A3 Partager sous OneDrive, Teams, OneNote

Partager et gérer les ayant-droits sous Microsoft 365, Microsoft Education

Pascal Kotté
Mar 16 · 11 min read

Il est important de conserver le contrôle de ses données, et de qui peut y accéder, en plus de savoir retrouver celles que l’on vous a partagé.

Il est déjà évoqué les échanges de fichiers dans le cadre des communications avec Teams, dans le module de base 7: Qu’il est préférable de voir avant!

Quels sont mes espaces de stockage de données?

Microsoft 365, avec Teams et toutes les applications, va mettre de nombreux espaces où on va retrouver des données…

Exercice👨‍🎓💻🖱: Explorer vos espaces au fur et à mesure qu’ils vous sont présentés, et commencer à y poser des fichiers (utiles ou de test).

Via Teams, dans mon Domaine primaire (tenant)

A ne pas confondre avec le profil du navigateur, si je suis en client web
Il est possible d'être invité dans le 'domaine' d'un autre abonné Microsoft 365, pour aller dans son propre 'tenant' (espace loué). On peut alors basculer d'un espace à un autre, via le menu en haut à droite, juste à gauche de mon icône de profil dans Teams. 
Si vous n'avez pas ce menu, tant mieux, cela de moins à gérer...

L’application Teams “Fichiers” (Dans la barre de gauche des applications).

  • Récent” permet de prendre les derniers déjà ouverts, depuis toutes localisations (du moins, dans Teams…).

On peut observer des fichiers issus de son propre OneDrive, partagé du OneDrive d’une autre personne, ou des fichiers associés à une équipe.

  • Mais un clic sur le menu [] va faire apparaître les 4 autres options: Le Télécharger (en faire une copie locale), l’ouvrir dans l’application de bureau, dans une nouvelle page web, ou demander l’URL (Obtenir le lien) pour le copier dans un email, une conversation, ou un document par exemple.
L'option "Télécharger" n'est pas disponible pour un document OneNote, qui n'a pas vocation à être dupliqué. A noter que les autres documents non plus, n'ont pas vocation à être dupliqués. Une bonne organisation est de s'assurer de travailler sur une seule version, la bonne, au bon endroit et de conserver des archives de sauvegardes le cas échéant. (Et l'agent OneDrive duplique déjà).

Obtenir le lien” a déjà été vu dans le module 7 pour un document issu d’une équipe, et avec une double proposition, soit un lien vers Teams, soit un lien vers SharePoint. Mais parfois, ce sera un lien alternatif vers OneDrive à la place de SharePoint qui sera proposé.

  • Dans l’application Teams “Fichiers”, je sélectionne “Microsoft Teams
  • Rechercher, et constater que vous avez accès à un annuaire de plusieurs milliers de personnes (seconde section, ou onglet “Personnes”)
  • Bouton “Fichiers”, et clic sur “OneDrive” pour accéder à ses fichiers.

Etape suivante, on bascule de Teams vers OneDrive

Accès à mes données via OneDrive

  • Ouvrir dans OneDrive
  • Clic [➕ Nouveau 🔽] permet de créer un des documents d’Office 365, de Forms, et de créer des “Liens” (Favoris Internet), ou un Dossier (vide).
  • Créer un Nouveau Lien: http://m365.quicklearn.ch, cliquer dessus permet d’ouvrir un nouvel onglet dans le navigateur internet pour cette page web.
[InternetShortcut]
URL=http://m365.quicklearn.ch
  • “⬆ Charger” un petit dossier: Attention! les sous-dossiers sont ajoutés, et la suppression de dossiers dans l’interface OneDrive web n’est possible qu’en supprimant les contenus d’abord. Essayer d’y inclure quelques images (photos).
  • Afficher ce dossier: 1 clic dessus, et modifier l’affichage pour passer en mode Vignettes
  • Remonter à la racine: 1 clic sur “Mes Fichiers >
  • Rechanger l’affichage en mode “Liste compacte
  • On peut désormais faire un clic-droit sur un fichier. Attention de le sélectionner avant: Si je simple-clic sur le nom d’un fichier il va s’ouvrir en mode web sur un nouvel onglet du navigateur.
  • Si on simple-clic à un autre endroit que le nom, cela sélectionne, et on peut afficher les détails en activant le bouton (i) informations, en haut à droite, ou avec le menu clic-droit/Détails
  • Ou encore rester 1 seconde sur 1 fichier (sans cliquer ni bouger) il affiche aussi le résumé de ces détails et historique d’activité.
Sur un document récent, non partagé.
Sur un document déjà partagé.

