A3 Teilen in OneDrive, Teams, OneNote

Teilen und Verwalten von Rechteinhabern unter Microsoft 365, Microsoft Education

Pascal Kotté
May 6 · 11 min read

Es ist wichtig, die Kontrolle über Ihre Daten zu behalten und wer darauf zugreifen kann, und zu wissen, wie Sie herausfinden, was Sie geteilt haben.

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Der Austausch von Dateien im Rahmen der Kommunikation mit Teams wird bereits im Grundmodul 7 erwähnt : Das ist besser vorher zu sehen!

Im Anhang erfahren Sie, wie Sie die Synchronisierung von OneDrive mit Ihrem Computer über den installierten OneDrive-Agenten installieren und aktivieren.

Was sind meine Datenspeicherplätze?

Microsoft 365 mit Teams und allen Anwendungen wird viele Bereiche platzieren, in denen wir Daten finden …

Ex Exercise 👨‍🎓💻🖱: Erkunden Sie Ihre Bereiche , während sie Ihnen angezeigt werden, und laden Sie Dateien hoch (nützlich oder Test).

Über Teams in meiner Hauptdomäne (Mieter)

Wenn ich nicht in meinem Hauptmieter bin, habe ich nicht die Schaltfläche “ Dateien” !

Nicht zu verwechseln mit dem Profil des Browsers, wenn ich ein Webclient bin
Es ist möglich, in die "Domain" eines anderen Microsoft 365-Abonnenten eingeladen zu werden, um zu Ihrem eigenen " Mandanten " (gemieteter Raum) zu wechseln. Sie können dann über das Menü oben rechts links neben meinem Profilsymbol in Teams von einem Feld zum anderen wechseln. 
Wenn Sie dieses Menü nicht haben, umso besser, dass weniger zu verwalten ist ...

Die Team- Anwendung “ Dateien “ (in der linken Anwendungsleiste).

  • Recent “ ermöglicht es Ihnen , die letzten , die bereits geöffnet zu nehmen, von allen Standorten aus ( zumindest in Teams … ).

Sie können Dateien von Ihrem eigenen OneDrive, die von OneDrive einer anderen Person freigegeben wurden, oder Dateien, die einem Team zugeordnet sind, beobachten.

Ein einziger Klick auf eine dieser Dateien öffnet das Dokument in Teams

  • Wenn Sie jedoch auf das Menü [ ] klicken , werden die vier anderen Optionen angezeigt : Laden Sie es herunter ( erstellen Sie eine lokale Kopie), öffnen Sie es in der Desktop-Anwendung , auf einer neuen Webseite oder fragen Sie nach der zu kopierenden URL ( Link abrufen ) es zum Beispiel an eine E-Mail, eine Konversation oder ein Dokument.
Die Option "Herunterladen" ist für ein OneNote-Dokument nicht verfügbar, das nicht dupliziert werden soll. Beachten Sie, dass die anderen Dokumente auch nicht dupliziert werden sollen . Eine gute Organisation besteht darin, sicherzustellen, dass Sie an einer Version, der richtigen, am richtigen Ort arbeiten, und bei Bedarf Sicherungsarchive aufzubewahren. (Und der OneDrive-Agent dupliziert bereits).

Get the link “ wurde bereits in Modul 7 für ein Dokument eines Teams und mit einem doppelten Vorschlag angezeigt, entweder einem Link zu Teams oder einem Link zu SharePoint . Manchmal wird jedoch ein alternativer Link zu OneDrive anstelle von SharePoint angeboten.

Welchen Link sollen wir verwenden ? Es wird davon abhängen, was, in was und für wen … Wenn wir es nicht wissen, nehmen wir den Team-Link.

  • In der Team-App “ Dateien “ wähle ich “ Microsoft-Teams “ aus.

Insbesondere finden wir die Dateien (Dokumente), die ausgetauscht und in die Teams des Teams gestellt werden. Wenn Sie das Feld “Suchen” verwenden, enthalten die Ergebnisse im Abschnitt “Dateien” nur diese und keines der OneDrives. Wir werden viel später sehen, wie man etwas findet, anstatt zu kämpfen, um es zu finden.

  • Suchen Sie und stellen Sie fest, dass Sie Zugriff auf ein Verzeichnis mit mehreren tausend Personen haben (zweiter Abschnitt oder Registerkarte „Personen“).

Ich finde meine “OneDrive” -Dateien in Nachrichten (Konversation), aber nicht in Dateien.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche “ Dateien “ und klicken Sie auf “ OneDrive “, um auf die Dateien zuzugreifen.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um alle verfügbaren Steuerelemente anzuzeigen oder zu erkunden. Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie mit dem Workshop-Moderator oder schreiben Sie hier einen Kommentar.

