“Raporlama” ve “İş Zekası” kelimelerini eş anlamlı olarak mı kullanıyorsunuz? Eğer öyleyse, bu yazıyı dikkatlice okuyun.
Raporlama ve iş zekası sıklıkla aynı şeyi ifade etmek için kullanılır fakat yanlıştır! Raporlama ve iş zekası arasındaki fark, başta grafikler olmakla beraber grafiklerdeki verilerin arasındaki ilişkilerdir. Nasıl karşılaştırıldıklarını anlamak için, bu iki işlevin ayrı işlerdeki kullanımlarına ve son kullanıcı ihtiyaçlarını nasıl karşıladıklarına bakmak gerekir.
Raporlama ve İş Zekası İki Farklı İş İhtiyacına Hizmet Vermektedir.
Aşağıdaki açıklamaları aklınızda tutun. Farklı rollere sahip raporlama ve iş zekası, kuruluşunuzda net hale gelmelidir.
Raporlama size şimdiye kadar olanları ve mevcut durumun ne olduğunu gösterir. Raporlar, insanların günlük (veya haftalık, aylık, vb.) işlerini daha iyi veya daha kolay bir şekilde yapmasına yardımcı olmak için standart formatları kullanır. Belli veri gruplarına ya da kayıtlara odaklanır. Örneğin; günün sonuna kadar sevk edilmesi gereken tüm müşteri siparişlerine ilişkin bir günlük rapor, sevkiyat departmanına hızlı teslimatın mevcut işletme hedeflerini karşılamak için ne yapması gerektiğini gösterecektir.
İş zekası, işlerin neden gerçekleştiğini ve ileride iş performansını nasıl geliştireceğinizi gösterir. İş zekası genellikle birden fazla veri kaynağı kullanarak, varolduğunu bilmediğiniz veri ilişkilerini ve yeni iş olanaklarını keşfetmenize olanak tanır. Örneğin; iş zekası sayesinde sevkiyat performansını, müşteri memnuniyeti anketlerini ve taleplerdeki mevsimsel değişimleri analiz ederek karlılığı, rekabeti ve müşteri sadakatini en üst düzeye çıkarmak için sevkiyat takımlarını ne zaman ve nasıl artırılacağını organize edebilirsiniz.
İşletmelerin bu iki işleve de ihtiyaçları vardır.
Raporlarda genellikle aynı formatlar kullanılır. İnsanlar zamanla bu formatlara alışabiliyor ve ihtiyaç duydukları bilgileri ilk bakışta görebiliyor. Yeni bir formatı anlamak için zaman ve çaba harcamaya ihtiyaç duymuyor.
İş hedefleri ve koşullar geliştikçe, raporlamanın da değişmesi gerekiyor. Değişiklik için yeni uzantılar ve tamamen yeni raporlar gerekebilir. Ancak bazı raporlama araçlarında, rapor formatları önceden tanımlanmış bir dizi şablonla sınırlı olabilir. Kullanıcılar, yeni bir rapor hazırlamak için sürekli BT (Bilgi Teknolojileri) departmanı veya raporlama aracı satıcısıyla iletişime geçmek zorunda kalabilirler. Bu kısıt, pahalıya mal olabilir. İşletmenin müşterilerine ve pazar ihtiyaçlarına ulaşmasını engelleyebilir.
Diğer taraftan, iş zekası çözümleri genellikle hız ve esneklik göz önünde bulundurularak tasarlanır. Verilerinden eyleme dönüşebilen bilgileri elde etme süreci, kullanıcıların farklı ve yeni veri kaynaklarını birçok kez ve geçici yöntemlerle harmanlayabilmesine bağlıdır. Bazı iş zekası çözümleri hala BT uzmanlarından yardım almayı gerektirse de, bir iş zekası çözümü, ideal olarak teknik olmayan kullanıcıların operasyonel sorular sormasını, bunlara karşılık olarak anlamlı cevaplar almasını ve kavrayabilmesini kolaylaştırmalıdır.
Raporlama ve İş Zekası Arasındaki Yakınsaklık
Operasyonel sistemler giderek daha geniş rapor seçenekleri, daha fazla esneklik ve hatta analitik yetenekler sunuyor. Bu geliştirmelerden bazıları, iş zekası çözümlerini veya görselleştirme araçlarını sisteme entegre etmekle oluşur. Benzer şekilde, iş zekası çözümleri zamanla daha interaktif hale geliyor ve son kullanıcılara gerçek zamanlı ve esnek sonuçlar veriyor.
Son kullanıcı ihtiyaçları teknoloji açısından ayrı olmasına rağmen, raporlama ve iş zekası çözümleri arasındaki fark azalıyor. Örneğin; doğru iş zekası çözümüyle, yukarıdaki örnekte olduğu gibi sevkiyat departmanı, bugünün sipariş raporunu, tercih ettiği biçimde alabilir. Sonrasında, en yoğun sevk gereksinimleri durumunda, önceliklerini ve karlı ticaret olanaklarını belirlemek için veri tabanlı iş zekası çözümleri kullanabilir.
Peki Ne Yapılmalı?
Raporlama araçları en iyi operasyon personeli tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Bu şekilde, işletme ihtiyaçları ve operasyonel eylemler arasındaki kopukluk en aza indirgenir. Benzer bir şekilde, iş zekası çözümlerinin, ihtiyaç duydukları iş zekası bilgi tezlerini doğrudan üretebilen ve bunları iş fırsatlarına dönüştüren kişiler tarafından kullanılabilir.
Şimdiye kadar iş zekası yetenekleri olmayan bir raporlama aracı kullandıysanız, işinizi geliştirmenize engel olan sınırlamaları zaten açıkça görmüş olmalısınız. Mevcut sisteminize, bir veri ambarını, bir analitik platformu ve kısmen de olsa iş zekası yeteneklerini eklemeye çalışmak yerine, uçtan uca hizmet veren ve maliyeti daha uygun iş zekası çözümü bulabilirsiniz.
