Co zrobić, kiedy mieszkasz gdzieś, gdzie nic się nie dzieje? Organizowanie eventów w pigułce
W zeszłym roku współorganizowałam dwa spore kosmiczne eventy w Szczecinie — hackathon NASA Space Apps Challenge i We Need More Space in Szczecin. Rok 2020 zaczęłam kolejnym projektem, We Need More Space in Szczecin #2, który okazał się następnym wielkim sukcesem!
Dzięki tym doświadczeniom czuję się kompetentna, żeby napisać mały poradnik. Główną ideą jest to, że każdy narzekający na to, że nic się nie dzieje w jego mieście z odrobiną chęci może to zmienić, organizując wydarzenie swoich marzeń. Biorę pełną odpowiedzialność za te słowa!
Najłatwiej jest zacząć ze sprawdzoną formułą
Marka, która mogła obić się już o uszy potencjalnej publiczności Twojego wydarzenia może być dużym ułatwieniem. Kiedy już po hackathonie SpaceApps jeden z zespołów który dostał się do następnego etapu zaczął się promować w mediach, wszyscy chcieli pisać o szczecińskich studentach w finale konkursu NASA (mimo, że nie był to stricte finał, jedynie drugi etap), z kolei spotkania i inne aktywności (np. wystawy) We Need More Space odbywały się już w innych miastach, przez co potencjalni prelegenci podchodzili do rozmów poważniej, wiedzieli już mniej więcej co i jak.
Dodatkowym atutem realizowania nie-swojej formuły wydarzenia są ludzie, którzy za tą formułą stoją. Radek Grabarek z We Need More Space pomagał naszej szczecińskiej ekipie na każdym kroku — od rozpisania w Trello niezbędnych tasków, przez motywowanie do pisania do absolutnie wszystkich, żeby nasz event udostępniali, do przyjechania do Szczecina i osobistego nadzoru nad tym, czy wszystko idzie ok.
Przed wyruszeniem w drogę należy zebrać drużynę
Nie ważne, czy zdecydujesz się na autorskie wydarzenie, czy “franczyzę” formuły, którą wymyślił ktoś inny, potrzebujesz ludzi do pomocy! Odezwij się przede wszystkim do dwóch typów — ludzi, którzy już coś podobnego organizowali (nawet z innej dziedziny, np. warsztaty kulinarne; a jeśli rzeczywiście tam gdzie mieszkasz totalnie nic się nie dzieje — spróbuj online! Możesz nawet napisać do mnie przez facebooka KommonKosmos) i ludzi, którzy mają podobną zajawkę i też chcieliby, żeby coś się na ten temat lokalnie działo. Nie myl tej drugiej grupy z ludźmi podobnymi do Ciebie! Im więcej różnych typów osób tym więcej pomysłów, więcej kontaktów, a mam też takie wrażenie że z podobnymi osobami najłatwiej się pokłócić.
Mam często problem z poczuciem, że sama wszystko zrobiłabym najlepiej i jak dopuszczę do tego innych to wszystko popsują. Ale wiecie co bardziej psuje event? Niedotrzymywanie terminów, robienie wszystkiego na ostatnią chwilę i ogromny stres z tym związany.
Zaufanie do członków zespołu to ciężka rzecz do wypracowania, dlatego już od początku musisz założyć, że bardzo potrzebujesz ich pomocy. Dodatkowo będzie o wiele milej, jeśli każdy będzie miał okazję się wykazać, nie tylko odwalać brudną robotę.
Podejście zadaniowe
Dokładne rozpisanie zadań wraz z terminami i osobami odpowiedzialnymi niesamowicie ułatwia organizację!
Spotkania na żywo mają to do siebie, że potrzebujesz fizycznej sali. Zorientuj się, czy jest w okolicy miejsce, które mogłoby zostać udostępnione za darmo — sale w szkołach i na uczelniach, biblioteki, parki naukowo-technologiczne, czy nawet siedziby firm, które mogą zostać partnerem wydarzenia.
Przydadzą się grafiki promujące takie jak cover wydarzenia na Facebooku, plakat — coś estetycznego co przyciągnie uwagę! Jeśli udałoby się załatwić kogoś, kto zrobi fajne zdjęcia to super ekstra!