Im nächsten Schritt wechseln wir von Teams zu OneDrive

Zugriff auf meine Daten über OneDrive

  • In OneDrive öffnen

Wir können möglicherweise mit der “Retro” -Anzeige der vorherigen Version (rechts) enden, aber indem Sie zum “Mosaik” -Menü (9 Punkte oben links) gehen und “OneDrive” auswählen, sollte es wie links sein.

  • Klicken Sie auf [➕ Neu 🔽], um eines der Dokumente von Office 365, Forms, zu erstellen und „Links“ (Internetfavoriten) oder einen Ordner (leer) zu erstellen.
  • Erstellen Sie einen neuen Link: http://m365.quicklearn.ch . Wenn Sie darauf klicken, wird im Internetbrowser ein neuer Tab für diese Webseite geöffnet.

Die resultierende Datei befindet sich im Textstandard “.url”.

[InternetShortcut] 
URL = http://m365.quicklearn.ch
  • “⬆ Laden “ einer kleinen Datei: Achtung! Unterordner werden hinzugefügt, und das Löschen von Ordnern in der OneDrive-Weboberfläche ist nur möglich, wenn zuerst der Inhalt gelöscht wird. Versuchen Sie, einige Bilder (Fotos) aufzunehmen.
  • Diesen Ordner anzeigen: 1 Klicken Sie darauf und ändern Sie die Anzeige, um in den Miniaturbildmodus zu wechseln
  • Gehen Sie zurück zum Stammverzeichnis: 1 Klicken Sie auf “ Eigene Dateien> “.
  • Ändern Sie die Modusanzeige “ Kompakte Liste “ zurück.

Wenn ich ein Replikat dieses „Laufwerks“ (Cloud-Datenträger) synchronisieren und die Ordner und Inhalte mit meinem PC oder Mac verwalten möchte, klicken Sie einfach auf „Synchronisieren“ (siehe Modul 7).

  • Sie können jetzt mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken. Achten Sie darauf, dass Sie es vorher auswählen: Wenn ich einmal auf den Namen einer Datei klicke, wird sie im Webmodus auf einer neuen Browser-Registerkarte geöffnet.
  • Wenn Sie auf eine andere Stelle als den Namen klicken, wird diese ausgewählt und Sie können die Details anzeigen, indem Sie die Schaltfläche (i) oben rechts oder mit dem Rechtsklick- Menü / Details aktivieren
  • Oder bleiben Sie 1 Sekunde in einer Datei (ohne zu klicken oder zu verschieben). Außerdem wird die Zusammenfassung dieser Details und des Aktivitätsverlaufs angezeigt.
Auf einem aktuellen, nicht freigegebenen Dokument.
Auf einem bereits freigegebenen Dokument.

Beachten Sie die anderen verfügbaren Funktionen, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken:

  • Öffnen> In der Anwendung, im Browser …
  • Vorschau (oft wird sie nur im Webmodus geöffnet)
  • Teilen (unten)
  • Link kopieren (OneDrive nur dieses Mal und direkt)
  • Zugriff verwalten: Wer hat das Recht, ihn anzuzeigen oder zu ändern?
  • Download: so wenig wie möglich …
  • Löschen: Mit Vorsicht kann sich der Papierkorb je nach Konto alle 30 bis 90 Tage selbst leeren.
  • Verschieben: Funktioniert auch mit einem Klick und Ziehen, einschließlich des „Ladens“ (Hochladens) eines Ordners oder von Dateien von Ihrem PC.
  • Kopieren nach (duplizieren nach)
  • Umbenennen
  • Versionsverlauf: Weniger erforderlich für Version und Archivierung.

OneDrive-Kurzanleitung (Quelle Microsoft) kann unter https://github.com/CloudReady-ch/QuickLearn/blob/master/Microsoft/OneDrive/MS_Office_QuickstartOneDrive.pdf angezeigt und heruntergeladen werden

Ex Übung 👨‍🎓💻🖱: Wir werden diese URL teilen: Ein einfacher Favorit kann eine wertvolle Informationsquelle werden, die wir finden und teilen möchten …

Teilen

  • Die Schaltfläche „Teilen“ ⤴ oder „Manage Access“ oder mit der rechten klicken Sie auf „ Teilen
(1 Minute in Fr.) Mit einer oder mehreren Personen teilen
  • Entdecken Sie die Optionen für die Freigabe durch nicht nominative Links: Alle , dh ohne Identifikation.

Warnung : Der erstellte Link wird nicht angezeigt, ohne das Fenster mit den Informationen erneut anzuzeigen (zu aktualisieren).

