Fábrica de tiempo: ¿cómo podemos tener reuniones más efectivas?
Ni Jeff Bezos, ni Mark Zuckerberg ni Elon Musk tienen la capacidad de agregar más segundos a su día. Todos los mortales tenemos 24 horas que intentamos dividirlas de la forma más efectiva posible. Siempre queremos hacer más cosas y aprovechar mejor el tiempo. Y esto también se traslada al contexto laboral, donde todavía les tenemos un poco de miedo y resquemor a las reuniones.
Lamentablemente, fuimos víctimas de demasiados encuentros poco efectivos.
¿Por qué, a veces, cuando nos llega o enviamos una invitación nos pesa? “Uh, es un bajón”, “no puedo, tengo que trabajar”, son algunas de respuestas más comunes. Acá reside el principal problema: muchas veces, vemos las reuniones como una pérdida de tiempo y no como parte del trabajo mismo.
En un contexto laboral donde hay más de una persona para ponerse de acuerdo y tomar decisiones, las reuniones son un factor muy importante y frecuente. Pero tener 15 por día no asegura el éxito en la comunicación y el consenso; ni tampoco tener una al mes ayuda a tomar decisiones. Es tan grave el exceso de juntadas como la ausencia de las mismas.
Por eso, en redbee decidimos hacer un workshop que nos ayude a lograr aprovechar más y mejor nuestro tiempo y no fracasar en el intento. La premisa fue simple: el taller debía ocupar dos horas, entonces, nos propusimos completarlo solo en una.
Con más de 40 interesados en la temática, nos separamos en dos grupos para lograr una mejor dinámica.
Lo primero que hicimos fue acordar las reglas de juego:
- Las reuniones son parte de nuestro trabajo
- Todos tuvimos reuniones apestosas, todos necesitamos mejorar
- La comunicación y el acuerdo son las bases de cualquier relación
- Evitar las reuniones es tan malo como el exceso de ellas
El próximo paso fue dialogar sobre seis puntos importantes que deben estar presentes siempre que se quiera organizar una reunión. Cabe destacar que cada uno es necesario para poder avanzar.
- Propósito: todos deben tener en claro para qué es. En esta primera instancia es importante detectar si realmente es necesaria la reunión. Si se puede resolver por mail, el encuentro no hace falta. ¿Hay que lograr un acuerdo? ¿Compartir información? ¿Obtener nuevas ideas? ¿O la reunión tiene por objetivo realizar alguna corrección?
Con algunas preguntas simples, cualquiera puede saber para dónde necesita dirigir el encuentro para llegar a buen puerto. Además, hay que pensar una dinámica para la tarea. - Agenda: Si no hay agenda, no hay reunión. Sin estructura, es un fracaso seguro. Acá entra en juego el tiempo total: ¿Puedo organizarla y cumplirla en la mitad del tiempo? -spoiler: sí-, ¿qué vamos a conversar? ¿qué no? Los objetivos tienen que ser claros y concisos y cada ítem tiene que tener un tiempo explícito para encontrar resultados.
- Participantes: Tienen que asistir solo aquellos que puedan sumar un punto de vista único al respecto. ¿Este objetivo es relevante a todos los invitados? Esta es la primera pregunta que hay que responder antes de enviar un invite de Calendar.
Asimismo, debemos contar con una persona que auspicie de facilitador y otro que tenga el rol de decider si las partes no se ponen de acuerdo. Además, hay que dejar claros estos roles.
También debemos especificar si alguno de los invitados debe llevar alguna información específica.
Muchas opiniones en una sola habitación es un problema en puerta. - Acuerdos: Se presentan al inicio de la reunión y todos deben estar de acuerdo para avanzar. Recomendamos tener un reloj para marcar el ritmo y tener conciencia de los tiempos.
También hay que evitar los dispositivos como computadoras personales y/o celulares; si tengo que chequear un mail o atender una llamada, puedo salir de la sala y luego volver.
A tener en cuenta: aquellos que saben vender mejor una idea son -generalmente- los que más hablan. Por eso, tenemos que administrar el tiempo de forma efectiva, para garantizar la participación de todos.
Por último, el rol del decider debe ser validado por todos, así como también es recomendable un “estacionamiento” para temas off-topic. - Control de progreso: Primero que nada, hay que empezar a horario. En segundo lugar, hay que mostrar visualmente cómo avanzamos. Además, la moderación debe ser pasiva-activa, donde se abra el espacio para la conversación pero capturar la atención y centrarla si se desvía.
De igual forma, hay que identificar los roles negativos comunes (tira-bombas, negador, desinteresado, opinólogo, etc) e intentar encauzarlos hacia el objetivo. - Finalización: Una vez que termina, necesitamos activar los mecanismos de seguimiento, que corre siempre por cuenta del facilitador, quien debe garantizarse que todos están al tanto sobre el avance.
Una vez conseguido el objetivo, la reunión se termina, no importa si fueron 10 minutos o todo el tiempo programado (no al “ya que estamos…”). Si necesita extenderse, intentar resolverlo en los próximos diez minutos o reprogramar con quienes quieran/necesiten participar.
Durante las charlas tocamos estos mismos temas y logramos terminar en una hora (¡sorpresa!). Tuvo un excelente feedback y el ROI fue muy bueno. Además, despertó otros intereses en los participantes, como oratoria y dinámicas de facilitación.
Por supuesto que esta no pretende ser una única forma de trabajar, sino generar un hilo conductor de pensamiento y no gastar cinco horas (y muchas neuronas) en una reunión que no llega a ningún lado.
Si en redbee logramos mejorar esto podemos transformarnos en personas que exigen y moderan reuniones más efectivas.
