6 dicas sobre colaboração para times mais ágeis

Montar um bom time não é tarefa fácil, afinal estamos falando de pessoas, com diferentes culturas, crenças, objetivos de vida, níveis de maturidade, experiências práticas e conhecimento técnico. O grande desafio é organizar essas pessoas com um processo enxuto, para que juntas se relacionem e colaborem para atingir um objetivo singular.

Se você vem de um mundo de projetos tradicionais, ao passar um dia com uma equipe de maior maturidade ágil, vai perceber que colaboração é visivelmente uma das principais características e, está ligada ao primeiro valor do Manifesto Ágil (2000), “Indivíduos e interações”.

O trabalho de desenvolvimento é uma atividade humana e, a qualidade da interação entre as pessoas podem resolver problemas sérios de comunicação, processos e ferramentas. Isso tem relação com desburocratizar e comunicar mais e melhor.

1. Comunicação

Sem dúvida não existe colaboração sem comunicação, o time precisa de comunicação assertiva, que é direta e honesta, sem voltas ou meias-palavras. Para alcançar esse nível a equipe já deve ter uma certa maturidade, de forma que as pessoas aprendam a trabalhar com cada perfil de pessoas do time.

Uma ótima forma de promover a comunicação é ter como rotina algumas cerimônias que trazem mais estímulos ao time, estas são independentes da metodologia ágil que você utiliza:

• Reunião de planejamento é o momento onde todos os membros alinham seu conhecimento e entendimento sobre o contexto do trabalho que será feito. É com base nesse planejamento que a operação do dia a dia vai acontecer e por isso é importante que ninguém saia com dúvidas ou insegurança sobre o porquê, como e o que a equipe vai buscar.
• Reuniões diárias que duram poucos minutos e têm objetivos claros definidos. São ótimas para expor impedimentos e dar visibilidade sobre com o que cada um está trabalhando.
• Reuniões de lições aprendidas fazem com que as pessoas parem para refletir tudo que aconteceu de bom e ruim nos últimos dias em relação aos processos e às atitudes das pessoas. É um ótimo momento para dar feedback aberto.

2. Confiança

Existe uma grande diferença entre intitular um grupo de pessoas desconhecidas como um time e essas pessoas realmente se sentirem parte de um time, sabendo que podem contar uma com a outra, sabendo que as outras pessoas se preocupam com o bem estar e com o que elas pensam, ou seja, confiando umas nas outras.

O sentimento de ser um time é algo conquistado aos poucos, com o convívio e experiências que as pessoas vão passar juntas. Quando houver, confiança e preocupação de uma com as outras, a colaboração vai acontecer.

3. Tomada de decisão

Quando o time se depara com problemas que envolvem tomada de decisão, todos se reúnem para discutir o assunto e cada um colabora com seu conhecimento e experiência, para juntos, tomarem a “melhor” decisão no tempo certo. É fato que quando as pessoas são envolvidas e participam de decisões importantes, elas se sentem muito mais donas do negócio e ficam mais comprometidas. Em times que os participantes não são muito empoderados, esse tipo de decisão acaba sendo tomada por determinadas pessoas que têm maior experiência ou responsabilidade. Tendo como ponto negativo a diminuição do nível de comprometimento das pessoas em relação à decisão final e ao impacto dela.

4. Impedimento

Você está trabalhando em uma atividade, quando se depara com um problema novo. Após passar um dia inteiro sem conseguir resolver o problema, decide compartilhar a dor com outra pessoa e, a solução surge em minutos e com pouco esforço. Com certeza você já passou por isso, não é?

Impedimento, é um dos fatores responsáveis por diminuição da produtividade de times. Mesmo com muito planejamento eles vão sempre acontecer. A questão é: como o time lida com isso? O time deve ter a consciência de que um impedimento não é individual, mas sim de todos. Quando alguém não tem domínio do conhecimento para resolver, o grupo deve estar disposto a ajudar e assim retomar a fluidez do trabalho. Mas, para isso, cada um deve saber a importância de dar visibilidade sobre a situação o mais cedo possível e não guardar para si mesmo.

5. Flexibilidade

Em projetos de tanta incerteza técnica e de negócio, o profissional que é flexível e adaptativo vale ouro. Problemas e situações novas vão surgir, esse é o momento de desgrudar do atual processo e olhar de fora da caixa para o contexto geral.

Nenhum processo é e não deve ser à prova de balas, é como tentar conectar um plug três pinos em uma tomada antiga, você não vai conseguir e, se insistir, algo pode dar errado. Não é verdade que todo problema e situação diferente requerem mudanças no seu processo. Quero dizer que situações imprevisíveis acontecem e, isso não pode travar o fluxo de trabalho devido a um processo engessado, dê um jeito e resolva. Depois pare, olhe para trás e, efetive alguma mudança no plano quando necessário.

6. Stakeholders internos e externos

O sucesso do projeto também depende de fatores externos: como clientes, fornecedores e outras áreas da empresa. Tendo a consciência sobre a importância disso, o time deve buscar estabelecer uma relação de confiança com todos os stakeholders, para minimizar impedimentos, combinar prazos de entregas e trocar informações para que exista fluidez no fluxo e não impedimentos por falta de colaboração de ambas as partes.

Times colaborativos são mais felizes, sofrem menos com estresse, são mais produtivos e têm um melhor convívio no dia a dia.