Rückblick: Ab in die Säbelzahntiger-Zone. Oder: Wie ich zum ersten Mal einen digitalen Design Thinking Workshop durchgeführt habe.

Erinnern Sie sich, als Corona vor über zwei Jahren Teil unserer Alpträume wurde?

Damals habe ich mich im wahrsten Sinne des Wortes gezwungen, einen Design Thinking Workshop in der digitalen Welt durchzuführen. Die Arbeit als Beraterin, Dozentin und Moderatorin bedeutet, dass ich immer sehr gerne eng mit Individuen und Teams zusammengearbeitet habe. Covid trennte mich also von einer meiner Energiequellen: den Menschen.

Inzwischen scheinen wir zur Normalität zurückgekehrt zu sein, und es ist an der Zeit, über meinen ersten digitalen Design Thinking Workshop nachzudenken, der mich direkt in die Säbelzahntiger-Zone katapultierte.

Von der Komfort… in die Gefahrenzone

Ich praktiziere Design Thinking seit 2012 — und habe aufgehört zu zählen, wie viele Vorträge, Workshops und Projekte ich bereits durchgeführt haben. Gemeinsam mit meinen Teams traf ich auf eine Vielzahl von Personen, die Design Thinking meist neugierig, aber manchmal auch sehr feindselig begegnet sind. Wir arbeiteten in Lebensräumen, die für kreative Zusammenarbeit geschaffen waren, und in solchen, in denen ein Mangel an Tageslicht und frischer Luft die Teilnehmer:innen nicht daran hinderte, neue Ideen für Produkte, Dienstleistungen und Prozesse zu entwickeln.

Mein Highlight 2019 war ein Design Thinking Quick & Dirty Workshop XXL auf der Manage Agile Konferenz in Berlin: 250 Menschen kamen zusammen und entwickelten 25 neue Ideen, die die Organisatoren nach und nach umsetzen wollten…

… aber genug war genug.

Mangelnde Anpassungsfähigkeit und Mut konnte man uns bisher nicht vorwerfen. Bis Covid-19 uns heimsuchte und beschloss, dass soziale Distanz bis auf weiteres das Mittel der Wahl ist.

“Wenn das so ist,” war der Impuls meines inneren Feiglings, “dann können wir unseren Workshop im April 2020 auf den Tag des Jüngsten Gerichts verschieben!”

“Zunächst einmal möchte ich wissen, warum wir keinen Online-Workshop veranstalten; das machen doch jetzt alle! Wir sind ein Softwareunternehmen, und wir sprechen auch ständig von Innovation, wenn WIR es also nicht wagen, wer dann?”, sagte der nörgelnde Teil in mir.

“Ich glaube, ich weiß, was unseren Angsthasen zurückhält,” unterbrach die Neugierde unseren beginnenden Disput. “Design Thinking lebt von der Interaktion zwischen Menschen, die ihre Köpfe zusammenstecken, um zu diskutieren, zuzuhören, Post it’s auf einer Metaplanwand hin und her zu schieben und ihren Kunden tief in die Augen zu schauen, um ihre Bedürfnisse zu erkennen. Könnte es sein, Kleiner Feigling, dass du meinst, wir könnten diesen Anforderungen in der virtuellen Welt nicht gerecht werden?”

Der kleine Feigling runzelte die Stirn … “Keine Sorge!” sagte die Mutige, “gemeinsam werden wir das schon schaffen!”

Die Entstehung eines digitalen Design Thinking Workshops

Alles begann mit dem Ausprobieren verschiedener digitaler Tools. Wir arbeiteten damals bereits mit MS Teams, und so war schnell klar, dass die Audio- und Videokommunikation und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, wie z. B. die Design-Thinking-Präsentation, über MS Teams erfolgen würde. Außerdem konnten wir mit dieser Anwendung eine beliebige Anzahl von Personen zu unserem Online-Meeting einladen, die MS Teams gar nicht nutzen. Wir haben dann Mural, das Concept Board und Miro ausprobiert, um den Design Thinking Workshop zu moderieren. Miro schien uns das geeignetste Tool für unsere Zwecke zu sein — die kostenlose Version bot bis zu drei Boards, an denen so viele Personen wie nötig arbeiten konnten.

Von der analogen in die digitale Welt

Wir visualisierten unsere analoge Design Thinking Workshop-Welt Punkt für Punkt für drei Teams auf einem Miro-Board. Die Gestaltung hat viel Zeit in Anspruch genommen: Wir haben fast zwei volle Tage daran gearbeitet, da wir uns selbst zunächst mit dem Tool vertraut machen mussten. Aber das Testen des Prototyps und das äußerst positive Feedback der Teilnehmenden haben gezeigt, dass wir auf dem richtigen Weg waren!

Gute Zusammenarbeit funktioniert auch virtuell

Wir haben insgesamt vier Teamräume über MS Teams eingerichtet. Die Begrüßung und die Einführung in das Miro-Board sowie der theoretische Input zum Thema fand mit 12 Teilnehmer:innen und den Coaches im Plenum statt. Für die Arbeit in den einzelnen Gruppen wechselten unsere Coaches mit jeweils vier Personen in ihre jeweiligen Teamräume. Während der Sitzung trafen wir uns im Plenum, um neuen Input zu teilen und die von den einzelnen Teams erarbeitete Abschlusspräsentation zu verfolgen. Ich verbrachte die meiste Zeit im Plenum, um im Falle technischer Schwierigkeiten zur Verfügung zu stehen — zwei unserer Teilnehmer hatten sich tatsächlich zwischen den einzelnen Teamräumen “verlaufen.”

