Organizational Design — Der Weg zu Remote Overload
Prozess
Die Digitalisierung und Automatisierung unserer Arbeitswelt führt zu neuen Herausforderungen in Bezug darauf wie Menschen in Unternehmen zusammenarbeiten, lernen und kommunizieren. Das Zielbild einer agilen Organisation — dem Unternehmen als lebendigem Organismus — greift in allen Branchen um sich und verändert die Gestaltung von Arbeitsabläufen und Unternehmensstrukturen so grundlegend wie die Einführung des Taylorismus zu Beginn des 20. Jahrhunderts. Vor diesem Hintergrund, gewinnt die bewusste Gestaltung und Weiterentwicklung des Unternehmens an strategischer Bedeutung und rückt damit die Disziplin des Organizational Design stärker in den Fokus des Top-Managements.
Ziele der Vorlesung
- ︎Input durch Experten
- Grundlegende Zusammenhänge und Elemente einer Organisation verstehen
- ︎Aktuelle und zukünftige Herausforderungen moderner und leistungsfähiger Organisationen und die strategische Bedeutung von Organizational Design auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens erforschen
- ︎Input komplexer Strukturen, Abläufe und Interaktionen analysieren, gestalten und verständlich zu visualisieren und kommunizieren
Themenfelder
- Grundlagen der Organisationsentwicklung
- Neue Anforderungen an Organizational Design
- Zusammenhang von Organizational Design und Unternehmenserfolg
Was bedeutet Organizational Design?
Organizational Design ist der Prozess, bei dem die Struktur einer Organisation an ihrem Ziel ausgerichtet wird. Die dysfunktionalen Aspekte von Arbeitsabläufen, Verfahren, Strukturen und Systeme werden hierbei identifiziert und an die aktuellen Ziele angepasst, woraus Pläne zur Implementierung der neuen Änderungen entwickelt werden, um letztendlich die Effizienz und Effektivität des Unternehmens zu steigern. Der Prozess konzentriert sich auf die Verbesserung der technischen und personellen Seite des Unternehmens. Der Fokus liegt auf dem Verständnis des Unternehmensprozesses, den Workflows, sowie Rollen und Verantwortlichkeiten. Auch die Beschäftigung mit Arbeitsvolumen, Aktivitätsanalysen und Ressourcen ist hier sehr wichtig.
Ein Organizational Designer ist somit der Verantwortliche oder Berater für interne Abläufe. Er kümmert sich um die Aufgaben- und Ressourcenverteilung im Unternehmen und beschäftigt sich mit der Schaffung von Transparenz und Klarheit in komplexen oder unschlüssigen Abläufen.
Themenfindung — Probleme im Unternehmen
Zu Beginn der ersten Phase der Vorlesung stand die Themenfindung im Vordergrund. Der Schwerpunkt lag bei Problemen in einem Unternehmen. Hierfür wurde zunächst eine Mindmap erstellt welches uns bei der Problemfindung behilflich sein sollte.
Wir versuchten alle Bereiche in einer Unternehmensstruktur zu analysieren um möglichst viele Informationen abzudecken. Zudem sammelten wir Aspekte aus eigener Erfahrung die wir in einem Unternehmen gemacht haben und was für Probleme unserer Meinung nach in einem Unternehmen herrschen können.
In einer Zeit wie dieser, wo die Covid-19 Pandemie im Mittelpunkt steht, war der Punkt des „Remote Works“ ein besonders wichtiger Aspekt.
Basierend auf diesem Cluster sammelten wir potenzielle Themen und definierten vier Bereiche in denen ein Problem herrschen könnte.
Zu diesen vier Punkten zählten:
- ︎Zeitmanagement (Organisation/Vertrauen)
- Führungsqualität
- Organisation/Struktur
- Familiäre Unternehmensstruktur
Nach ausgiebiger Recherche in der Gruppe entschieden wir uns für den Bereich des Zeitmanagements, dem darauf basierenden Vertrauen und der Struktur die während der Remote Arbeit eine wichtige Rolle spielt.
Zeitmanagement ist ein wichtiges Thema und stellt einen erheblichen Stressfaktor für Gestalter dar, besonders in der Corona Zeit und der damit verbundenen Arbeit von zuhause — wie soll Beruf und Freizeit in einer ausgewogenen Balance koexistieren? Ein Problem das schon vor dieser strapazierenden Zeit ein aktuelles Thema war steht nun im Mittelpunkt fast jeder berufstätigen Person. Die damit verbundene Problematik des Vertrauens und der auf der anderen Seite liegenden Kontrolle spielen einen wesentlichen Aspekt des Gesamtbildes.
Um das Vertrauen der Arbeitgeber nicht zu enttäuschen arbeitet man länger und mehr, um zu zeigen das man nicht nur zuhause auf der Couch liegt. Doch wie sehen die Arbeitgeber das? Denn wie wir wissen ist Vertrauen gut, doch Kontrolle ist besser. Können wir also davon ausgehen, dass die Führungskräfte ihr Entsprechendes tun um ihre Arbeitnehmer besser im Auge zu behalten und herauszufinden was diese machen beziehungsweise ob diese auch ihre Aufträge erledigen.
