu
• Selesaikan tugas yang tertunda satu per satu
• Identifikasi tugas mana yang harus dilakukan sepanjang hari, dan selama sebulan
• Berikan centang untuk tugas yang sudah kamu selesaikan
• Pendelegasian tanggung jawab

Mengukur estimasi waktu

Sebagai pekerja profesional sering kali kita berada di sebuah titik kesibukan ekstra, kadang merasa waktu sehari terlalu pendek untuk menyelesaikan berbagai kegiatan dan pekerjaan yang sudah mendekati batas waktu.

Kejadian seperti itu paling sering dialami ketika berbagai hal yang telah kita rencanakan tidak terjadwal secara baik, sehingga tumpang-tindih agenda membuat kita tidak fokus dengan apa yang dikerjakan.

Salah satu kunci dalam membuat estimasi waktu adalah realistis tentang seberapa banyak tugas yang dapat kita lakukan dan jangan membohongi kemampuan diri sendiri. Komitmen yang berlebihan akan sebuah jadwal akan memicu timbulnya stress. Dalam mengukur estimasi waktu jangan lupa juga untuk memberikan slot 25 — 50% untuk menghadapi the unexpected jobs yang mungkin saja muncul di luar jadwal yang sudah dibuat.

Maksimalkan pemakaian tools ( teknologi)

Di era teknologi saat ini, kita sangat diuntungkan dengan perangkat kecil nan canggih (handphone) yang mampu kita maksimalkan untuk menjadi asisten virtual guna mengatur penjadwalan kegiatan harian. Maksimalkanlah pemakaian kalender di sistem email atau di ponsel untuk membuat jadwal kegiatan. Selain mudah untuk dituliskan, kalender yang terintegrasi sistem email (misalnya Google Calendar) mudah diintegrasikan dan memiliki sistem reminder dengan perangkat lain, misal laptop yang digunakan untuk bekerja.

Selain memberikan kemudahan untuk diri sendiri, dengan kondisi bekerja dari rumah maka pemakaian kalender juga akan memudahkan rekan kerja di kantor untuk mengetahui kegiatan yang kita lakukan dan memudahkan proses koordinasi pekerjaan. Tools lain yang bisa digunakan dalam task management adalah Google Task, Trello atau pun Jira.

Hal penting lain yang bisa dimaksimalkan dengan teknologi adalah sistem penyimpanan pekerjaan atau dokumen di cloud. Dengan sistem cloud akan memastikan pekerjaan atau tugas dapat dicek di mana saja maka gak melulu harus di komputer kantor untuk mengelola pekerjaan. Ketika terjebak kemacetan atau harus meeting di cafe, maka dengan perangkat yang kita bawa masih bisa mengelola pekerjaan-pekerjaan yang kita buat.

Maksimalkan hari Jumat

Hari jumat merupakan, awal akhir pekan yang ditunggu-tunggu oleh semua orang. Selain itu Jumat adalah hari kunci kelancaran jadwal kerja di minggu berikutnya.

• Blokir kalender Kamu setiap Jumat sore / malam selama 1–2 jam
• Habiskan 1 jam pertama untuk mengerjakan tugas dengan skala prioritas tinggi yang masih belum selesai
• Habiskan 1 jam berikutnya untuk memeriksa inbox email dan pastikan tidak ada email yang belum terjawab
• Buatlah daftar tugas untuk 1 minggu berikutnya. Mencatat daftar tugas memang kadang menjenuhkan. Namun manfaat yang akan diberikan dari terorganisirnya semua kegiatan dan tugas yang harus diselesaikan akan lebih banyak, karena mengurangi risiko terjadinya kelalaian atau agenda yang terlewatkan.
• Aturlah semua daftar kegiatan dan tugas tersebut dalam tools atau aplikasi to-do-list yang kita gunakan. Di setiap to-do-list berikan tanda juga bagaimana prioritas pekerjaan tersebut, apakah urgent atau biasa-biasa saja, termasuk mengatur kapan tenggang waktu pengerjaan pekerjaan tersebut.

Take a break dan lakukan hobi kamu

Ingatlah bahwa tubuh kita berhak mendapatkan istirahat yang proper. Setiap menyelesaikan sebuah pekerjaan, jangan lupa untuk memberi kesempatan tubuh untuk beristirahat meskipun tidak lama. Memaksakan tubuh untuk terus bekerja akan membuat hasil tidak maksimal. Remember when you are stuck with a problem and you take a step back or go for walk, you come up with so many ideas. It’s probably good to do that more often. Remember you can say no. You’re in control of your life and your schedule!

Semakin pintar mengatur waktu, semakin dekat pula kita meraih tujuan atau impian. Oleh karena itu, cobalah cara mengatur waktu yang sudah saya jelaskan di atas mulai sekarang juga. Selamat mencoba, ya.

Manage Your Time, Keep Smiling and Enjoy Your Work!