Observer les autres fonctions à disposition par clic-droit:

  • Ouvrir > Dans l’application, dans le navigateur…
  • Aperçu (souvent, il va juste ouvrir en mode web)
  • Partager (ci-après)
  • Copier le lien (OneDrive uniquement cette fois, et directement)
  • Gérer l’accès: Qui a droit de le voir ou modifier.
  • Télécharger: le moins possible…
  • Supprimer: avec précaution, la poubelle va s’auto-vider tous les 30 à 90 jours selon les comptes.
  • Déplacer: fonctionne aussi avec un cliquer-glisser, y compris pour “charger” (uploader) un dossier ou des fichiers depuis son PC.
  • Copier dans (dupliquer vers)
  • Renommer
  • Historique des versions: Moins requis de faire des versions et des archives.

Exercice👨‍🎓💻🖱: On va partager cet URL: Un simple favori peut devenir une source d’information précieuse que l’on souhaite retrouver et partager…

Partager

  • Via le bouton “Partager” ⤴ ou “Gérer l’accès”, ou clic-droit “Partager
(1mn) Partager avec une ou plusieurs personnes
  • Explorer les options des partages par liens non nominatifs: Tous, veut bien dire sans aucune identification.
  • Gérer l’accès, permet de s’assurer que les personnes autorisées au contenu sont clairement identifiée.
(2mn) pour contrôler les accès à un fichier, et supprimer un lien “accessible en mode anynome”

Quand des documents sont échangés dans Teams, Conversation ou autres, les partages d’accès sont automatiquement créés, et c’est une bonne idée de les vérifier.

Les liens des personnes ayant déjà accès servent à faciliter l'accès au document dans un message, sans requérir au destinataire de devoir le chercher (comme un favori un simple favori). Quant au lien pour des personnes spécifiques, il permet de prolonger des accès reçus soi-même, mais pas de les étendre... On peut faire une demande d'ajout, d'une personne tiers, au propriétaire pour réclamer l'accès.

Partage de fichiers, de dossiers et d’éléments de liste — Support Office (microsoft.com)

OneDrive / Partagés

Le contenu des documents et dossiers partagés nominativement, même sans avoir été notifiés par un email (optionnel), est accessible dans l’espage “OneDrive / Partagés

  • La fonction “Supprimer de la liste partagée” enlève le fichier de l’affichage, mais aucunement les droits d’y accéder. (Je ne peux pas m’enlever des droits octroyés par un tiers, gênant?)

Chercher des fichiers

C’est ici que l’on peut “trouver” des fichiers, dans OneDrive…

Mais c’est ici qu’il faut venir pour trouver tout court: https://www.office.com/search/files?auth=2&q=PaKo

Le menu “SharePoint” a été volontairement été supprimé du menu des applications à disposition de Microsoft 365. C’est un niveau de complexité supplémentaire à éviter au mieux possible.

Mais depuis Teams, un lien dans une recherche, un lien dans le titre d’un document partagé en “bibliothèque SharePoint”, je vais tomber sur ce type de fenêtre.

Alors il faut en parler, un peu…

SharePoint

Ajouter un raccourci dans Mes Fichiers

Dès que je suis dans un espace Fichiers géré sous Teams, il me propose d’ouvrir une page SharePoint, et on me propose alors de “Ajouter un raccourci à Mes fichiers”. Si le contenu m’importe, c’est une bonne idée de le faire.

