Health Check: A ferramenta para acompanhar a harmonia do seu time
Identifique possíveis problemas impactando seus colegas e acompanhe se as iniciativas tomadas estão sendo efetivas
Na última semana, postamos esta foto no nosso Instagram na qual mostramos a dinâmica de Health Check adaptada para ser feita no nosso novo modelo de trabalho remoto desde que fomos afetados pela Pandemia. Já que algumas pessoas nos perguntaram sobre como funciona esse ritual, viemos compartilhar com vocês como usamos ele para calibrar a harmonia dos integrantes do nosso time de design.
Felicidade e motivação: sentimos satisfação com o que estamos fazendo?
Trabalhar em time requer acompanhamentos e ajustes constantes, e criar um espaço em que as pessoas se sintam confortáveis em dividir suas experiências não surge da noite para o dia. É preciso muita conversa e troca. Times felizes e motivados são mais eficientes quando há segurança psicológica entre os integrantes. E é aí que entra o Health Check.
Na equipe de design no QuintoAndar, ele é um dos principais recursos utilizados para cuidar das nossas relações como time. Nosso objetivo ao adaptar a dinâmica criada pelo Spotify foi criar um espaço seguro de conversa para desenvolver a confiança entre as pessoas e facilitar (ou promover) trocas e aprendizados sobre nossas entregas e colaboração.
Health Check, da engenharia sueca para designers brazucas
O modelo original, criado para times interdisciplinares, usa um deque com 10 cartas físicas em que cada uma possui um indicador referente à “saúde” das pessoas da equipe. O time se encontra, lê os indicadores e, a partir disso, cada participante vota e revela sua opinião.
Existem apenas três opções de voto, representadas pelas cores de um semáforo: verde significa que o indicador está bom, amarelo, médio e vermelho, ruim. Para facilitar a votação, na própria carta há uma descrição de como você se sentiria no verde e no vermelho. Após a votação, as pessoas compartilham os motivos do voto, caso se sintam à vontade de falar.
Como fazemos por aqui
- Agenda
No nosso cenário, é a pessoa que lidera cada tribo de design que marca um Health Check com sua equipe de pelo menos uma hora de duração e com recorrência mensal. É muito importante que essa dinâmica seja feita frente a frente e não através de um formulário enviado por e-mail, pois o compartilhamento após a votação estimula uma troca que pode gerar insights valiosos de como mudar o que não está funcionando. - Material
Antes, usávamos cartas, mas decidimos mudar para uma planilha já que facilita a organização das informações do time todo. Nela, colocamos o nome de todas as pessoas da equipe, inclusive da liderança, e uma lista com os indicadores adaptados para o nosso contexto de design — vamos falar deles já já. - Votação
Todas as pessoas abrem a planilha em seus respectivos notebooks, e assim como no modelo original, após a leitura de cada indicador e — se necessário — alinhamento do que ele representa, votamos ao mesmo tempo. Na sequência, abrimos o espaço de fala. Esse é um momento de vulnerabilidade e é importante que todo mundo se sinta à vontade para expressar seus sentimentos abertamente. - Pontos de ação
Após a votação, procuramos pontos de ação no quadro geral para melhorar as questões negativas levantadas durante a dinâmica. Também elegemos uma pessoa para ficar responsável por fazer o combinado acontecer.
Os indicadores de Saúde
Os indicadores usados pelo modelo original são bastante abrangentes. Nós decidimos ajustá-los para nosso contexto, e a cada encontro avaliamos se eles precisam de novos ajustes para que continuem fazendo sentido para o time de design. Temos uma outra lista de indicadores para o Health Check realizado entre as pessoas da gestão, por exemplo.
Recomendamos que se você for usar o Health Check no seu time, faça o mesmo exercício: avalie com o grupo quais são os indicadores que mais fazem sentido para vocês e os revise em conjunto sempre. Essa também é uma forma de fazer a troca acontecer e criar confiança através da colaboração do time.
