Warum Remote Work sich manchmal näher anfühlt als im selben Büro zu sitzen

Kommunikation über drei Standorte, verschiedene Sprachen und Zeitzonen: Worauf wir achten und welche Tools wir nutzen.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter und auch der Erfolg von Projekten (und somit des Unternehmens) hängt unmittelbar von der internen Kommunikation im Unternehmen ab. Eine gute und effiziente interne Kommunikation erfordert Teamarbeit — jeder einzelne ist gefordert und muss sich kommunikativ einbringen. Verfügt man über ein kleines bis mittelgroßes Team an Mitarbeitern, die alle am gleichen Ort bzw. im gleichen Büro sitzen, so mag das noch recht einfach sein. Man kann von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen, ist einfach näher zusammen und „spürt“ Kommunikationsschwierigkeiten direkter.

Ist das Team allerdings auf verschiedene Standorte verteilt, so bedeutet eine gute Kommunikation harte Teamarbeit. In unserem speziellen Fall sind es nicht nur unterschiedliche Standorte, sondern auch Sprachen und Zeitzonen, die das Team „trennen“.

Eine gute und effiziente interne Kommunikation erfordert Teamarbeit — jeder einzelne ist gefordert und muss sich kommunikativ einbringen.

Auch Untersuchungen aus der Kommunikationstheorie zeigen, dass das Kommunikationsaufkommen abnimmt, je weiter Teammitglieder voneinander entfernt sind — das müssen nicht mal unterschiedliche Länder sein, es reicht schon auf getrennten Stockwerken zu sitzen.

Quelle: Allen, Thomas J. (1984), Managing the Flow of Technology

Wie es trotzdem funktionieren kann — und wieso sich „Remote Work“ für uns sogar manchmal näher anfühlt, als im selben Büro zu sitzen, zeigen wir in 4 kurzen Minuten Lesedauer!

Worauf wir achten

Remote work steht und fällt mit den “richtigen” Mitarbeitern. Wir sind auf Mitarbeiter angewiesen, die auch wirklich in der Lage sind remote zu arbeiten und auf die Annehmlichkeiten eines gemeinsamen Büros zu verzichten. 
Remote Work heißt nicht, dass man den ganzen Tag machen kann, was man will. Es heißt Mitarbeiter müssen eine Erreichbarkeit und Verlässlichkeit zeigen, die dafür sorgen, dass Remote Work für das gesamte Team funktioniert.

Darüber hinaus heißt es auch, dass eben nicht immer ein Chef daneben steht und einem sagt, was man tun soll. Ein Team, das über mehrere Standorte und Zeitzonen hinweg arbeiten will, muss zwangsweise über eine vergleichsweise hohe Eigenmotivation und -verantwortung verfügen. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wann er was tun sollte — und dies aus eigenem Antrieb tun können.

Die mobile Arbeitsweise verlangt Mitarbeitern also einiges ab — gibt ihnen aber auch viele Vorteile zurück:

Remote Work macht Mitarbeiter produktiver und vor allem zufriedener, da sie in der Lage sind, Ihre Arbeitszeit auf die für sie effektivste Weise einzusetzen während gleichzeitig die Balance zwischen Arbeit und Privatleben gehalten wird.

Für den Arbeitgeber wiederum bedeutet diese Flexibilität ganz klar: Vertrauen ist alles. Und ein Teil der Kontrolle muss abgegeben werden.

Wenn es, wie in unserem Fall, nicht nur verschiedene Standorte sondern auch Länder — und damit Sprachen — sind die die einzelnen Mitarbeiter “trennen”, ist es natürlich auch wichtig die entsprechende Unternehmenssprache als fachliche Qualifikation mitzubringen. Wir kommunizieren im Team auf Englisch, da diese Sprache jeder Mitarbeiter beherrscht. 
Bei Remote Work geht es aber nicht nur um die Sprache sondern viel mehr um die Art der Kommunikation, die darüber entscheiden kann, ob es funktioniert oder nicht. Wir setzen auf “direkte” Kommunikation — das mag nun in diesem Zusammenhang erst mal komisch klingen aber damit gemeint ist, dass wir bewusst darauf verzichten, intern unzählige E-Mails hin und her zu schicken (wie es in vielen Büros so häufig der Fall ist). Stattdessen gilt: einfach anrufen bzw. einen Video-Call machen. Und das Anliegen ist meist innerhalb weniger Minuten geklärt.

