Métricas em times ágeis: as 3 métricas fundamentais que você precisa saber e dominar!
Em 2019 um dos temas que procurei simplificar e desmistificar foi o de "Métricas em times ágeis". E junto com o Raphael Albino que é autor do livro “Métricas Ágeis: Obtenha melhores resultados em sua equipe”, realizamos a palestra "Métricas em times ágeis: O essencial que você precisa saber, mas não te contaram!" no Scrum Gathering Rio 2019, no Agile Brazil 2019. E com isso acabou surgindo também a oportunidade e gravamos um podcast no Agile Amped Brasil com a galera da Accenture.
Ficamos bem felizes com os feedbacks, agradecemos a todos que compareceram e prestigiaram as palestras e o podcast.
Confira aqui a palestra gravada
O QUE NOS MOTIVOU A FALAR SOBRE MÉTRICAS?
Faz alguns anos que eu e o Albino estamos trocando ideias e experiências sobre o tema "Métricas em times ágeis" e após aplicar em mais de 100 equipes, decidimos tentar simplificar e desmistificar o tema.
Queremos ajudar quem está começando a entender sobre métricas, para que não passem pela mesma dificuldade que tivemos no início, onde tudo parecia muito difícil de entender, complicado de aplicar na prática e que parecia necessitar de uma matemática avançada.
Foi a partir desse papo que decidimos compartilhar nossos aprendizados para que todas as equipes tirem proveito das métricas e melhorem os resultados das suas empresas.
Quando se fala de times ágeis, além das métricas de resultados, há outras 3 fundamentais que vamos explorar neste post:
- Lead time
- WIP (Trabalho em progresso)
- Throughput (Vazão)
TUDO COMEÇA COM BOAS PERGUNTAS!
Antes de se preocupar em medir com a matemática e em interpretar a estatística, preocupe-se em fazer boas perguntas.
- Qual é a pergunta que quero responder com as métricas?
- Qual é a hipótese de problema que temos na empresa/equipe?
- Como as métricas podem me ajudar a trazer indícios se realmente existe o problema?
- Que métricas podem gerar informações para boas conversas pensando em promover a melhoria contínua?
MANIFESTO DAS MÉTRICAS
Já que temos o manifesto ágil, porque não um manifesto das métricas? Brincadeiras a parte, reunimos um conjunto de tópicos que podem ser um guia/referência para começar a usar as métricas em times ágeis inspirado nas dicas e insights do Troy Magennis.
1 — "Privilegie os resultados e as pessoas ao invés da matemática e dos cálculos." Albino & Caco
2 — "Você precisa contar uma história que te ajude a tomar decisões corretas e ações claras. Ter dados e métricas não é o suficiente!" Inspirado no Troy Magennis
3 — "Dados servem como forma de gerar evolução e fazer as pessoas se sentirem melhores. Número sem contexto é só um dado." Inspirado no Troy Magennis
4 — "Você não faz previsões para dizer que está certo. Você faz previsões para identificar se está errado." Troy Magennis
5 — "Compare equipes com a perspectiva de evoluí-las." Inspirado no Troy Magennis
6— "Invista energia em coletar métricas que ajudem as pessoas a tomarem melhores decisões." Inspirado no Eric Ries — Lean Startup
QUANDO NÃO APLICAR AS MÉTRICAS?
O principal ponto de atenção está em usar as métricas de maneira errada/equivocada. Nunca as use para penalizar, fazer a caça aos culpados, pois dessa maneira você criará um ambiente de insegurança e, na nossa vivência, este é o primeiro passo para o fracasso na aplicação das métricas.
Em um ambiente de insegurança, as pessoas começam a “maquiar” os números, quebrando todo o propósito de gerar melhoria contínua, melhores decisões, aumentar a confiança e autonomia nas equipes. Tenha muita atenção para não cair na constatação de Eliyahu M. Goldratt que diz: “diga-me como me medes e eu te direi como me comportarei”.
As métricas devem ser um guia para promover um ambiente melhor e com melhores resultados. Elas são um termômetro que gera melhoria e não “pioria”.
"A assimetria de informação existe em qualquer relação, seja pessoal ou profissional. A métrica, o número ou o fato, ajudam a tentar reduzir essa assimetria e convergir para um ponto comum e em cima disso ter um denominador para gerar alinhamento e tomada de decisão." Raphael Albino no podcast "06. Métricas em Times Ágeis" Agile Amped Brasil.
O SUCESSO ESTÁ NO EQUILÍBRIO
Evite focar só em uma métrica, é importante observar a relação entre as métricas de fluxo e as métricas de negócio, de nada adianta entregar um monte, mas gerar insatisfação dos clientes ou não impactar os resultados de negócio. As métricas de fluxo são na verdade um proxy para as métricas de negócio.
