Dibujar para comunicar: Visual Thinking

Tener la oficina empapelada con afiches y post-its no es por mera decoración.

Hace tiempo estamos trabajando con herramientas visuales para mejorar nuestra comunicación. Tener la información a plena vista y que esta sea con “baja tecnología” tampoco es casualidad. ¿A qué nos referimos? A que cualquiera puede registrar información con un papel y un marcador.

Esto invita a ser parte y fomenta la participación: la usamos para expresar, compartir y debatir ideas. Como contraparte, un registro tradicional (con una computadora) lo lleva adelante una sola persona y, sin intención, queda marcado un subjetivo tono personal.

Por eso, utilizamos el Visual Thinking como una herramienta simple para armar conversaciones y tomar decisiones de forma transparente. Esto puede tener diferentes formatos: tableros, paneles, papelitos; cualquier método es válido para volcar lo que se está charlando en una reunión y abrir la mesa a todos. Con eso venimos experimentando mucho en los equipos y en reuniones grandes.

Pero, además, esta fórmula irradia información y nos permite tener ideas y datos importantes a la vista de todos. No hay que buscarla específicamente, salta directamente a los ojos cuando caminás por la oficina o estás en tu escritorio. También funciona como un indicador que puede revelar información de los equipos al resto.

Nuestra primera experiencia

En la búsqueda por mejorar la comunicación interna empezamos a probar con esta herramienta. Y la moderación visual nos ayudó a tomar una de las decisiones más importantes dentro de redbee: cómo seleccionamos los beneficios de cada trimestre.

Luego de varias reuniones, propusimos una especie de “manifiesto” donde planteamos las condiciones que tenían que tener las opciones a elegir. Una vez consensuado, armamos un tablero grande con cada uno de los beneficios propuestos. Ahí dividimos por columnas y cada uno ponía billetes para apoyar uno u otro beneficio; el que más tenía, ganaba.

Sin duda fue una experiencia importante, no solo por las herramientas visuales que utilizamos, sino porque permitió entablar un diálogo para poner las reglas y elegir algo relevante entre todos.

En otra oportunidad empezamos a hacer “semáforos”: en una cartulina, cada equipo representó su propio estado y comentó un poco del producto que estaba construyendo. La idea era contar determinados aspectos, como la relación con el cliente, situación actual, problemas, etcétera.

Esto permitió que cada miembro tenga muy presente qué es lo que estaba pasando a su alrededor, además de mostrar un panorama para el resto. De esta forma, pasamos de una reunión unilateral con los líderes, a exponer entre todos. Así, cada uno pudo dimensionar sus propias variables y reflejar problemas que antes no veía.

Como resultado, cada grupo pudo contar de forma visual su experiencia: quiénes son los miembros, qué tecnología usan, con qué cliente trabajan y qué necesidades están resolviendo con el proyecto. Además de abrir el diálogo, esta herramienta se usó para contar la cultura interna, desde lo que les gusta hasta lo que piensan. Todo fue creado para que la información circule de forma libre y sencilla, para que todos puedan conocerse entre sí y con el resto.

El camino de la evolución

Como toda primera experiencia, probamos distintos senderos hasta llegar a lo que hacemos actualmente. Hoy sumamos el apoyo de Ana Dorado -una especialista en el tema- que nos permitió expandir nuestras rudimentarias herramientas (columnas, filas y dibujos simples). Este año, con Ana, le dimos una vuelta de tuerca a lo que veníamos haciendo.

Cuando la sumamos, teníamos la idea de mejorar el registro de lo que charlamos en reuniones o valores de redbee. Sus primeras intervenciones permitieron hacer tener el “apunte” gráfico en los momentos que hablábamos estos temas.

¿El resultado? Tenemos estas cartulinas pegadas en la sala de reuniones central, a la vista de todos, para que sirvan como un recordatorio de hacia dónde queremos ir y nos evoque al momento que lo hablamos. Además, nos sirve como un apoyo y reafirmación de lo charlamos.

También tuvimos otras iniciativas que no prosperaron. Pero, al igual que el papel y el pegamento de los post-its, cada una de estas propuestas no tiene una vida infinita. Y está bueno, porque nos obliga a revisar todo el tiempo qué es lo importante y, de ser necesario, cambiar el foco.

En cierto punto es como un meteorólogo, que apoya su reporte en mapas para dar el clima. Estos paneles que hizo Ana funcionan como un soporte gráfico de lo que hablamos. Ahí vimos el poder de lo que tenía ese registro gráfico y la posibilidad de generar nuevas herramientas de comunicación.

Manos a la obra

Más allá del apoyo que nos brinda Ana, tomamos workshops para poder incorporar herramientas a nuestro día a día: muchos participaron de capacitaciones y comenzaron a realizar registros gráficos en sus reuniones.

Por ejemplo, algunas News -los encuentros semanales donde nos ponemos al día de qué está pasando- fueron “grabadas” por medio de estas herramientas. Esto sirvió para contarle a alguien que no participó o que no estuvo y evocar todo lo que se habló. Además, en el día a día usamos mucho el apoyo gráfico de baja tecnología para debatir ideas.

Somos una empresa de tecnología pero las herramientas visuales nos ayudan a tomar conciencia de lo que hablamos en cada momento. Romper esta barrera nos invita a participar y a crear vías de comunicación simples para que todos puedan expresarse.

No hay que saber dibujar, ni mucho menos. Tampoco se trata de ganar un premio en bellas artes; lo importante generar nuevas alternativas de diálogo.