Pahami Etika Ini Sebelum Menulis Email
Sebagai karyawan Qasir yang menerapkan work from anywhere dengan jam kerja yang fleksibel, kita tidak bisa terus menerus menerapkan synchronous communication. Berbeda dengan perusahaan yang menerapkan work from office atau hybrid, karyawan yang bekerja di perusahaan remote-first company seperti Qasir menerapkan dan mengajak karyawannya untuk asynchronous communication.
Apa sih synchronous dan asynchronous communications?
Synchronous communication adalah komunikasi mencakup setiap bentuk komunikasi yang terjadi secara real-time atau perlu respon atau tanggapan cepat. Sedangkan asynchronous communications adalah komunikasi yang mencakup setiap bentuk komunikasi yang tidak terjadi secara real-time atau tidak memerlukan respon yang secepatnya.
Berikut contoh dari synchronous dan asynchronous communications:
Synchronous Communication
- Video calls (Hangout Meet, Zoom)
- Phone calls (Teleconferences)
- In-Person Conversations (Company Retreats)
- Instant Messaging or Team Chat Tools (Whatsapp, Telegram, etc)
Asynchronous Communication
- Team Communication Tools (i.e Confluence, Twist)
- Project Management Tools (i.e. JIRA, Trello)
- In-App comments (i.e. Google Docs, Gitlab, Figma)
Dalam kerja secara remote, Qasir sangat mengandalkan percakapan berbasis teks untuk mencapai produktivitas optimal. Salah satunya menggunakan Email atau Surat elektronik (Surel). Nah, tahukah kamu kalau dalam menulis Surel yang biasa kita kenal dengan Email ada etikanya?
Etika-etika ini dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan dalam pengiriman email loh. Selain itu, kita juga menjadi terlihat lebih professional.
- Tulislah subjek email dengan jelas. Penulisan subjek email ditujukan agar penerima dapat mengetahui apa yang akan dibahas dalam email tersebut.
- Gunakan alamat email yang professional. Hindari menggunakan alamat email disertai dengan kata-kata tambahan misal, ago3scutebanget@xmail.com atau akuselalusendiri@xmail.com.
- Pastikan ulang isi dan tujuan email sebelum menekan tombol “Reply All / Balas ke Semua”. Sebelum memutuskan untuk mengirimkan email ke semua, pastikan terlebih dahulu apakah isi email tersebut perlu diketahui seluruh penerima email sebelumnya atau tidak.
- Buatlah tanda tangan dengan keterangan lengkap. Agar email terlihat lebih profesional, gunakanlah signature atau tanda tangan pada penutup email. Biasanya ditambahkan juga jabatan atau nomor telpon.
- Gunakan salam yang baik pada pembuka email. Dalam pembukaan email, gunakanlah salam yang formal dan profesional. Walaupun penerima email memang sudah dekat dengan kita, alangkah baiknya tetap menggunakan salam yang formal.
- Gunakan tanda baca dengan bijak. Dalam penulisan email hindari menggunakan tanda baca yang terlalu banyak. Gunakan tanda baca seperlunya. Misal jika memang diperlukan menggunakan tanda tanya cukup 1 (satu) tanda saja. Hal ini menghindari kesalahpahaman saat penerima membaca pesan.
- Berhati-hatilah jika ingin memasukkan kesan humor. Perlu diperhatikan bahwa setiap orang memiliki budaya yang berbeda dalam berbicara dan menulis. Maka, jika ingin memasukkan kesan humor lebih baik dipastikan dulu apakah penerima tsb memiliki budaya yang sama atau berbeda, hal ini untuk meminimalisir kesalahpahaman juga dalam memahami isi email tersebut.
- Bacalah setiap email yang masuk dan usahakan balas semua email yang masuk walaupun tidak ditujukan ke diri sendiri. Agar pengirim pesan mengetahui bahwa email/pesan tersebut telah dibaca oleh penerima.
- Tambahkan alamat email penerima setelah memastikan bahwa isi email tersebut sudah benar dan lampirannya sudah lengkap. Agar kita tidak pelu mengirimkan email berulang kali jika ada yang mungkin terlewat. Tidak lupa juga pastikan penerima email tersebut memang orang yang terlibat dalam pembahasan.
- Terakhir, gunakan font email yang formal seperti Arial, Cambria, Times New Roman, Calibri, dan lain sebagainya. Hindari menggunakan font yang lucu atau estetik, contoh Comic Sans.
Semoga bermanfaat dan lebih profesional dalam menggunakan email ya. TerimaQasir!
