GTD partie 3 : La planification non naturelle et le modèle réactif

La partie 2 de cette série d’articles sur GTD abordait le modèle de planification naturelle. Ce sont les 5 phases vers lesquelles notre psychée est naturellement attirée. Rafraîchissons la mémoire, dans l’ordre :

  1. Quelle est la raison d’être de ce projet ?
  2. Qu’est-ce qui en fera une réussite ?
  3. Emergence des idées, des questions
  4. Structuration de ces idées
  5. Identification de la prochaine action

Nous nous étions quittés sur cette question : Est-ce que c’est comme ca que s’est passée votre dernière réunion? Votre dernier projet? Probablement pas, et simplement parce que le modèle naturel n’est pas toujours le modèle normal. La plupart du temps, nous allons vers le modèle de planification non naturelle.

La planification non-naturelle

Ce modèle, c’est par exemple le chef d’équipe qui convoque tout le monde pour brainstormer. Vous allez tous réfléchir ensemble à propos du projet, collaborer, ça va être génial ! Puis votre boss commence la réunion par :

Or, si on reprend le modèle naturel, où est-ce que le fait d’avoir tout de suite une bonne idée nous place ? Dans l’étape 4, la structuration. Non seulement vous devez l’avoir cette idée, mais elle doit être en plus être la bonne, déjà structurée et formulée.

Seulement, avant d’avoir LA bonne idée, vous devez d’abord vous assurer que la raison d’être a été déterminée, la vision de la réussite est claire, que vous avez rassemblé toutes les données pertinentes relatives au projet, avant même de pouvoir espérer savoir ce qui est une bonne idée… C’est une façon de procéder qui est contre-nature, à tel point que certains vont naturellement résister, et devenir agressifs et non coopératifs.

La planification ne se fait pas alors pas correctement, et c’est le chaos : “As-tu fait ce truc? Moi? C’était pas à toi de le faire ?”. Cela va générer du conflit inutile, du manque de clarté, des crises de dernière de minute, du stress… C’est là que nous réagissons en allant dans ce que David Allen appelle le Modèle de planification réactive.

Le modèle de planification réactif

Ce modèle est en fait le précédent modèle, pris à l’envers : nous passons alors de “Raison d’être, Définition de réussite, Idées, Structuration et Prochaine action” à :

  1. On commence par l’étape 5 : Prochaines actions, juste de l’action
    Ce modèle commence avec sa première étape : être occupé à tout prix, montrer qu’on est occupés et débordés, faire des choses, du temps supplémentaire, des réunions, …
  2. Puis on continue sur 4 : Structuration, il faut s’organiser
    Le résultat ce sont des collaborateur stressés et épuisés qui se disent “Hey, on a besoin de s’organiser, ou de se réorganiser”.
  3. Nous sommes maintenant à 3 : Trouver des idées, produire des données
    Vous sortez alors des feuilles excels, des rapports, des analyses de données, tout ce qui vous passe sous la main, et vous vous rendez compte que les données seules ne suffisent pas. Alors, vous convoquez l’équipe pour un brainstorming, et leur demandez : “Qui a une bonne idée ?”. Malheureusement, ça ne fonctionne pas, vous vous dites qu’il est temps d’employer les grands moyens : vous embauchez un consultant pour vous aider !
  4. On termine par 2 puis 1 : Raison d’être de ce projet, qu’est-ce qui en fera un succès ?
    Si ce consultant vaut son pesant de cacahuètes il va commencer par vous demander : “Dites les amis, qu’est-ce que vous essayez d’accomplir en fait ?”. C’est de là que vous recommencerez et vous serez alors heureux d’avoir embauché ce consultant si efficace !

Pourquoi est-ce que ce modèle non naturel génère autant de stress ? Parce qu’au fond nous aimons tous garder le contrôle sur ce que nous faisons… Nous aimons par dessus tout avoir raison et bien faire les choses.

Or, pour rester en contrôle et avoir la place dans notre esprit pour prendre les bonne décisions, il faut se décharger de toute cette pression… David Allen offre dans son framework GTD une proposition de solution que nous détaillerons dans un prochain article.

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Mon nom est Patrick Roux et je suis un facilitateur agile chez Quantum Monkeys ainsi que contributeur aux publication de Quantum Monkeys sur Medium.

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