“Antecipar o time-to-market é o verdadeiro objetivo da Agilidade” Klaus Leopold, Livro Rethinking Agile
POR ONDE COMEÇAR?
Nós tentamos simplificar e ao invés de pensar em várias métricas, comece monitorando o lead time, o WIP e o throughput.
Com tais métricas, você terá um termômetro para gerar insights em relação às seguintes perguntas:
- Estamos conseguindo impactar os resultados de negócio?
- Quais são as principais insatisfações?
- Será que estamos conseguindo ter foco?
- Estamos terminando os itens que iniciamos?
- Estamos com algum gargalo?
- Estamos com boa cadência nos ciclos de desenvolvimento?
- Temos consistência no ritmo de entrega?
VOCÊ JÁ TEM ESSAS INFORMAÇÕES!
O primeiro erro que vemos está em se preocupar demais com o ferramental (planilhas, softwares, etc.), com a matemática/estatística e acabar complicando demais.
Então a dica é: comece simples, independente se você utiliza quadro físico ou digital, se usa a ferramenta XYZ ou XPTO, você consegue exportar os dados ou até mesmo coletar manualmente as informações no início. Ao final do post compartilharei uma planilha simples para você começar a “brincar”.
Tudo que você precisa é coletar para cada item de trabalho as seguintes informações:
- Data de chegada da demanda / Data que se comprometeu a fazer
- Data de início
- Data término
Sobre o fluxo, colete pelo menos essas informações semanalmente:
- Quantos itens há no backlog (Para serem feitos)
- WIP — Quantos itens estão em progresso (Se você tiver várias colunas, inicialmente pode agrupar tudo em um único número)
- Quantos itens foram concluídos
LEAD TIME
Quantidade de dias entre o pedido e a entrega de um item de trabalho
A métrica do lead time é primeira que você vai analisar para entender como está o fluxo, geralmente você precisa de algumas semanas (2~3) para tirar alguns insights.
Você também pode olhar sob vários pontos de vista:
- Customer lead time — Tempo para entrega ao cliente/mercado
- Discovery lead time — Tempo para entendimento/refinamento
- System lead time — Tempo de desenvolvimento
A principal análise que você irá fazer é em relação aos itens de maior variação, então na retrospectiva do seu time, ao invés de perguntar o que foi bom e o que foi ruim, você pode usar essa informação e buscar a melhoria em cima do itens de trabalho que tiveram maior variação.
Mas lembre-se: não é para julgar a pessoa ou achar culpados, o objetivo está em entender o que aconteceu e colocar em ação melhorias na maneira da equipe trabalhar.
Considerando o gráfico abaixo, suponha que você o está analisando com o time. Podemos identificar que há 2 itens que se destacam (#2 = 24 dias, #5 = 21 dias).
Pensando em tirar uma ação prática a partir da métrica, a pergunta a ser feita é:
Se pudéssemos voltar no tempo e fazer de novo este item, o que faríamos de diferente?
Geralmente as respostas giram em torno de 3 tópicos:
- Deveríamos ter entendido melhor antes de fazer.
- Deveríamos ter quebrado melhor este item.
- Deveríamos ter combinando melhor a dependência com outro time para evitar ficar bloqueado.
O que nos impediu de ter essa atitude?
Como podemos aplicar esse aprendizado para os próximos itens?
Após incluir esta prática como rotina, gerar a consciência do aprendizado e aplicar as melhorias, você conseguirá comprovar os resultados das ações de melhoria.
DICA: Você pode encontrar mais detalhes no material de referência "PALESTRA Agile Brazil 2019 — Métricas em times ágeis: O essencial que você precisa saber, mas não te contaram!" ao final deste post com outros gráficos e análises.
THROUGHPUT
Quantidade de itens de trabalho entregues por período de tempo
A métrica do Throughput vai nos dar informação sobre nosso ritmo de entrega, e com isso vamos ter insights sobre a previsibilidade.
Veja abaixo o Throughput de 2 cenários.
Qual é melhor cenário na sua opinião?
Os 2 cenários permitirão alguma previsibilidade. A diferença está na alta variação que o primeiro cenário (à esquerda) traz. Pela nossa experiência, este cenário cria um maior desgaste nas equipes por não ter um ritmo sustentável. Uma análise detalhada do cenário pode ser feita utilizando o lead time que abordamos no tópico anterior. Você perceberá uma variação maior do lead time entre os itens entregues.