  • Durch die Verwaltung des Zugriffs wird sichergestellt, dass die für den Inhalt autorisierten Personen eindeutig identifiziert werden.
(2 Minuten in Fr), um den Zugriff auf eine Datei zu steuern und einen Link zu entfernen, auf den in einem beliebigen Modus zugegriffen werden kann.

Beachten Sie, dass die Lebensdauer der Links im EDUETATFR-Kontext auf maximal 6 Monate begrenzt ist, diese Dauer jedoch weiter verkürzt werden kann. Wenn dort vertrauliche Daten versteckt sind, können wir den Link auf 48 Stunden beschränken.

Wenn Dokumente in Teams, Konversationen oder mehr ausgetauscht werden, werden automatisch Zugriffsfreigaben erstellt, und es ist eine gute Idee, sie auszuchecken.

Aufmerksamkeit für die Aktion : “Kopieren Sie den Link”. Erstellen Sie in einem Dokument, das nur nominativen Zugriff hatte, ohne vorhandenen Link einen neuen, um ihn kopieren zu können, und standardmäßig “für alle 6 Monate zugänglich”.

Die Links von Personen, die bereits Zugriff haben, werden verwendet, um den Zugriff auf das Dokument in einer Nachricht zu erleichtern, ohne dass der Empfänger danach suchen muss (wie ein Favorit oder ein einfacher Favorit). Der Link für bestimmte Personen ermöglicht es Ihnen, die selbst erhaltenen Zugriffe zu verlängern, diese jedoch nicht zu verlängern. Sie können beim Eigentümer einen Zusatz von einem Dritten anfordern, um den Zugang zu beanspruchen.

Freigeben von Dateien, Ordnern und Listenelementen — Office-Unterstützung (microsoft.com)

OneDrive / Shared

Der Inhalt von Dokumenten und Ordnern, die namentlich freigegeben wurden, auch ohne per E-Mail benachrichtigt worden zu sein (optional), ist im Abschnitt „ OneDrive / Shared “ verfügbar

  • Die Funktion “ Aus freigegebener Liste entfernen “ entfernt die Datei von der Anzeige, hat jedoch keine Zugriffsrechte. ( Kann nicht störende Rechte Dritter entfernen? )

Dateien suchen

Hier können Sie Dateien in OneDrive “finden” …

Aber a priori werden wir nicht die Rechte an der gesamten Organisation haben.

Aber hier müssen Sie kommen, um alles kurz zu finden: https://www.office.com/search/files?auth=2&q=PaKo

Weil die Suche breiter sein wird als in Teams. Und indem Sie die Objekte einbinden, die in dem berühmten SharePoint gespeichert sind, das von Teams verwendet wird.

Das Menü “SharePoint” wurde absichtlich aus dem Menü der für Microsoft 365 verfügbaren Anwendungen entfernt. Dies ist eine zusätzliche Komplexitätsebene, die so gut wie möglich vermieden werden sollte.

Aber aus Teams, einem Link in einer Suche, einem Link im Titel eines Dokuments, das in der „SharePoint-Bibliothek“ freigegeben ist, werde ich auf diese Art von Fenster stoßen.

Also müssen wir ein bisschen darüber reden …

Sharepoint

Fügen Sie eine Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzu

Sobald ich mich in einem in Teams verwalteten Dateibereich befinde, kann ich eine SharePoint-Seite öffnen und dann eine Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen. Wenn mir der Inhalt wichtig ist, ist es eine gute Idee, dies zu tun.

Dadurch wird eine Verknüpfung in seinem OneDrive hinzugefügt

(3mn40) wie man einen Link zu seinen Hauptbibliotheken direkt aus “Meine Dateien” von OneDrive erhält

Ex Übung 👨‍🎓💻🖱: Wir fügen in unserem OneDrive eine Verknüpfung zum Ordner „Kursmaterial“ des allgemeinen Kanals der Testklasse (Team) hinzu.

  • Offene Teams (Desktop oder Web)
  • Öffnen Sie den Kanal “ Allgemein “ der Testklasse.
  • Öffnen Sie den Abschnitt / die Registerkarte “ Dateien
  • Gehen Sie zum Ordner “ Kursmaterialien
  • Wechseln Sie in den Ordner “ Mein Vorname, mein Name “ (oder erstellen Sie ihn, falls er nicht vorhanden ist).

