Prendre le pouls : comment préserver le bien-être et la culture d’entreprise à distance

Cultiver une culture d’entreprise solide représente déjà un défi en temps d’abondance. Ajoutez dans l’équation une pandémie mondiale, et c’est là que les choses deviennent vraiment intéressantes.

Real Ventures
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Photo par Mike Petrucci de Unsplash

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Si cette pandémie nous a appris quoi que ce soit, c’est que nous ne reviendrons pas de sitôt à nos pratiques passées. Le télétravail est officiellement là pour rester, pas seulement à cause de la pandémie, mais aussi parce que les employés demandent plus de flexibilité dans la manière et le lieu où ils accomplissent leurs tâches. Et les entreprises en technologie donnent l’exemple : Shopify, Facebook, Twitter, Microsoft et Salesforces ont notamment annoncé leur ouverture au travail à la maison.

Le besoin de communiquer et nourrir une vision claire, d’une cohésion d’équipe, et de protéger le bien-être des employés n’a jamais été aussi important chez les leaders d’aujourd’hui. Afin d’aider notre réseau à naviguer cette nouvelle réalité, nous avons invité la vétérante de la startup et coach en leadership, Charity Joy, ainsi que la psychologue organisationnelle et coach exécutive, Dr. Francine McInnis, à animer un atelier virtuel en deux parties intitulé « Diagnostic de culture d’entreprise en télétravail ».

Leur message principal ? Bien que cette pandémie ait menacé beaucoup d’éléments qui nous tiennent à cœur, la culture de votre entreprise et la santé mentale de vos employés ne doit pas nécessairement en souffrir. Voici quelques conseils et outils tactiques qu’elles ont bien voulu partager en cours de route.

Leçon 1 : commencez à évaluer les changements

…en posant les bonnes questions (difficiles)

Avec la transition vers un environnement de travail virtuel, une compréhension approfondie de l’essence de votre entreprise, de ses objectifs, de sa vision, et de sa mission peut s’avérer décisive à la création d’un sentiment d’œuvrer vers un but commun. Les leaders doivent mieux comprendre comment les récents bouleversements ont influencé ces aspects essentiels de leur compagnie. Voici donc quelques questions-clés pour alimenter la réflexion :

Votre POURQUOI doit-il changer ?

Savoir exactement pourquoi vous êtes en affaires est un facteur de motivation clé pour mobiliser vos troupes.

Devez-vous modifier le PRODUIT ou le SERVICE offert ?

Il est possible que les marchés aient emprunté d’autres avenues ou que des opportunités inattendues se soient soudainement présentées à votre porte.

Devez-vous changer COMMENT vous faites affaire ?

Soyez transparents quant aux rouages de vos processus quotidiens au sein de cette nouvelle réalité.

Leçon 2 : Accordez-vous aux besoins changeants de votre équipe

… et adaptez-vous en conséquence

Il y a de fortes chances qu’en 2020, vos employés recherchent un sentiment relatif de sécurité et de communauté. Charity suggère qu’en tant que leader, votre rôle doit s’aligner avec ce besoin, tout en demeurant enraciné dans l’empathie.

Dans le nouveau contexte à distance, l’implication et la solidarité se manifestent moins naturellement. L’isolation sociale, les distractions constantes (les enfants et les chats, on ne vous vise pas du tout !), et l’absence d’interactions en personne rendent la tâche d’autant plus ardue. Or, la compréhension de ces trois principaux facteurs de motivation peut grandement vous aider à passer à l’action.

1. Connexion

Actuellement, de nombreux individus se sentent laissés à eux-mêmes sur leur propre petite île déserte. Votre rôle est de rapatrier ces îlots de solitude et de les garder en relation.

Connexion en action: exploitez des outils numériques comme Slack, Asana et Airtable pour inviter votre personnel à participer au processus décisionnel et rendre celui-ci plus transparent. Vous pourriez même créer votre propre tableau KPI/OKR et prendre le pouls chaque semaine de vos objectifs.

2. Compétence

Certaines personnes craignent de voir leur carrière stagner, mais vous possédez le pouvoir de faire rayonner le côté positif des choses en créant des opportunités inédites pour grandir au sein de l’entreprise

La construction de compétences en action: invitez vos employés à participer à des rencontres ou des projets auxquels ils ne seraient pas impliqués en temps normal. Ceci vaut autant pour votre entreprise que pour votre personnel; cette marque de confiance crée un sentiment d’engagement et apporte de nouvelles perspectives à l’équipe.

3. Autonomie

En interagissant avec l’équipe, assurez-vous de maintenir l’équilibre entre la connexion et l’indépendance en évaluant la valeur ajoutée de chaque échange.