O segundo cenário (à direita), teve uma variação nas 3 primeiras semanas, mas depois estabilizou, isso vai trazer um cenário de melhor previsibilidade. Se fizermos uma análise detalhada usando o lead time, vai haver uma variação maior no início e depois essa variação vai diminuir e estabilizar.
Então podemos perceber que há uma forte correlação do lead time com o throughput, por isso começamos a análise e a melhoria olhando pelo lead time.
Além disso você pode relacionar as entregas com os resultados de negócios ou ainda quebrar o Throughput em outras visualizações:
DICA: Para saber mais como usar o throughput para calcular os prazos e ter previsibilidade com estatística, consulte link "POST CACO — Como Calcular prazos e ter previsibilidade com estatística" nas referências deste post.
WIP
Quantidade de trabalho em progresso
Um dos principais erros que vemos na prática é querer já começar a limitar o WIP, sem antes entender o cenário. Esse tipo de estratégia gera tensão com equipe e até uma certa confusão.
Pense comigo, se eu chegar pra você e disser que vou limitar seu escopo de trabalho, em geral, a primeira reação das pessoas é negativa, pois a palavra limite tem uma conotação negativa.
Quando falamos em WIP Limit pela primeira vez em um time, o sentimento é parecido, gera a sensação que vamos entregar menos.
Por isso, é importante analisar primeiro por até 1 mês, trazendo como informação de forma frequente a quantidade de trabalho em progresso e só depois disso sugerir algum limite.
Eu recomendo começar limitando a entrada ou a etapa que mostra algum gargalo onde os itens se acumulam e você pode usar como referência a quantidade de trabalho em progresso (WIP) das últimas semanas e combinar com a equipe o que entenderem ser o ideal e validar.
Vá devagar, não coloque limite em todas as etapas logo de início, desta forma, conforme os aprendizados acontecerem, você vai melhorar a aplicação na prática. É comum ter ajustes nas primeiras semanas até acertar o formato.
Pois na verdade, quando estamos falando de limitar o trabalho em progresso, estamos falando de ter foco em terminar e tem até a famosa frase, usada como mantra pela comunidade Kanban:
Pare de começar e comece a terminar!
E por fim:
"Limitar ao WIP é o principal segredo para que o fluxo estabilize e os resultados se mantenham no longo prazo!" Caco
DICA: Para saber mais como aplicar o limite WIP, consulte link “POST CACO — WIP Limits: Porque limitar o trabalho em progresso é bom?” nas referências deste post.
MAPA DE MÉTRICAS — Troy Magennis
O Troy Magennis que é uma das principais referências quando falamos de métricas, fez esse mapa super completo com a maioria das análises que podem ser feitas. Vou deixar como uma ótima referência para que você possa aprofundar seus estudos.
DICAS FINAIS
- Identifique aquilo que você quer melhorar.
- Comece com poucas métricas e busque equilíbrio.
- Evite, por exemplo, focar em melhorar só o lead time e não olhar as outras métricas.
PARA PENSAR
“Se medir importa, é porque deve ter algum efeito prático nas decisões e nos comportamentos.
Se não conseguirmos identificar uma decisão que possa ser afetada por uma métrica proposta e como ela pode influenciar as decisões, então a métrica simplesmente não tem valor”
Douglas W. Hubbard, How to Measure Anything
Muito obrigado pela leitura e fique à vontade para nos seguir no LinkedIn e acompanhar outros conteúdos que compartilhamos.
- Caco — https://www.linkedin.com/in/cleitonmafra/
- Raphael Albino — https://www.linkedin.com/in/raphaelalbino/
Planilhas de métricas
- PLANILHA MÉTRICAS SIMPLES— Planilha Simples do Caco (Se você está começando com métricas essa é a planilha para você)
- PLANILHA MÉTRICAS AVANÇADA — Planilha Completa Troy com visualizações avançadas (Só use essa se você já domina as métricas, caso contrário vá na planilha Simples do Caco que vai ajudar entender melhor)
- MAPA DE MÉTRICAS — Troy Magennis
Referências:
- POST CACO — WIP Limits: Porque limitar o trabalho em progresso é bom?
- POST ALBINO — Guia de um Agilista: Analisando a saúde do Processo
- MAPA DE MÉTRICAS — Troy Magennis
- PALESTRA TROY — What is the story with agile data keynote agile 2018
Veja também:
Seu time com entrega previsível — Passo a Passo para responder “Quando fica pronto?”, com previsibilidade estatística
Confira a passo-a-passo simples neste post: https://bit.ly/quandoficapronto
Conheça a Formação Kanban Expert
A Formação Kanban EXPERT do Agile Institute Brazil e a sua formação Kanban do iniciante ao Expert com foco na prática!
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