Ich könnte einfach einen Link zum Kopieren von Links erstellen und diesen verwenden, um meinen Zugriff auf diese Bereiche zu erleichtern und plötzlich direkt am richtigen Ort anzukommen. Und ich kann meistens Sync diesen Raum mit meinem Microsoft Onedrive : Welche noch eine viel bessere Idee ist . Aber das Thema ist SharePoint, aber es muss wirklich nicht …

  • Im Menü […] falls erforderlich: “ In SharePoint öffnen
  • Im Menü […] auch: „ Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen

Wenn ich wie im Video bereits eine Verknüpfung im übergeordneten Ordner hatte: “Kursmaterialien”, wird diese nicht mit einem anderen Link “dupliziert” und an den bereits verknüpften übergeordneten Link zurückgeschickt.

  • Ich öffne “ OneDrive “, “ Meine Dateien

Ich bemerke das Vorhandensein meines Kursmaterialordners.

  • Ich öffne “ OneDrive “ auf meinem Computer und der Ordner ist bereits synchronisiert (wenn nicht, besser einrichten, vgl. Modul 7 , Anhang)
  • Ich klicke mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner “ Vorname Nachname
  • Ich aktiviere die Option “ Immer auf diesem Gerät bleiben

Ich habe jetzt die Erstellung meiner Ordner und Dateien für Teams geplant, die direkt von meinem Computer aus erstellt wurden. Jede Änderung hier wird in der Microsoft Cloud wiederholt. Achtung!

  • Fügen Sie eine Datei hinzu oder bearbeiten Sie sie, und sehen Sie, wie sie in Teams angezeigt wird.

Hier ist das Übersichtsblatt zu SharePoint OnLine: https://github.com/CloudReady-ch/QuickLearn/blob/master/Microsoft/M365/SharePointOnline_QS_FR.pdf

Teilen Sie ein Dokument direkt

Eine Note

Mit Ausnahme des Class Notebook (vgl. Modul A1) wird ein OneNote-Block auf Blockebene freigegeben, obwohl ich Links zu Seiten oder Abschnitten generieren kann, um sie freizugeben.

Die Freigabefunktionen öffnen dieselben Regeln und dieselbe Benutzeroberfläche wie zuvor für OneDrive beschrieben.

3mn in Fr.

Büro

Office-Anwendungen können über mehrere Konten mit verschiedenen Ressourcen verbunden werden. Es ist jedoch erforderlich, dass Sie sich auf dem richtigen Konto befinden, um die Freigaberechte ändern zu können.

Es ist daher oft einfacher, Zugriffsrechte direkt online auf OneDrive zu verwalten.

Anhänge (nützlich?)

Führen Sie einen OneDrive-Freigabebericht aus (2021–05–04)

  1. Wählen Sie im Microsoft 365 App Launcher die OneDrive-Kachel aus. …
  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf OneDrive-Einstellungen. …
  3. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und dann auf Freigabebericht ausführen . …
  4. Wählen Sie einen Speicherort für den Bericht aus und klicken Sie auf Speichern.

Das Ergebnis wird unter “Meine Dateien> Berichte freigebenangezeigt.

Ergänzende Übungen

Konfigurieren Sie Cross-Sharing paarweise:

  • Ein PDF-Dokument in meinen OneDrive-Dateien
  • Ein Word-Dokument im Lesemodus
  • Ein Word-Dokument im bearbeitbaren Modus
  • Ein OneDrive-Ordner, der von meinem Kollegen bearbeitet werden kann
  • Ein Excel-Dokument, das von jedem ohne Identifikation bearbeitet werden kann
  • Ein Ordner, um die Hinterlegung und Änderung von Dateien zu autorisieren, ohne sich zu identifizieren.
  • Ein Dokument, das in einer Konversation angehängt ist (bearbeitbar)
  • Ein Dokument, das in einem der normalen (bearbeitbaren) Kanäle angehängt ist, ist vorhanden.
  • Ein Ordner in einem privaten Kanal (oder der andere nicht)
  • Class Note Pad: Wo (Abschnittsgruppe) platziere ich meine OneNote-Seiten, damit mein Kollege sie bearbeiten kann?
  • Ein speziell erstellter Editor, den ich wo abgelegt habe.
  • Ein Formular, das bearbeitet werden kann und um die Antworten zu konsultieren, habe ich wo hingelegt.
  • Ein Formular, um nur Fragen zu beantworten, ohne Zugriff auf Antworten zu haben oder es ändern zu können, außer von meinen Kollegen: Ich frage es wo.

Andere Fälle zu empfehlen?

Siehe auch

Microsoft

FRITIC

Und auch dieses Tutorial https://github.com/CloudReady-ch/QuickLearn/blob/master/Microsoft/OneDrive/Procedure_emploi_Office365%2BOneDrive%5B1%5D.pdf (Chambre des Métiers Artisanat de Charente)

quicklearn.de

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