Les outils et plateformes collaboratives
Une réflexion exploratoire entre UDON et CoLearning
Premier RdV: Mercredi 2 Mai à Neuchâtel, https://www.meetup.com/fr-FR/Tech4Good-NEUCHATEL/events/wtwbqpyxhbdb/
Pourquoi faire ?
C’est la première question à se poser.
- Augmenter l’efficience de nos collaborations pour gagner en qualité et temps, ou pour réduire les pertes de temps ou pertes de qualité.
- Réussir à communiquer la bonne info, aux bonnes personnes, au bon moment…
Cela vous semble cohérent ? Super, mais cela ne sert à rien… On ne peut rien déterminer avec un tel objectif. Ceci est la définition générale du rôle de base de tous les métiers de l’informatique:
Gérer l’information avec efficacité !
Alors creusons un peu:
- Combien de personnes à faire collaborer ?
- Sont-elles dans une organisation existante et déjà en collaboration ?
- Disposent-elles d’un email sur le même domaine, propre à l’organisation ?
- Des personnes externes devront-elles pouvoir être invitées ?
- Des inconnus peuvent-ils réclamer à rejoindre le collectif ?
- Les discussions et fichiers doivent-ils être visibles sur le Net, partiellement, ou toujours interdit d’Internet ?
- Les utilisateurs utilisent-ils uniquement des machines Windows, ou Macs, ou Linux, ou Android, IPhone, iPad, ou tout cela à la fois ? PRO, ou perso ?
- Les utilisateurs doivent-ils pouvoir travailler sans connexion à Internet ?
- Les utilisateurs doivent-ils travailler sur des données confidentielles personnelles (soumises aux lois pour la protection des données), voir des données sensibles (soumises à des régulations légales strictes) ? Lesquelles ?
- …
A noter qu’avec toutes ces question, je n’ai toujours pas à ce stade identifié :
Pour faire quoi ? Comment ?
- échanger des messages différés 1-to-1
- échanger des communications différées 1-to-Many
- échanger des communications différées Many-to-Many
- échanger des communications différées Many-to-1
- échanger des messages immédiats, ou légèrement différés, et connaître la (non)disponibilité des interlocuteurs: 1-to-1 or Many, or Many-to-Many, or Many-to-1…
- Pour gérer des données ? Lesquelles ? Quand/fréquence? Qui? Comment?
- Produire des contenus (numériques) ? Quoi ?
- A combien ?
- En mode collectif, en mode chaîne (l’un après l’autre), les deux ?
- Pour qui ? Internes, externes, public ?
- A quelle fréquence ?
- Quand (avec quels délais) ?
- …
Bien souvent, les analystes et auditeurs listent les applications, leurs bases de données et les dossiers de fichiers, pour faire de beaux dessins de structures de données. Cela est nécessaire, et de classifier ces données: Personnelles ou non (GDPR), critiques ou non, confidentielles ou pas… Mais ce qui est réellement important, c’est une bonne compréhension des flux de ces données, existants, mais surtout, manquants: Valorisations synergiques possibles de ces flux.
En interne, en externe, en incluant les données manquantes rêvées !
Tu fais quoi/comment (existant) ?
L’existant
A priori, il est peu probable de ne pas avoir déjà quelques fichiers, plus ou moins structurés (contacts, adresses, catalogues, Machin-thèques, compta, caisse, pointages, projets, check-list, fiches, databases, listes…), ou non structurés (photos, audios, vidéos, docx ou odt, pdf, slides ou pptx, dessins, graphiques vectorisés, autres…) et quelques ordinateurs et logiciels (applications) pour faire tourner cela… Y compris des logiciels SaaS issus du Cloud (Mailchimp, Gmail, Dropbox…), et des ressources numériques oubliées et vitales, comme les noms de domaines, un accès Internet...
Pour faire et produire quelles activités ?
Avec quoi ?
- Quelques PC Windows ou Mac, avec une partie des contacts et la plupart des fichiers, mais pas tous…
- Des téléphones avec tous les bons contacts, mais pas tous sur les mêmes téléphones, et des photos/vidéos, en partie correctement sauvegardées…
- Un gmail avec aussi des contacts, une partie les mêmes, et d’autres…
- Un autre gmail, qu’on ne peut plus accéder car on croit avoir oublié le mot de passe, et qui comprend l’historique des 5 années précédentes d’emails, non sauvegardés… (en fait, un cybercriminel a piraté le compte et changé le mot de passe, tous les contacts se sont vu invités à installer un ransomware, au nom de l’organisation…)
- Des sauvegardes sur un disque externe, faîtes il y a quelques semaines… Mais sans contenir ni les contacts dans gmail, ni l’historique des emails… Sans parler des photos/vidéos, importantes, encore sur les quelques téléphones, dont certains privés… (Et je te parle pas des historiques de textos, vitaux, posés sur un mobile versatile et volatile…)
- Mais que l’on se rassure, Dropbox a été installé sur certains téléphones et la plupart des PCs. La plupart des vidéos et photos devraient s’y trouver…
- On y retrouve aussi trois versions de la dernière étude. Car il va falloir fusionner les modifications des trois co-auteurs, et essayer de retrouver ce qu’avait fait le 4ème, car on n’arrive pas à retrouver le travail, qu’il dit avoir passé plusieurs heures/jours à faire…
Si tout cela ressemble à du vécu, que tu sois seul ou en organisation, il est largement temps de nous contacter, les conseillers numériques non-vendeurs.
Autre question fondamentale: Avec quel moyens ?