Ale skąd wziąć prelegentów?
Możliwe, że od razu przyjdzie Ci do głowy mnóstwo ludzi, którzy ciekawie opowiadają i aż prosi się, żeby przedstawić ich szerszej publice. Gorzej, jeżeli nie i porzucisz myśl o organizacji ciekawego wydarzenia w błędnym przeświadczeniu, że nie ma nikogo, kto mógłby zrobić na nim prezentację.
Organizując kosmiczny event fajnie byłoby zaprosić osoby, które siedzą w branży, a najlepiej to samego Elona Muska, ale jeśli nie znasz (ani nikt z ekipy organizacyjnej nie zna) nikogo, kto by znał kogoś, kto może taką osobę na Twój event sprowadzić, to jest jeszcze kilka innych możliwości. Inspiracją niech będzie osoba Stefana Cichowskiego, który w wieku 16 lat zorganizował w Sopocie konferencję My Space Love Story, w której uczestniczyli astronauci z całej Europy.
Możesz pisać do nieznajomych, organizacji, fundacji, stron na Facebooku czy w grupach tematycznych, że chcesz zorganizować wydarzenie, może znają kogoś z okolic. Po moim poście na grupie Programuj, dziewczyno! do mentorowania podczas hackathonu Szczecin Space Apps Challenge zgłosiła się Agnieszka Elwertowska, studentka Automatyki i Robotyki z doświadczeniem w analogowych misjach kosmicznych. Możecie się także jako organizatorzy udać na delegację na jakąś większą konferencje związaną z tematem, zasięgnąć języka, poznać nowych ludzi którzy akurat mogą mieć coś ciekawego do powiedzenia.
Jeśli to się nie uda, albo nie chcesz tego robić (każdy potrzebuje chwili na przełamanie się, ale warto!) to wiedz, że nie tylko praktycy są w cenie! Na pierwszej edycji We Need More Space in Szczecin jednym z prelegentów był Maciej Ardanowski, który na co dzień zajmuje się korepetycjami i coachingiem. Jego zainteresowanie tematem i umiejętności mówcze pozwoliły mu jednak na wygłoszenie świetnej i wciągającej prezentacji o początkach wszechświata. Sami organizatorzy mogą wystąpić i opowiedzieć coś ciekawego — na Szczecin Space Apps Challenge warsztaty dotyczące druku 3D poprowadził jeden z organizatorów i mentorów, Szymon!
Ale w kwestii promocji to już musisz się przełamać do zawracania ludziom głowy!
Promocja to serio kluczowy element. Najfajniej zorganizowany meetup z najlepszymi prelegentami w układzie słonecznym nie wyjdzie, jeśli nikt się o nim nie dowie!
Większość działań promocyjnych wszystkich wydarzeń, jakie współorganizowałam działa się w internecie. Po pierwsze — zapraszanie znajomych, wszystkich którzy tylko mogą być zainteresowani nauczeniem się czegoś nowego. Pisanie o evencie na swoich wszystkich mediach społecznościowych, udostępnianie informacji w grupach, pisanie do dużych fanpage’y z okolicy, czy mogliby udostępnić wydarzenie. My odzywaliśmy się do szczecińskiego oddziału Polskiego Towarzystwa Miłośników Astronomii, ale też Radia Szczecin i innych lokalnych stron nie związanych z kosmosem. Udostępniło nas nawet Centrum Seniora w Szczecinie!
Ciągle szukam pomysłu na promowanie wydarzenia na żywo, w sensie nie w internecie. Niezłym tropem są plakaty!
Ogarnij zapisy i szykuj się na połowę zapisanych
Ostatnia wskazówka — warto nie polegać jedynie na kliknięciach wezmę udział na facebooku, a skorzystać z jakiegoś darmowego systemu zapisów, np. evenea. Zaletą jest zbieranie bazy emailowej — możesz rozesłać potrzebne informacje, przypominacz czy reklamę kolejnego wydarzenia z serii. Jest to też bardziej zobowiązująca forma zapisu na wydarzenie. W dzień eventu stawi się około połowa zapisanych, chociaż przy organizacji hackathonu było to bliżej 80–90%.
To są absolutne podstawy. Jeśli macie jakieś przemyślenia czy pytania, zapraszam do dyskusji!