Welche Tools wir nutzen

Nun könnte man meinen, dass viele Tools notwendig sind, um die physische Entfernung zu überbrücken. Wenn aber oben genannte Voraussetzungen erfüllt sind, kann man sich ersparen ein riesiges Netz an Instrumenten aufzubauen. In unserem Fall reichen diese 5:

  1. Tool zur Projektabwicklung. 
    Zur erfolgreichen Abwicklung von Projekten ist das — unabhängig von Remote oder nicht — unabdingbar. Vor allem in der Software-Entwicklung müssen Projektfortschritte und -ergebnisse klar dokumentiert werden. Hierbei können Tools wie das Kanban Board integriert in Anwendungen wie JIRA oder Gitlab dienen.
  2. Dokumentation.
    Alles, was kein einem Projekt zugeordnetes To-Do ist sondern beispielsweise Projekt- und Kundenübergreifende Dokumentation oder Unternehmensweite Änderungen, benötigen ebenfalls einen Ort, an dem sie für alle zugänglich und für die Zukunft nachvollziehbar dokumentiert sind. Hierzu eignet sich aus unserer Sicht optimal ein Forum oder eine Wissensplattform.
  3. Chat.
    Was flöten geht, wenn man nicht in einem Büro sitzt, ist auf jeden Fall der kleine Plausch bei der Kaffeemaschine oder beim Mittagsessen. Das sind Kleinigkeiten, “Wohlfühlmomente”. Genau die machen es den Mitarbeitern im Unternehmen angenehm. Sie bieten die Möglichkeit sich auch privat auszutauschen und eine Beziehung zu Kollegen und Kolleginnen aufzubauen. Auch wenn Ihre Mitarbeiter nicht an einem Ort sind sollten Sie diese Möglichkeiten bieten — zum Beispiel durch ein Chat-Tool, dass es erlaubt auch mal abseits eines Projektes miteinander zu kommunizieren.
  4. Fixe (Video-)Calls.
    Verschiedene Orte, unterschiedliche Zeiten. Wie kommt man da zusammen? Am besten, über fixe Calls an denen jeder Mitarbeiter teilnehmen muss. Die können sowohl projektbezogen als auch als Socializing-Möglichkeit eingerichtet werden. In unserem Fall heißt das: Jeden Montagmorgen gibt es einen Projektcall, in welchem wir aktuelle Projektstände und Zuständigkeiten besprechen, sodass allen für die bevorstehende Woche klar ist was zu tun ist. Am Freitagmorgen gibt es dann einen Video-Call der wiederum zum Socializen da ist. Hier wird nur gequatscht und gefrühstückt — um auch einfach mal so zusammen zu sein.
  5. Get together.
    “Zusammen sein” sollte natürlich nicht nur virtuell stattfinden. Aus diesem Grund treffen wir uns mindestens einmal im Jahr alle zusammen an einem unserer Standorte. Ob zur Jahresplanung oder zum Sommerfest, Hauptsache wir verbringen mindestens einen Tag alle zusammen und können uns von Angesicht zu Angesicht austauschen. Denn das fehlt einem dann ja doch manchmal. :-)

Fazit

Wir sind der Meinung, Remote Work kann funktionieren. Und fühlt sich manchmal sogar näher an, als im selben Büro zu sitzen und sich dennoch nur über E-Mail zu unterhalten.
Scheuen Sie sich nicht davor, flexible Regelungen zu unterstützen oder Mitarbeiter einzustellen, die von einem anderen Standort aus arbeiten müssen. Sie müssen Ihren Mitarbeitern vertrauen, die Verantwortung für ihr Arbeitsmanagement selbst übernehmen zu können. Und wenn Sie dieses Vertrauen nicht haben — sind es dann die richtigen Mitarbeiter?


Ramona Peters ist Projektmanagerin bei rabbit mobile, einer Agentur für die Entwicklung digitaler Businessanwendungen mit Mobile-First-Ansatz.
rabbit mobile unterstützt seine Kunden von konzeptionell-strategischen Vorüberlegungen bis hin zur Realisierung und Pflege laufender Anwendungen, sowie deren Integration in eine bestehende Systemlandschaft.

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