6 hacks de performance para times remotos — TDC São Paulo 2019

Na última semana, dia 18/07/2019 tive o prazer de palestrar 2 vezes, na trilha de Management 3.0, sobre algumas dicas para melhoria de performance em times remotos.

TDC São Paulo 2019

Você encontra a apresentação aqui.

Uma coisa que me chamou a atenção, de forma positiva, foi que a maior parte do público trabalhava, ou tinha alguém trabalhando remoto no seus times.

Decidi fazer essa apresentação, pois hoje na área de Produto e Engenharia da Resultados Digitais, temos aproximadamente 50% das pessoas atuando remoto, seja part ou full time. E esse é um modelo que vem crescendo em várias empresas no Brasil.

Mesmo assim, ainda é um tabu para muitas empresas ou colaboradores se, o trabalho remoto realmente funciona, e como funciona.

É claro que ter pessoas remotas no time, traz desafios de comunicação, de gestão de pessoas e etc, mas vejo alguns benefícios para as empresas e para as pessoas que listei abaixo:

Para empresas

• Atração de excelentes talentos
• Retenção de profissionais
• Pessoas mais satisfeitas e produtivas
• Lidar com a concorrência internacional

Para pessoas

• Produtividade por ter mais tempo, evitando horas de deslocamento
• Foco em momentos importantes, por ter menos interrupções
• Saúde por alimentação e menos estresse, menos trânsito, alimentação em casa
• Flexibilidade na sua rotina de atuação
• Economia por alimentação e deslocamento

Abaixo trago alguns exemplos de práticas que estamos fazendo na RD para minimizar os impactos na comunicação e ampliar os benefícios de ter pessoas atuando remotamente.

#Hack 1 — Pense sempre em quem está longe

Esse item trouxe a reflexão sobre como comemorar, aniversários, entregas, happy hour e etc com quem está longe? Como conseguir ter a mesma percepção estando ou não no office?

Esse é o desafio. Então aqui vão algumas sugestões se você é gestor:

1. Interagir em vários momentos do dia, sobre assuntos do trabalho e off toppic;
2. Double Check para entendimento de prioridades, missão, metas, foco de entrega;
3. Reúna todos do time e faça uma conversa leve, divertida, sobre assuntos de trabalho ou não… daily meeting e retrô são ótimos momentos para isso;
4. Conhecer a história, a vida e os interesses pessoais, quem é sua família?;
5. 1–1 toda semana.

Outras sugestões para todos do time

1. Todos da equipe devem atuar remoto em algum momento da semana;
2. Todos os encontros e conversas devem ser online, mesmo que as pessoas estejam presentes, salvo exceção um 1–1 com alguém presente ou se todos estão presentes;
3. Uma opção é usar ferramentas de ambientes virtuais que simulam estar todos juntos (Matrix — https://github.com/juliemar/matrix)
4. Exercite o trabalho em pares;
5. Atribua responsabilidade de condução, liderança técnica ou revisão a quem está distante;
6. Seja verboso nas expectativas;
7. Ferramentas de análise de código tipo (Velocity ou GitPrime por exemplo), ajudam nos insights de flow do time, isso ajuda na percepção de qualidade e produtividade do que está sendo feito;
8. Aproveite as retrospectivas para ser um momento de festa do time.

#Hack 2 — Encontros presenciais e Team Building

1. Sempre que possível marque encontros presenciais, pelo menos uma vez por ano, para que as pessoas possam interagir presencialmente, fazer team building;
2. Uma boa dica são atividades fora do contexto de trabalho (Scape Room, Boliche, Kart, Paintball) Além disso, fazer um Hackaton de temas diversos que não sejam do cotidiano do time, como novas linguagens de programação;
3. Uma outra coisa que fizemos usando o Funretro, foi falar sobre expectativas que cada indivíduo tem sobre cada papel no time, uma lane para DEV, outra para Designer, outra para PM e outra para Team Leader, assim todos podem falar das quais as expectativas uns têm dos outros;
4. Claro, aproveite para sair todos os dias, a semana é intensa, exige dedicação, mas o esforço compensa. Você realmente conhece mais as pessoas em uma mesa de bar;

#Hack 3 — Conversas offtopic — People over project

O principal exemplo que uso aqui, é de prestar a atenção em particularidades de cada pessoa, por exemplo pessoas que moram em São Paulo folgam quando há feriado em São Paulo.

Outras dicas importantes:

1. Criar um canal do Slack para assuntos diversos (off topic);
2. Separar um tempo do dia (tempo do café) para bater papos aleatórios;
3. Sempre prepare os 1–1 semanais pensando em estruturar a conversa para buscar assuntos que mantenham a confiança, motivação e relação bastante intensa, seja com dinâmicas, perguntas ou sessões de ideação;
4. Escutar as pessoas, deixe-as falar, exercitar o lado psicólogo/coach é fundamental;
5. Descubra uma maneira de como cada um gosta de interagir, personifique cada momento;
6. Minha outra dica, seja o elo , provoque situações, faça piadas, façam com as pessoas se sintam confortáveis e seja elas mesmas;
7. Dar o exemplo é fundamental. Fazer na prática com que as pessoas percebam que elas são importantes para empresa, com ações e não somente dizendo isso.

#Hack 4 — Definição das goals pelo time

Os exemplos que trago aqui, são do team building realizado entre os líderes do Produto de Marketing da RD e logo após realizado com meu time, onde apesar das metas já estarem definidas e clara, reunir as pessoas para discutir e entender o Why?, How? e o What? faz a diferença, para acelerar as entregas.

#Hack 5 — Crie Hábitos

Como vocês se sentem com a falta de resposta, de alguém que esta online no whatsapp? Me ignorou, está bravo comigo?

É a mesma sensação do trabalho remoto, quando todos presentes saem para o almoço sem avisar ou mudar o status etc…

1. Interagir com o time simulando como se todos estivessem no mesmo ambiente (bom dia logo cedo, dar tchau ao sair, avisar quando sai para o almoço ou ausências longas (deixar rastro);
2. 1–1, daily, retro — fazer e respeitar os horários e o formato das reuniões;
3. Indicadores a vista para todos os membros do time e revisitá-los toda semana;
4. Ter tempo para conversar com todos do time todos os dias, sobre assuntos aleatórios (família, hobbies etc);
5. Falar sobre o andamento das entregas de tempos em tempos, gera senso de comprometimento e interesse;
6. Incentivar o pair programming;
7. Câmera ligada sempre (olho no olho);
8. Crie o hábito de fazer tudo remoto, todas as discussões devem ser feitas online , mesmo que conversas paralelas.

#Hack 6 — Ferramentas e métricas

Ter ferramentas que garantam a qualidade das interações é fundamental, além disso ter métricas alinhadas e públicas, faz com que todos fiquem na mesma página sempre, seguem alguns exemplos de ferramentas que estamos utilizando:

1. Hoje temos o Trello/Jira para acompanhar os cards e ter uma visão única;
2. Corrello para métricas;
3. Zoom para salas de reunião e reuniões online, além do Matrix (https://github.com/juliemar/matrix);
4. Todos tem notebook;
5. Todas as informações sobre a empresa em algum local público como Drive do Google, ferramenta para gestão de metas de performance.

A experiência tem que ser quase que presencial, ou seja problemas de internet, energia, falta de visibilidade não são aceitos.