MS-Project, module 5

Les Ressources

Pascal Kotté
Mar 4, 2019 · 6 min read

Auteur: Pascal Kotté (http://Pascal.KOTTE.net)

Table des matières

Module 5. Les ressources

  • 3 types
  • Table des ressources (fichier séparé)
  • Ressources connectées PWA
  • Assignations
  • Résolutions

Exercices et fichiers supports: Github

Trois types de ressources :

  • Travail (Que ce soit par des personnes, ou des machines/équipements, ou les deux)
  • Consommable (Elles n’ont pas de calendrier, et pas de taux horaire, des limites quantitatives peut-être?)
  • Coût (aucun impact sur le déroulement du projet, sauf son prix)

Fichier séparé pour les ressources (TK?)

  • Le fichier pool est un fichier MS-Project, sans aucune tâche.
  • Dans un univers “connecté” à l’entreprise (PWA) ce fichier devrait être connecté: Il est nécessaire de l’extraire, de le modifier (exemple option € en CHF) puis de le “charger” dans le serveur PWA.
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On peut créer les 3 type de ressources, notez l’option ‘budget’ qui désactive
  • L’édition des ressources in situ dans le serveur entreprise PWA est très différent de charger depuis un annuaire dans un fichier ressource “perso”.
  • Il faut assigner des ressources “entreprises” partagées, sur le projet !
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On peut récupérer des ressources issues du serveur PWA et les ajouter sur notre table de ressources
  • On peut importer les disponibilités (entre 2 dates)
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Affectation des ressources en multiples projets

  • Préparer des ressources configurées à 50%
  • Soit on réparti avec un % par projet dans des tables ressources locales
  • Soit on utilise un PWA ou Project server (ou Office 365)
  • Pour les équipements: Une dispo à 300% indique 3 équipements à disposition. (TK sous réserves avec 2019…)

Calendrier de ressource ‘Travail’

  • Pour les ressources ‘travail’, on peut assigner un calendrier spécifique (des congés par exemple, ou bien des plages déjà réservées)
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ATTENTION: Pour assigner un calendrier commun à multiples ressources, il faut le créer.
  • On peut assigner un calendrier à multiples ressource ‘travail’
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Assignation et pilotage des tâches, ou pas, par l’effort !

  • Les tâches automatiques peuvent être pilotées par l’effort, mais pas les ‘Manuelles’
  • Ajouter une colonne, pour faire apparaître l’option de pilotage par l’effort
  • Assigner les premières tâches aux ressources, en incluant une ressource à 50% sur une tâche manuellement définie.
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Le petit personnage ROUGE, mentionne un problème de ressource sur-utilisée.
  • Lancer ‘Inspecter’ (depuis le bandeau, pas disponible en clic droit), il va proposer de basculer la tâche en ‘Automatique’. Il faudra toutefois activer le mode piloter par l’effort.
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clic-droit ‘informations…’ ¦ Avancées ¦ 2 clics sur ‘pilotée par l’effort’
  • Niveler la première tâche uniquement.
  • Assigner 1 ressource (50%) sur les autres tâches, activer ‘niveler tout’ (bandeau: Ressource)
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C’est noël !
  • En assignant multiples ressources, on peut tenir les délais, mais pas pour les tâches situées en parallèle (temporellement)
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Mieux, mais pas assez: Message inspecteur “Tâche 5, ressource surutilisée, A05”
  • Notez: que le tableau d’affectation de ressources, est d’exécution immédiate.
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Les affectations peuvent se faire sur une sélection de plusieurs tâches, et en naviguant entre les tâches tout en conservant et validant les ressources. On peut utiliser 1 ou 100%, ou 0.5 ou 50%, etc…
  • Le nivellement peut de faire sur ‘ordre’ (défaut) ou auto.
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Essayer d’utiliser des ressources de façon optimale, en réduisant les fragmentations, et exploitant les compétences, au mieux; N’est pas encore possible sans une personne gestionnaire de projet qui connaît bien les personnes ressources.