Os nossos indicadores são os seguintes:
- Missão: Sinto que meu trabalho é importante para a empresa
- Valor final: Sinto orgulho daquilo que entrego
- Processo: Sigo um processo que funciona no meu contexto
- Equipe: Colaboro ativamente com designers de outros squads
- Produtividade: Sinto que tiro bom proveito das horas de trabalho e consigo focar no que é prioridade
- Aprendizado: Estou aprendendo coisas novas regularmente
- Ambiente: Gosto de vir trabalhar e o tempo que passo aqui é agradável
- Senso de dono/a: Me sinto igualmente responsável pelas decisões dentro do meu time
- Cadência: Sinto que tenho um ritmo saudável de entregas
- Segurança emocional: Me sinto segura/o ao propor mudanças e dar feedback
Boas práticas ou aprendizados de quem já aplica o Health Check
Aqui reunimos algumas dicas que aprendemos com o tempo:
Tenha alguém mediando: Esta pessoa conduzirá o grupo, e vai auxiliar a manter o foco e a discussão produtiva e garantir que as pautas sejam cobertas, realizando a transição entre cada indicador. Normalmente quem faz esse papel é quem lidera a tribo, por aqui. Ela é o responsável pela dinâmica e acaba por endereçar os principais pontos de dor levantados pelo time.
Relembre os indicadores: É legal que quem for mediar faça a apresentação de cada parâmetro todas as vezes em que rodar o Health Check. Nossa memória pode falhar, o time pode ter pessoas novas ou aqueles parâmetros podem não fazer mais sentido.
Não questione ou tente influenciar a nota das pessoas: Lembre-se que as notas retratam o sentimento delas, e não o seu. É uma conversa sobre percepções mesmo, onde ninguém está caçando a verdade ou fatos.
Não faça piadas sobre as notas: por exemplo, “só você votou pra baixo, hein? Haha”. Isso pode constranger, influenciar as próximas votações e colocar o espaço de segurança entre vocês em risco.
Faça anotações ao final da dinâmica: registre os pontos de ação para perseguir a resolução dos problemas e manter aquilo que já está funcionando bem.
A adaptação para o contexto de trabalho remoto
Como já fazíamos o Health Check com a planilha, a migração para o contexto remoto não afetou tanto o formato da votação, mas vamos colocar aqui algumas dicas importantes que fazem toda a diferença:
Foco na dinâmica: O contexto online facilita a multitarefa, mas dar atenção a outras atividades no momento da dinâmica interfere na troca com as pessoas do time. Por isso, reserve esse horário e se entregue 100%.
Mantenha a câmera ligada: É muito mais rico para criar empatia e entender o contexto de cada pessoa, além de dar aquele aconchego em rever a carinha de todo mundo.
Dê feedback sonoro: Nem todas as pessoas têm dois monitores em casa, por isso é importante interagir com feedback sonoro. Principalmente porque quem está mediando costuma compartilhar a própria tela para mostrar a planilha e assim deixa de ver o rosto das outras pessoas.
Uma pessoa por vez: Assim como no dia-a-dia, é necessário respeitar o espaço de cada um e esperar sua vez para falar. Usar os comentários das plataformas de vídeo pode ser uma ótima opção caso queira pontuar algo sem interromper.
Não se preocupe se a internet cair: O mais importante é não deixar de compartilhar como está a sua saúde dentro do time. Se a internet não estiver colaborando, você pode fazer sua votação na planilha depois e endereçar seus pontos por Slack com o seu time ou diretamente com quem lidera. Uma outra opção que testamos por aqui para não perder a dinâmica foi entrar na reunião pelo celular e pedir para alguém votar por você.
Muito mais que métricas, a troca é o mais importante
Acreditamos que esse momento de pausa para fazer um balanço do mês tem ajudado muito nossos times a entender como podemos sempre buscar melhorias, além de criar uma integração e parceria entre todo mundo.
Vale lembrar que não é só implementar um ritual e achar que o trabalho está pronto. O Health Check é um dos recursos para a criação e cultivo de uma cultura de trabalho colaborativo, mas não é ele sozinho que garante isso. Sua recorrência é importante para, além da evolução do estado dos indicadores, validar o que foi possível ser realizado do plano de ação que foi combinado entre vocês.
📥 E sim, você ganhou o template super bacana que usamos. É só acessar esse link. Agora ficou fácil, hein?
Esse artigo é resultado da colaboração com essa turma incrível: Letícia Pires, Tamires Trindade, Bia Figueiredo e Lívia Amorim
