Espacios 1 a 1: de la preparación a la acción

Anteriormente explicamos qué son y para qué sirven los espacios 1:1 y compartimos tips para prepararlos. En esta oportunidad, les dejamos algunos consejos y buenas prácticas para llevarlos a cabo.

El desarrollo de una 1:1 es distinto según quienes participan. Cada manager tiene su impronta y puede ir adaptando el encuentro según las necesidades de la persona liderada. Incluso el estilo de la 1:1 entre las mismas dos personas puede ir cambiando con el tiempo, a medida que se conocen más y generan mayor confianza.

A pesar de estas variaciones, hay algunas buenas prácticas que pueden aplicarse a todos los casos. ¡Acá van!

1 — Utilizar una estructura consistente (pero adaptable)

No existen reglas muy rígidas sobre qué estructura utilizar en las 1:1, al fin y al cabo es una conversación. Lo ideal es que cada uno vaya encontrando el formato que mejor se adecúe a la otra persona y mantener esa estructura de forma consistente, de manera que sea predecible.

De todas maneras, debemos mantener la cabeza abierta y no enfrascarnos en una estructura. Lo que hagamos tiene que poder variar y adaptarse de acuerdo a las circunstancias y a la otra persona.

Una estructura simple que se puede utilizar consiste en tres fases básicas:

1) Introducción: es bueno empezar con una pequeña charla informal para crear conexiones humanas. Por ejemplo, si en la 1:1 anterior la otra persona nos contó que tenía que rendir un examen, preguntarle cómo le fue. La idea es mantener una charla amigable para ir generando un vínculo que nos permita ganar confianza.

También podemos utilizar la introducción para repasar el estado de acciones previas y armar la agenda, priorizando y asignando un tiempo a cada uno de los ítems.

Si no tenemos temas de qué hablar, podemos utilizar una dinámica que se llama “Rosas, espinas y capullos” para generar ítems en la agenda. Las rosas son las cosas buenas que pasaron durante el período, las espinas las no tan buenas y los capullos son cosas que se avizoran a futuro que podrían ser rosas o espinas. La pregunta disparadora sería: “¿cuáles fueron las rosas, las espinas y los capullos durante este período?”.

2) Desarrollo: repasamos cada uno de los ítems de la agenda y vamos generando acciones, si es necesario.

En esta fase es donde realizamos aquellos puntos que describimos como el propósito de las 1:1. Podemos realizar el sondeo sobre cómo se siente la persona con respecto a distintos tópicos, colaborar con el desarrollo de carrera haciendo mentoring y/o coaching, compartir información, dar y pedir feedback.

3) Cierre: nos tomamos unos minutos para repasar qué acciones nos llevamos y, empezar a armar la agenda de la siguiente 1:1 (si es que nos quedaron ítems por cubrir).

También podemos utilizar el cierre para pedir feedback sobre la reunión, con el objetivo de mejorarla para la próxima.

2 — Registrar lo conversado

Es importante llevar un registro de las conversaciones que vamos teniendo en la 1:1. De esta manera se genera un historial de lo que fue sucediendo para poder reconstruirlo en caso de ser necesario.

Este registro podemos hacerlo en un documento o planilla, por ejemplo. Aquí no sólo registramos la agenda y las acciones que surjan, sino también cualquier nota que consideremos necesaria.

A las notas registradas, no solo las toma el manager, sino también la persona liderada; por lo tanto es un documento compartido.

Por la naturaleza privada de la 1:1, es importante que el documento donde registremos lo conversado sea confidencial entre las dos personas. En el caso de que, por alguna razón, necesitemos compartir parte de esa información con alguien más, debemos pedir permiso.

3 — Tener una conversación bidireccional

Así como la agenda abierta nos sirve para que ambas personas sean partícipes de la reunión, es importante que la charla sea bidireccional, es decir, que los dos hablen. No tiene que sentirse que el único que habla es el manager.

Tengamos en cuenta que uno de nuestros objetivos con la 1:1 es indagar qué le pasa a la persona, entonces si el que habla más es el manager, poco vamos a poder sacar de eso.

Una buena métrica que podemos tener en cuenta viene de las sesiones de coaching, donde se espera que el coach no hable más del 30% de la charla. De todas maneras, este porcentaje puede variar de reunión a reunión y según el tópico a tratar. Si, por ejemplo, un ítem de la agenda de la 1:1 es que el manager transmita algún tipo de conocimiento, es de esperarse que en ese encuentro, el que hable más sea el manager.

4 — Practicar una escucha activa

En cualquier tipo de conversación, podemos distinguir 4 niveles de escucha. Para avanzar en estos niveles es necesario poner más esfuerzo y más foco:

1. Escucha cosmética: realmente no estoy escuchando, estoy en cualquier otro lado, pero no en la conversación.
2. Escucha conversacional: es la conversación del día a día, estoy comprometido en una conversación ida y vuelta. Es decir, escucho, hablo, escucho, pienso lo que voy a decir, hablo…
3. Escucha activa: estoy enfocado en lo que decís, presto atención, registro hechos, leo el lenguaje corporal.
4. Escucha profunda: estoy más enfocado en vos que en mí, entiendo quién sos.