(3mn40) comment récupérer un lien vers ses bibliothèques principales directement depuis “Mes Fichiers” de OneDrive

Exercice👨‍🎓💻🖱: On va ajouter un raccourci dans son OneDrive vers le dossier “support de cours” du canal Général de la classe (équipe) de test.

  • Ouvrir Teams (Bureau ou Web)
  • Ouvrir le canal “Général” de sa classe de test.
  • Ouvrir la section/onglet “Fichiers
  • Descendre dans le dossier “Supports de cours
  • Descendre dans le dossier “Mon-prénom mon-nom” (ou le créer si inexistant)
  • Dans le menu [...] si besoin: “Ouvrir dans SharePoint
  • Dans le menu […] aussi: “Ajouter un raccourci à OneDrive
  • J’ouvre “OneDrive”, “Mes Fichiers
  • J’ouvre “OneDrive” sur mon ordinateur, et le dossier déjà synchronisé (sinon, mieux de le mettre en place, cf. Module 7, Annexe)
  • Je fais un clic-droit sur ce dossier “Prénom Nom
  • J’active l’option “Toujours conserver sur cet appareil
  • Y ajouter ou modifier un fichier, et constater son apparition dans Teams.

Partager un document directement

OneNote

Excepté pour le Bloc-notes de la classe, (cf. module A1), un Bloc OneNote est partagé au niveau du bloc, même si je peux générer des liens vers des pages, ou des sections, pour les partager.

Les fonctionnalités de partage vont ouvrir les mêmes règles et interface que celles décrites pour OneDrive précédemment.

Office

Les applications office peuvent être connectées à différentes ressources, via multiples compte, mais il est nécessaire d’être sur le bon compte pour pouvoir modifier les droits de partages.

Annexes (utiles?)

Exécuter un rapport de partage OneDrive (2021–05–04)

  1. Dans le lanceur d’applications Microsoft 365, sélectionnez la vignette OneDrive. …
  2. Dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres OneDrive. …
  3. Cliquez sur Autres paramètres, puis sur Exécuter le rapport de partage. …
  4. Choisissez un emplacement pour enregistrer le rapport, puis cliquez sur Enregistrer.

Le résultat va venir dans “Mes fichiers > rapports de partages

Exercices complémentaires

Configurer en binôme un partage croisé:

  • Un document PDF dans mes fichiers OneDrive
  • Un document Word en mode lecture
  • Un document Word en mode modifiable
  • Un dossier OneDrive modifiable par mon collègue
  • Un document Excel, éditable par tout le monde sans identification
  • Un dossier, pour autoriser la dépose et modifications de fichiers, sans s’identifier.
  • Un document joint dans une conversation (éditable)
  • Un document joint dans un canal normal (éditable) ou l’autre est présent.
  • Un dossier mis dans un canal privé (ou l’autre n’est pas)
  • Bloc-Notes de la classe: A quel endroit (Goupe de Sections) je mets mes pages OneNote pour permettre l’édition par mon collègue ?
  • Un Bloc-notes créé spécifiquement, je le pose où.
  • Un form pour être éditable et consulter les réponses, je le mets où.
  • Un form uniquement pour répondre aux questions, sans accès aux réponses, ni pouvoir le modifier, excepté par mes collègues: je le pose où.

Autres cas à proposer?

Photo by Markus Winkler on Unsplash

Ces supports sont en accès libre pour de l’auto-formation, mais ne se sont pas construits par magie: Merci de subventionner ce type de support ouverts en Open source par une contribution libre et volontaire: http://IBAN.KOTTE.net ou Twint, +41793092886, je reste à disposition pour du coaching ou organiser des formations et ateliers: http://call.kotte.net — En savoir plus sur moi PaKo

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Pascal Kotté

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Réducteur de fractures numériques, éthicien digital, Suisse romande.

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