Et il ne vaut généralement mieux ne pas trop s’en remettre aux algorithmes de Project.

A noter: 100% semble nécessaire et 1 ou 0.5 non supporté, pour assigner une ressource.

  • Chaque nouvelle demande de nivellement, annule la précédente et remet la tâche sans.

Affinage du travail et durée fixes

Les opérations avec des % affectés et des nivellement automatiques, donnent l’impression de ne plus contrôler nos tâches. Il est possible de bien fixer les volumes, les délais et s’assurer que cela “va jouer”.

  • Activer le mode Gantt, et afficher la fiche (le formulaire tâche)

Passer en revue, les tâches, et changer le type de tâche à durée fixe, sur une tâche pilotée par l’effort, et la niveler.

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Le message (bas droite) averti que la durée est prolongée pour supporter le coût fixe (en travail) dans le taux d’utilisation actuelle de la ressource.

Maitriser les corrections, automatiques ou sur demande !

Project utilise une formule de planification qui met en relation les trois valeurs de travail, durée et les unités d’affectation:

  • Travail = Durée x Unités

La définition du type d’une tâche permet d’utiliser l’une des valeurs suivantes: «corriger» (ou la modifier). Cette option va dire à Project de ne pas modifier celle de ce type quand les deux autres valeurs changent. Cela s’applique aux tâches planifiées automatiquement et manuellement.

Il va être plus pratique d’utiliser un mode d’affichage approprié pour explorer et vérifier les tâches : Utilisation des Tâches en haut, Formulaire tâche en bas.

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Dans cet exemple, nous avons corrigé le premier meeting pour être à durée fixe. On voit le résultat sur le 2nd meeting !
  • Durée fixe: Exemple un meeting, séchage d’une peinture. Quand on ajoute des personnes à un meeting, cela ne va pas réduire sa durée pour autant !

Ce n’est pas avec 9 mamans,

que tu pourras faire un bébé en 1 mois !

  • Travail fixe: S’il faut 30h pour peindre cette pièce, cela prendra 30 heures de travail. Avec 2 peintres, deux fois plus vite toutefois, normalement… A noter qu’une tâche à travail fixe est by design “pilotée par l’effort”.
  • Unité (capacité) fixe: Attention, disponible pour travailler seulement à 50% ne veut pas dire que partirai au milieu de la séance de 2h, pour laisser les autres continuer, surtout si c’est moi le chef de projet pour ce Kickoff. Pour cette séance il va bien falloir me mettre à 100%… Cette option semble privilégiée par défaut, et c’est la pire…

Petites astuces de nettoyages…

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Parfois Project il veut bien, parfois il veut pas que tu supprimes une ressource… Tu as vu, avec la roulette souris, cela roule !
  • Tu mets à 0, tu sauvegardes, [OK], tu sélectionnes, et tu fais [Delete], n’oublies pas de refaire [OK] pour valider, quand même…

Des fois, cela tombe en marche !

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La vue utilisation des ressources, pour résoudre les surcharges sur 1 personne. Bon en l’occurrence, petits dépassements de son 50%, cela va pas le tuer !
  • On en profite pour regarder les histoires de profils:
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Pas usité tous les jours je dois dire…

Le planificateur d’équipe (pas en v2013)

Permet de voir plus facilement la répartition des équipes dans les tâches…

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Et ici, on voit que A04, il croule pas !

Plan de charge des ressources

  • Ajouter une colonne, et y placer le volume de travail “restant”
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Ben c’est confirmé, on a invité A04 au kickoff, mais il bossera rien sur le projet. Bon, s’il est là en backup, c’est bien, on le garde !

On va autoriser les heures supplémentaires:

  • Tu fais un clic-droit sur le ‘Formulaire tâche’ et sélectionnes ‘Travail’
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Et on lui ajouter des heures sup. !

Suivant: module 6, Les tables

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