Kanban aqui, kanban acolá.
metodologia & card de sinalização.
🔍 O que você vai encontrar nesse artigo?
- Conceito de Kanban e como ele é utilizado.
- Compartilhamento da experiência e insights que surgiram de um Workshop sobre Kanban e metodologias ágeis.
- Benefícios do Kanban.
- Métricas sugeridas para o Kanban.
- Comparação do Kanban x Scrum.
- Referências pra saber mais sobre o assunto
Falar de metodologia ágil está sendo essencial para a sobrevivência das empresas e para acompanhar o ritmo das inovações, mas como podemos organizar agora as demandas e prioridades com times enxutos e habilidades diversas? É por isso que algumas metodologias estão ganhando força e o Kanban é uma delas. Utilizamos bastante na empresa onde trabalho atualmente e recentemente tivemos um workshop para tirar todas as dúvidas do processo. Achei que seria legal compartilhar. Então, vamos começar do básico! (:
🔖 O que é Kanban?
Mas como e onde aplicar o kanban na vida? (:
Em administração da produção, kanban é um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser trocado por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados.
Já quando falamos de desenvolvimento ágil de softwares e serviços, o Kanban é uma estrutura direcionada a pull systems consagrado por David Anderson usada para implementar projetos e feita em tempo real, com transparência de tudo o que está sendo realizado de forma visual e permitindo que toda a equipe veja o status das demandas a qualquer momento. E não precisa usá-lo somente em âmbito profissional, não. O sistema é também uma ótima opção para ajudar na organização pessoal. Vamos começar pelo básico: construir um quadro kanban. Você pode fazer isso com post-its ou com algumas ferramentas digitais disponibilizadas o Trello, Taiga, Planner, Kanboard (…)
Normalmente são 3 colunas exisentes no board de kanban: to do, doing e done — a fazer, fazendo e feito, em português. Aonde eu trabalho, utilizamos mais algumas colunas:
- Demandas: onde colocamos as atividades que precisam ser feitas e começar a analisar.
- Análise: demandas que já foram visualizadas e estão sendo analisadas para poder organizar quem vai executar, o que precisa ser feito e o que mais precisar ser analisado dentro daquela demanda.
- Bloqueado: Algumas tarefas depois de analisadas podem precisar de algo que não temos naquele momento. Ao sinalizar como bloqueada, fica evidente para o time que aquela tarefa precisa de algum recurso para dar vazão a ela e passá-la para a próxima coluna, a de execução.
- Execução: São as demandas já priorizadas e que estão sendo realizadas pela equipe. Também temos uma coluna de bloqueadas para as que estão em execução, no mesmo sentido da coluna de bloqueadas no nível de análise.
- Prontas: São as demandas que já foram entregues pela equipe.
Isso é legal para você ver que o kanban é flexível e você pode (e deve) adaptá-lo para o seu universo.
💞 E quais os benefícios disso?
Saindo do modelo tradicional onde os gestores eram os centralizadores de informação e delegavam tarefas aos seus liderados, o kanban dá a oportunidade de estruturar a equipe de uma nova forma e isso traz alguns benefícios quanto a forma de trabalho e principalmente, quanto a entrega do serviço idealizado.
- Você consegue gerenciar e medir o fluxo das demandas. Quando a equipe pode ver os dados, é mais fácil detectar os gargalos ou falta de recursos no processo podendo removê-los ou ajustá-los no que for preciso. O tempo de início de uma entrega até a sua conclusão também reduz. Ao otimizar o tempo de ciclo, a equipe pode prever com confiança a entrega do trabalho futuro.
- Tudo em tempo real! A ideia de ser visual é para que as pessoas possam movimentar e rapidamente ter noção das demandas que estão sendo realizadas. Mais fácil inclusive de ajudar quem precisa no processo.
- Priorizações mais fáceis. Dependendo da ordem que as demandas se apresentam no kanban, você consegue saber o nível de urgência que aquela demanda precisa ser realizada e essa informação não fica apenas com os gestores, a equipe inteira consegue visualizar as prioridades do projeto tendo noção de que recurso estará alocado para realizá-la.
- O famoso Multitasking não tem vez. O paralelismo mata eficiência e o Kanban mostra que a filosofia do “pegue menos, entregue mais” funciona melhor do que dividir a capacidade dos recursos em várias atividades. Quanto mais itens de trabalho em movimento, em um determinado momento, mais troca de contexto, o que dificulta o caminho para a conclusão. Um dos valores centrais é um foco na melhoria continua da eficiência e eficácia da equipe com cada iteração do trabalho.
💡 É bom lembrar!
Surgem algumas dúvidas pelo caminho e algumas conseguimos mapear no workshop e pode ser a sua também.
Por exemplo, num mundo hipotético (hahaha! 👀) pode surgir uma demanda mega urgente fora do planejamento. O que fazer?
a) joga tudo fora, pra quê kanban nessas horas. Tem que fazer!
b) a demanda urgente entra na fila. Mal chegou e já quer sentar na coluninha de execução.
c) reprioriza todas as demandas.
Nessa situação, o ideal seria repriorizar todas as demandas do board. As anteriores ficariam bloqueadas ou pausadas e a urgente passaria no nível de priorização. Não se deve parar o time inteiro para resolver, somente o necessário para aquela demanda entrar na fila de execução do board. Lembre-se de não fazer o paralelismo nas demandas! Isso reduz a capacidade de entrega do seu time.
E ah! Se bloquear tarefas, não se esqueça de sinalizar no board. A sua equipe precisa entender o que está havendo e porquê aquela demanda/card está sendo despriorizado, certo?
Mas ei, não tem também aquela metodologia que parece o kanban? O scrum?
Algumas pessoas tendem a confundir a forma como o kanban é realizada com uma outra metodologia muito popular também, o Scrum, por também lidar com fluxos de processos. Vi esse gráfico super interessante que pode ajudar a clarear as diferenças e como ambos podem ajudar a otimizar seu projeto.
👉 Por fim, algumas métricas que podemos tirar do Kanban:
- Tempo que a atividade permanece no board
- Número de atividades finalizadas na semana
- Média de tempo de atividades da semana
- Média de tempo de atividades que são iniciadas e finalizadas
- Quantidade de atividades que sofrem bloqueios
- Qual das colunas está gerando maior bloqueio ou gargalo
- Qual o nível de capacidade da minha equipe durante a semana
E por aí, vai! O kanban pode ser uma ótima ferramenta para auxiliar a otimizar sua equipe e os processos dela. Normalmente as empresas esquecem do fundamental na hora de criar os projetos: a capacidade do seu time e o kanban pode ajudar (e MUITO!) em dar essa visibilidade para o seu fluxo de demandas. Algumas ferramentas já possuem a visualização em kanban e podem te ajudar a começar já, vou deixar alguns links de referência. Espero que seu projeto saia do papel ❤
⚡️ Quando o kanban pode ser melhor que o scrum?
Se você curtiu os links, não esqueça de 👏👏👏👏👏👏👏👏👏👏👏👏