Wie können wir einen Design-Workshop so vorbereiten, dass er für unsere Teilnehmenden leicht zugänglich ist?

Wenn Sie einen Design Thinking-Workshop digital durchführen wollen, empfehlen wir Ihnen folgendes:

• Informieren Sie die Teilnehmenden etwa eine Woche im Voraus über die Auswahl Ihrer Tools und darüber, was die Teilnehmenden tun müssen, um Zugang zu diesen Tools zu erhalten. Wir empfehlen Google Chrome oder Firefox als Browser.
• Die Audiofunktion ist unverzichtbar; die Videofunktion ermöglicht es den Teilnehmenden, sich näher kennenzulernen, insbesondere wenn sie in kleineren Teams arbeiten. Bitten Sie die Teilnehmenden ein Headset zur Hand zu haben. Wie wir wissen, hilft dies, unerwünschte Geräusche fernzuhalten.
• Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie und die Teammitglieder an zwei Bildschirmen arbeiten (einer für MS Teams, einer für Miro). Laden Sie die Teilnehmenden ein, sich die virtuelle Spielwiese vorher schon einmal anzuschauen, aber bitten Sie sie, alles unberührt zu lassen. (Es gibt auch eine Sperrfunktion, die das Schlimmste verhindert.)
• Wenn Sie Interviews durchführen wollen, bitten Sie die Teilnehmenden entsprechend Ihrem Zeitplan Interviewpartner:innen einzuladen.
• Notieren Sie sich die E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Teilnehmenden, damit Sie sie im Fall des Falles kontaktieren oder fehlende Links zu den MS-Team-Räumen wieder zur Verfügung stellen können.
• Und das Wichtigste: Bitten Sie die Teilnehmer, Ihre Informationen sorgfältig zu lesen.

Der Workshop-Knigge

Die virtuelle Kommunikation läuft nicht immer reibungslos. Aber folgende Tipps können hilfreich sein.

• Die Teilnehmenden sollten bei schlechter Verbindung die Video-/Kamera-Funktion deaktivieren.
• Teilnehmende, die sich nicht an der Diskussion beteiligen, sollten so freundlich sein, das Mikrofon stumm zu schalten.
• Was sich bewährt hat, ist, Fragen über die Chatfunktion zu stellen, dort kann man sie schnell bündeln, und sie gehen nicht verloren.
• Bitten Sie die Teilnehmenden, erst dann mit der Arbeit an Miro zu beginnen, wenn der Coach das “Hey-ho-let’s-go” gibt — es macht zwar viel Spaß, an der Tafel zu arbeiten, aber wenn alle gleichzeitig anfangen zu spielen, ohne zuzuhören, gibt es Chaos — wir wissen, wovon wir reden!
• Wesentlich für Design Thinking: Bitten Sie die Teilnehmenden, die Timeboxen möglichst eigenverantwortlich zu einzuhalten. (Wir, die Coaches, haben während des Workshops per WhatsApp kommuniziert und uns gegenseitig informiert, wenn wir mehr Zeit brauchten.) Schließlich wollen wir alle auf einmal im Plenum ankommen.

Unsere wichtigsten Erkenntnisse

1. Wir haben den Design Thinking Workshop an zwei aufeinanderfolgenden Tagen für jeweils drei Stunden durchgeführt. Durch den wiederholten Wechsel zwischen MS Teams und Miro erlebten wir keine ‘Online-Workshop-Fatique.’
2. Ich führte an den beiden Tagen im Plenum durch den Prozess und stand an Tag 1 den Hilfesuchenden zur Verfügung, was ich als sehr anstrengend empfand. Nach Rücksprache mit den Coaches besuchte ich am zweiten Tag abwechselnd die einzelnen Teams als stille Zuhörerin — das hat mir das Leben wesentlich leichter gemacht.
3. Was als Design Thinking-Methodentraining gedacht war, wurde auch zu einem Tooltraining. Die Teilnehmenden ware absolut begeistert von der Arbeit an Miro.

“So, kleiner Feigling, wie geht es dir jetzt?” “Oh, Neugierde, spiel Dich jetzt mal nicht so auf! Ich war schon entspannt, als das Miro-Board vorbereitet war! ” grinst der ehemalige Angsthase. “Besonders freue ich mich über das Feedback unserer Teammitglieder, die sich mehrfach für die durchdachte Vorbereitung, Organisation und Moderation bedankt haben. Was mich aber mehr als glücklich macht, ist, dass alle erstaunt waren, wie kreativ und wertschöpfend man in der virtuellen Welt zusammenarbeiten kann, auch wenn wir uns vorher nicht kannten. Design Thinking funktioniert auch digital!”

Reflexion eines Rückblicks

Es fühlt sich merkwürdig an, jetzt über zwei Jahre nach dem Einzug von Corona über die Vorbereitung eines digitalen (Design Thinking) Workshops oder über Workshop-Etikette zu lesen, denn das ist doch schon seit langem das neue Normal, nicht wahr?

Aber nichtsdestotrotz war dieser beschriebene erste digitale Design Thinking Workshop die Grundlage für das, was ich jetzt tue: Remote-Teams glücklich und erfolgreich zu machen.

Bleiben Sie gesund und munter! Der kleine Feigling, die Neugier und die Nörglerin aka Andrea Kuhfuss, Mitbegründerin und CEO der QLab Think Tank GmbH

QLab Think Tank — Design Thinking & InnovationSprints