- Budget ? (ben le moins possible !)
- Ressources techniques ? Internes, externes ? (les moyens du bord !)
- Quelle culture numérique ? (handicapés numériques ou digital natif?)
C’est quoi votre budget ? Est une des premières questions que je pose: Et mon interlocuteur de louvoyer et tergiverser… Je ne suis pas un vendeur bordel!
Je suis ton conseiller numérique, ton Directeur Délégué de ton Système d’Information (DDSI), ton gardien des clefs informatiques, ton mentor du digital. Si je ne connais pas le budget, les moyens, les acquis, comment tu veux que je te Design ton informatique ? Arrêtez de me prendre pour un marchand…
Et tu collabores comment, actuellement, pour communiquer ?
- Ben on utilise Dropbox ! (Et on s’échange des emails pour se dire dans quel dossier tu trouveras, quel version du bon fichier).
- Toutes les discussions, coordinations, planifications, affectations, suivis d’activités, réorganisation, adaptations, réservations de ressources (salles) sont validées et communiquées par emails, à un groupe de 20, 30?!
Mais heureusement, ils n’y en a que 6 qui bossent réellement et communiquent tout ce qu’ils font… Par emails, mais copie à tous les 30… Enfin parfois 26, des fois 28, souvent 30, mais rarement les 32… - Ah oui, on est moderne, on utilise Whatsapp (avec 20 des 32 personnes), et on a une page Facebook, gérée par 2 personnes !
(Mais on ne veut surtout pas faire un groupe, pour garder le contrôle…) - il a été mis en place une liste de distribution, mais il y manque encore 2 ou 3 personnes…
(Il y en a 2 qui voudraient en sortir, mais sans savoir comment, et encore 4, sans que cela se sache… Alors ils ont fait une règle automatique pour mettre à la poubelle tout ce qui a été émis sur cette liste…)
Bref, c’est le bordel !
Alors c’est vrai qu’à ce stade, on comprend l’engouement soudain pour les plateformes et les outils collaboratifs…
Mais soyons francs et honnêtes, ce n’est pas l’outil qui fait l’intelligence collective ni la rationalisation des processus et des données !
Même si le faire avec de meilleurs outils, pourra le faciliter, il faut aussi compter sur une résistance humaine naturelle à explorer des nouveaux outils, et surtout, à partager chez tous ces adultes pré-formatés à la compétition égocentrique: Le “Kill to win” contre le “Share to win” (cf. REGINALD MAITRE)
Quelques outils (un tout petit extrait)
Liste de distribution (many to many)
- Pour faciliter les tempêtes de mails (Google groups)
Cela va juste résoudre le fait d’arrêter d’envoyer à des personnes qui ne sont plus dans le groupe, et d’oublier ceux qui viennent d’y entrer… - Mais bon, tu n’es pas obligé de passer par un GAFAM: https://framalistes.org/ va très bien aussi, et tu peux garder chez toi, c’est du libre… Même s’ils se trompent en appelant cela une liste de diffusion, alors que c’est une liste de distribution, ou redistribution… (many-to-many).
- …
Liste de diffusion (1 to many)
- newsletter (Mailchimp, PhPList, …): La réponse à un seul email.
Bien qu’il y a de nombreux absurdes, qui mettent “noreply” en email expéditeur. Tu mets un service/customer desk, un bot, mais pas no-reply! - Blogs, site web… (Wordpress, Medium)
Oui, un blog comme wordpress.com va agir comme une liste de distribution avec l’option “me notifier”, en plus de servir d’archives, et d’autoriser souvent des réponses “en ligne”… A suivre quand même - …
Many to 1 (collecter des données)
- Blog, web site avec form (Mailchimp), Unbounce.com
- Google form, microsoft Forms, Typeform
- Chat/Web site (tawk.to)
- Servicedesk: Google group, Zendesk, Freshdesk (many to few)
- Forums: Yammer, Loomio (Framavox): Bien qu’un forum soit many to many, il est aussi many to 1…
- …
Micro-blogs et chats collaboratifs (few ou many to many or few)
- Facebook, LinkedIn
- #Slack, Teams (Microsoft office 365),
- Discord, Skype, Zoom, appear.in, join.me (teamviewer), …
- RSE: Yammer (generic), BaseCamp,
- …
Gestion collectives de relations et contact externes
- Office 365, G suite (contacts)
- Fullcontact
- Mailchimp, PhpList (à nouveau)
- CRM (Zoho, )
- Service desk (Zendesk, Google group, Freshdesk…)
- …
Pad et Documents partagés
- Framapad
- Office 365 ou G Suite (ou iCloud)
- GED: Camscanner, Evernote
- …
Gérer des liste d’actions/projets
- Wrike, Any.do
- Todoist
- …
Kanban (gérer des tâches)
- Trello
- Planner (Microsoft)
- Framaboard, Kanboard
- …
Automatiser des tâches (iPaaS)
- Mailchimp automation
- Zapier, Workato, IFTTT…
- …
Agendas collectifs
- Google calendar, icloud, Outlook
- Framagenda, Teamup.com (ch), …
- Prise de RdV: Calendly, Callme, …
- …
Les espaces spécialisés (SaaS)
- nonprofit: HelloAsso.fr
- nonprofit/activisme: Actionnetwork.org
- Freelance: (Freshbook, Ezycount)
- Coworking: Cobot
- Events: Eventbrite, Lanyrd, Meetup.com, (Facebook), Umoov.org, Possibl.ch
- Crowdfunding: HerosLocaux.ch (Raiffeisen)
- …
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