Los niveles 1 y 2 no nos sirven para la 1:1 y al 4 es muy difícil de llegar y solo se logra de a ratos. Con el nivel 3, el de escucha activa, alcanza para que podamos tener una 1:1 productiva.

Hay que tener en cuenta que la escucha activa no es solo asentir con la cabeza, mirar a los ojos, repetir las palabras y frases que nos dicen. Eso está bien pero, con eso solo, no alcanza.

Debemos desarrollar la habilidad de interpretar lo que la otra persona está diciendo usando la empatía y enfocarnos más en lo que escuchamos, que en lo que vamos a decir luego.

Otra consideración importante es que hay que amigarse con los silencios y pensar: “lo que estoy por decir, ¿le va a ser más provechoso que el silencio incómodo que puedo generar si no digo nada?”. A veces esos mili segundos de silencio pueden resultar en pensamientos reveladores para la otra persona.

5 — Tomar notas y referirse a ellas luego

Tomar notas personales en las 1:1 nos sirve como un “ayuda memoria”. Es muy útil antes de empezar la 1:1, revisar las notas tomadas la sesión anterior para volvernos a poner en tema.

Pero hay que tener cuidado con tomar demasiadas notas, ya que la cantidad de notas que tomamos es inversamente proporcional a la escucha activa. Cada vez que escribimos algo, nuestro foco de atención está ahí y no en escuchar a la otra persona.

Para encontrar un balance, se pueden anotar “disparadores”, es decir, palabras o frases que nos recuerden la oración entera y no nos lleve mucho tiempo escribir. Luego de la 1:1, si lo consideramos necesario, podemos volver a repasar esos disparadores y escribir con más detalle de qué se trataban.

Si es la primera vez que tenemos una 1:1 con esa persona, es conveniente avisarle que vamos a tomar notas y para qué vamos a hacerlo. Para mantener la confianza, incluso podemos ofrecerle mostrarle las notas luego.

Entre las notas que tomemos, podemos usar las frases textuales que nos dice la otra persona. De esta manera podemos recordar mejor qué fue lo que nos dijeron en sus propias palabras.

Independientemente de anotarlos, los textuales también nos sirven para demostrar escucha activa. Podemos utilizar sus mismas frases dentro de nuestras oraciones. Por ejemplo, si nos dicen “me siento abrumado por la situación”, podemos utilizar ese textual para la próxima 1:1 y preguntarle “¿seguís sintiéndote abrumado por la situación?”. De esta manera, estamos utilizando su misma palabra, “abrumado”, en vez de utilizar un sinónimo que no refleje exactamente lo que la persona nos expresó que sentía.

6 — Discutir próximos pasos

La 1:1 no puede ser una reunión de catarsis. Es necesario que la otra persona se lleve acciones para realizar. Estas acciones pueden tener que ver con oportunidades de mejora que detectamos, con pasos a seguir en su desarrollo de carrera, con “tareitas” que se lleve para adquirir alguna habilidad o mejorar algún comportamiento, etc.

A medida que avanza la agenda de la 1:1, vamos relevando acciones a realizar. Estas acciones tienen que ser acordadas con la otra persona y registradas en el documento compartido.

Como se mencionó anteriormente, es una buena práctica terminar la 1:1 repasando las acciones acordadas y empezar la siguiente revisando el progreso de las mismas.

7 — Evitar lo repetitivo

Es normal que luego de varias 1:1, éstas se tornen monótonas, repetitivas y aburridas. Esto puede hacer que se vuelvan improductivas y, probablemente, terminen transformándose en reportes de status.

Para evitar esto podemos ir variando los temas de la agenda, es decir, no hacer todas las 1:1 lo mismo. Por ejemplo, podemos dar feedback, pedirlo, sondear cómo se siente, hacer mentoring, discutir algún problema, etc.

Cada tanto, está bueno salirse del molde, por ejemplo, discutir algún tema que sea trending en la industria y nos interese a ambos, pimponear alguna idea desafiante sobre algún feature, discutir sobre algún libro que estemos leyendo o un concepto que estemos aprendiendo, etc.

Además, podemos dar vuelta la reunión: ¿y si en vez de facilitarla el manager la facilita la otra persona?. Esta puede ser una buena idea para hacer algo distinto.

Otras estrategias a utilizar pueden ser cambiar el día, el lugar, salir de la oficina, caminar, etc. Podés ver más info sobre cómo elegir el lugar en mi artículo previo de preparación de reuniones 1:1.

Las 1:1, de principio a fin

Recordemos que las 1:1 son las reuniones más importantes que tiene un manager, ya que nos sirven para generar y mantener la confianza con cada uno de los miembros de nuestro equipo.

Ahora que tenés info sobre propósito, preparación y realización de las 1:1, es hora de ponerte como objetivo la primera. ¡Esperamos nos cuentes cómo te fue!”