L’autonomie en action: Demandez des comptes rendus verbaux directement si le format en tête-à-tête fonctionne pour eux. Proposez des rencontres plus courtes, mais plus fréquentes au courant de la semaine. Durant votre rencontre, allumez votre caméra, car nous manquons facilement des signes non-verbaux qui nous en disent beaucoup sur ce que les employés ne disent pas. Voici trois exemples de questions que vous pouvez poser à vos employés pour mieux les soutenir : Qu’est-ce qui fonctionne bien pour toi ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré à tes yeux ? Y a-t-il des outils, des ressources ou du soutien que je pourrais t’offrir afin de surmonter ces obstacles ?

Comprendre les besoins changeants d’une équipe signifie aussi de repenser le rôle qu’une compagnie peut jouer sur le plan de la santé mentale — et cette possibilité peut a priori sembler intimidante. Question de vous enlever de la pression, Francine conseille de recadrer votre perspective en épousant un modèle de soutien entre collègues. Cette approche empathique se concentre sur la création d’opportunités pour partager des expériences humaines qui valident et normalisent les enjeux liés à la santé mentale. Passez de la parole empathique aux actes de compassion, notamment en distribuant les responsabilités en fonction de l’état mental de chacun ou en allégeant la charge de travail d’un employé qui traverse une période difficile, le temps que ce dernier retrouve sa vitesse de croisière.

Leçon 3 : Agissez en conséquence

… en vous fondant sur vos ABCS

Une fois que vous aurez cartographié l’ampleur du défi à relever, il sera temps de transformer vos intentions en actions. Pour y arriver, Charity suggère de se tourner vers vos ABCS afin de cerner comment votre leadership peut créer un alignement de valeurs à l’interne et une cohésion tangible.

Attitude

Bien que nous ayons peu de pouvoir sur les circonstances actuelles, nous conservons tout de même le pouvoir de nos réactions. En adoptant une perspective qui est motivante et engagée, plutôt que défaitiste, on peut mieux prévenir l’anxiété et le sentiment écrasant d’être impuissant.

Comment ?

Commencez par votre propre perception. Comment décririez-vous votre attitude à l’égard du télétravail ? Envers votre équipe ? Pour évoluer vers une mentalité proactive, nourrissez des conversations honnêtes, récoltez les impressions sans filtre de vos collègues et posez des questions qui se concentrent sur les solutions aux problèmes récurrents.

Comportement (« Behaviour » en anglais)

Gérer les attentes, communiquer en toute franchise et tenir sa parole sont des principes essentiels pour que votre équipe se sente écoutée, vue et en sécurité.

Comment ?

Démontrez à quel point la santé mentale vous tient à cœur en offrant des outils de relaxation et méditation gratuits, en organisant des rencontres « bien-être » régulières, et en prêchant l’exemple en vous montrant authentique et vulnérable à travers votre propre histoire personnelle. Investissez dans de nouvelles manières de cultiver l’esprit d’appartenance en célébrant les petites victoires grâce à des boîtes repas, des cadeaux ergonomiques pour le bureau à la maison, ou encore un quiz de connaissances le vendredi après-midi.

Concrétiser

Pour demeurer productifs, les employés auront nécessairement besoin de nouveaux types d’outils et de soutien technique. Soyez proactifs en leur demandant ce dont ils ont besoin, en leur fournissant ce matériel selon vos moyens, et en faisant un suivi pour vous assurer que le tout fonctionne bien.

Comment ?

Visualisez chaque moment d’une journée type de votre employé et réfléchissez à des manières créatives de l’aider avec des outils comme des écouteurs antibruit, des trousses d’intégration réinventées ou un abonnement à court terme à Breather pour des sprints de travail en toute quiétude.

Systèmes

Une fois que vous aurez bien clarifié votre approche, vos systèmes et vos processus vont relier le tout. Ces processus doivent être bien communiqués et expliqués pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Comment ?

Définissez des limites en communiquant des protocoles clairs autour d’éléments comme la réactivité, les protocoles de sécurité de retour au travail, les heures auxquelles les employés peuvent se débrancher ou la planification de plages horaires pour du travail qui nécessite une concentration totale, sans interruptions.

Ceci dit, avant toute chose, acceptez le fait que vous n’aurez pas toujours toutes les réponses. Nous sommes tous en train d’apprendre à tâtons. Churchill a un jour dit qu’on ne devrait jamais gaspiller une bonne crise. En considérant notre situation actuelle dans cette optique, elle devient une opportunité unique d’introspection, de réflexion et d’évolution.

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