Basierend auf unserer Recherche versuchten wir sogenannte “How Might We…?” Fragen zu generieren. „How Might We“ ist eine Methode in der man Gedanken und Fragen erarbeitet, um eine Design-Herausforderung zu definieren, die uns dabei helfen soll unser Ziel besser zu verstehen. Diese Fragestellungen erzeugen eine neue Ebene und Verständnis der Problemstellung, sie dienen als Leitfaden und stellen eine Zielsetzung im Projekt dar. Die „How Might we“ Frage hält ein Niveau der Ungewissheit ein, um genug Freiraum für kreative Ideen zu bieten.
Wie können wir das Vertrauen in die Mitarbeiter, durch klare Strukturen, stärken?
Um herauszufinden ob unsere Hypothese richtig oder fehlgeleitet ist, ist es ausgesprochen wichtig entsprechende Kontakte herzustellen um wichtige Insights zu generieren. Hierfür erstellten wir im nächsten Schritt einen so genannten Creative Brief.
Der Creative Brief
Ein Creative Brief stellt einen kurzen Umriss eines zu erledigenden Auftrags dar und enthält die Rahmenbedingungen des Projekts, dessen Ziele und Inspiration. Ein gutes Kreativ-Briefing fungiert als Fahrplan, der die Gestalter bei ihrer Arbeit leitet und sicherstellt, dass Kunden die Ergebnisse erhalten, die ihren Erwartungen entsprechen. Anhand unseres Briefs haben wir potentielle Interviewpartner definiert, die wir zur Überprüfung unserer Hypothese befragen wollen:
- Mitarbeiter Firma 100% Remote
- Mitarbeiter wegen Corona im Remote Office
- Führungskraft eines agilen Unternehmens
Dr. Eileen Mandir hat auf unsere Definition passende Partner und Kollegen angeschrieben und diese zu unserer Remote Vorlesung eingeladen um entsprechende Interviews durchführen zu können.
Interview — Auf ein Wort mit unserer Zielgruppe
Der Nutzer sollte immer im Mittelpunkt und somit am Anfang von einer nutzerzentrierten Gestaltung stehen. Um dies zu ermöglichen ist ein Interview von großer Bedeutung und ermöglicht uns einen Einblick in die Gedankenwelt unserer Users. Daher ist es für uns wichtig herauszufinden, was dieser denkt, was seine Probleme und Bedürfnisse sind und wie er handelt.
Top-Findings
Schon während den Interviews kristallisieren sich mehrere Punkte heraus, welche des Öfteren angesprochen wurden und potenzielle Ansatzpunkte ergeben könnten. Nach der genaueren Analyse, können wir ein besseres Verständnis der Problemstellung erhalten und die Aussagen der Nutzer in verschiedene Bereiche eingliedern und komprimieren, woraus wir in der folgenden Iteration sogenannte „Top-Findings“ definieren können. Diese fassen interessante Punkte, positive und negative Aspekte, wiederkehrende Themen zusammen und bilden unterschiedliche Problemfelder.
Anhand des Interviews konnten wir feststellen das unsere Hypothese, beziehungsweise das von uns definierte Problem in dieser Form nicht vorhanden ist, oder nicht in dem Ausmaß gegeben.
Ein Arbeitgeber sollte Vertrauen in seine Angestellte haben, andersherum sollte das Vertrauen dieser nicht missbraucht werden, um keine unnötig unangenehme Situation zu provozieren, welches eine entsprechende Kontrolle der Führungskräfte mit sich bringen könnte. Somit stellte sich uns die Herausforderung die Ausrichtung des Projektes neu zu definieren.
Remote Overload
Um erste Gedanken zum Thema festzuhalten und verschiedene Konzepte zu generieren, führten wir im letzen Schritt ein Brainstorming durch. Hierbei geht es darum innerhalb kürzester Zeit viele innovative Ideen und ausgefallene Problemlösungen zu entwickeln.
Was können wir machen und was soll es dem Nutzer bringen? Was wäre eine Lösung oder wie können wir eine Hilfestellung bieten?
Unser Ansatz war es nicht eine vollwertige Lösung zu finden sondern eine Hilfestellung zu bieten, die es dem Nutzer ermöglicht eine eigenständige Routine zu bilden. Herauszufinden was hilfreich ist um im Arbeitsalltag stressfreier zu sein oder generell Tipps und Tricks zu bieten um die Motivation und Konzentration aufrechtzuerhalten. Basierend auf dem Wissen von Experten sollen interessante Inhalte geliefert werden die nicht nur informativ sondern auch eine hilfreiche Unterstützung zur Wissensgenerierung und Weiterbildung darstellen. Auch eine Vorstellung von neuen Tools für die Remote Arbeit mit zusätzlichen Onboarding Tipps wäre umsetzbar. Zusätzlich könnte der Blog zum Austausch genutzt werden und in Kooperation mit verschiedenen Plattformen, wie der Format+ der HfG Schwäbisch Gmünd, weitere interessante Stories bieten. Auch könnte man andenken diverse Inhalte zu empfehlen, die sich auf andere Bereiche, wie zum Beispiel Podcasts, Methoden, Design und Bücher etc., fokussieren.
Der Blog soll somit eine Hilfestellung für alle diejenigen bieten, die von Remote Overload betroffen sind, aber auch eine interessante Plattform für jeden der auf der Suche nach Inspiration, Austausch oder einfach nur zum Stöbern ist.
Viel Spaß damit!
