你需要的不是例會報告，而是對焦
身為會議轉型與團隊發展顧問，對於會議，我最常聽到的抱怨就是「我們有開不完的會，一個接一個、沒完沒了」、「上班時間都花在開會，我都沒時間做事了！」，其中，客戶告訴我，最令人覺得浪費時間的一種會議就是團隊例行的週會或月會(Status Update Meetings)了。
為什麼「進度回報例會」(Status Update Meetings)為人詬病？
在這種例會中，多半聚集了整個團隊的人，每個人輪流報告自己的工作進度，它原本的設計是想讓團隊中所有人了解其他人的狀況，可以掌握全局，但是常常變成老闆在宣布事情、唱獨角戲，而所有人依序和老闆報告，多數人在沒輪到自己的時候，就在旁邊等待，收發信件或是滑滑手機，就算接下來報告的事情，不一定真的跟你相關，你也不能離開。
一篇調查指出，美國的白領員工每週大約4.6個小時在準備例會，加上另外4.5小時在參加各式各樣的例會，這個驚人的數據就表示，五個工作天就有一天以上的時間被例會相關的活動吃掉，如果這些是高效率、高產出、讓團隊持續進展的會議還不打緊，但是受訪者表示，他們寧願把這些時間花在等油漆乾、跑政府機關辦事、甚至是通勤上，就可想見浪費時間的例會也給人很大的精神折磨！而對於公司來說，這樣的會議不但勞民又傷財。
如果你很幸運，你開的是另一種例會
如果上面的敘述，對你來說非常陌生，恭喜你！你的例會可能很不一樣，我們叫這種會議，對焦會議（Alignment Meetings)。對焦會議的目的和設計與進度回報例會不同，他的目的是讓與會人員可以共同理解和處理高複雜度的事情，每個人在會議的角色中都是主動的，且有一個共同目標 — — 透過集體的智慧，像拼拼圖般地、拼出事情的全貌。當然要轉換成這樣的會議不是一蹴可幾的，身為一個遠距工作團隊，我們自己也是經過了好幾個版本的測試，才找到屬於我們的會議樣貌。在這篇文章中，我會和大家分享我們對焦會議的演進過程和我們從中學習到什麼。
設計高效能會議第一步 — 善用數位工具
身為一個橫跨歐洲、亞洲、北美洲和南美洲六個不同城市，15人的遠距團隊，數位工具是不可或缺的，我們用自己的軟體Meeteor規劃會議議程，包含會議期望產出、議程與時間安排、分享事前準備資料、訂定互動準則等。再加上軟體開發團隊天天在用的Trello專案管理軟體，Trello就像一個線上的看板，由一排排的清單(list)和有一張張的卡片(card)，每一張卡片都代表一項工作任務或軟體需求，對於軟體開發團隊來說，他們把每張卡片放在相應的清單上，用來標定每項任務的進展（準備中、進行中、卡關、完成、發佈等），所以對於團隊整體的狀況幾乎可以一目了然，看到一張張卡片向「完成」清單的方向移動，會蠻有成就感的。
所以我們就借用這個看板的架構，將「清單」設定為每一個單位的工作或特殊專案，像是設計、行銷、客戶服務、產品等，然後每週會議前，把自己單位的重要事項、達成的目標或是遇到的問題，寫在一張張卡片上，有的時候還會附上檔案或是加上連結，提供更完整的資訊。我們邀請每個人在會前都快速掃瞄過大家分享的內容，抓出需要所有人即時討論的重點事項，在會議中深入探討，省去了報告的時間，快速聚焦。這樣的做法看起來很有架構，但是我們幾次試驗下來發現，雖然Trello對我們的軟體開發團隊是有利工具，用在會議資訊整合和分享上，有一些不太合適的地方：
- 因為畫面的設計，每一個單位的工作看起來是獨立的，看起來每個清單各據一方，看不到彼此的關連性，但其實很多任務需要跨部門的連結，和不同角色的人息息相關。
- 每週的看板就像是一張照片，只看得到當下的狀態，但是不容易看到進程推展，以及我們如何向目標前進。
- 由於Trello設計是一目了然的鳥瞰視野，即使大家對於每張卡片可能會加上留言提供回饋，或是提問，各個負責人都需要點進去卡片看，有時候我們乾脆還是直接在會議裡面把那些提問拿出來討論。
數位工具不能協助我們達成目標時，乾脆用每日「立」會取代進度回報會議吧！
我們也曾問自己，我們真的需要開這個週會嗎？還是有別的形式，可以達成資訊交換，打通事情的目的？是的，如果你熟悉敏捷工作法(Agile)或Scrum的話，你應該有聽過每日站立會議(Daily standup)，這種「立會」的特色是團隊在10–15分鐘之內掌握整體現況，每個人只回應三個問題：
- 昨天完成了哪些任務
- 今天計畫要完成什麼
- 在哪裡卡關或遇到困難了 （比如說需要哪個成員提供資訊，客戶提供回饋等，如果不是跟所有人相關的癥結，通常負責人在會後運用其他時間協助相關人疏通。）
由於我們團隊的成員散布不同時區，我們訂定一個固定時間，每個人在Slack（團隊溝通平台）上，同時po上這三個問題的回應，如果需要某些特定的人的協助，就在上面標記那個人，通常沒有大事情的時候，三、五分鐘快速讓大家掌握現況，就散會了。
每日立會的目標是在不額外花時間開會的情況下，希望促進跨部門間的協作，但是，當我們處理事情的複雜度提高，參與的成員越來越多，會越來越難跟上大家的更新。一位做社群的同事反應，她到後來會自動跳過工程師的更新，因為看不懂他們在幹嘛，也覺得跟自己好像沒什麼關係，收到這樣的回饋後，我們又一起重新檢視了這個做法是否對跨部門的同事都適用，得到的結論是，雖然偶爾在每日立會中，出現了一些需要跨部門的合作的事項，但是和所有人花在每日立會上的力氣不成比例。
所以，我們現在是怎麼分享進度呢？從「例會」到「對焦」
在幾次跌倒又爬起來的過程中，我們找到了適合我們的會議進行模式：每兩週一場45分鐘的對焦會議。這個會議的目標是協助大家根據團隊進展採取行動，並透過全部的人都在一起的時間，探討該週對於公司重要的事。比如說，產品要發布幾項新功能或是介面調整，行銷和客戶成功顧問(Customer Success)團隊必須要理解來龍去脈，翻譯成一般使用者可以理解的語言和敘述，搭配新功能發佈的時間，同時更新網站上的說明文件、截圖、發行電子報等等。有時，該週收集到的客戶回饋，也可以協助開發與設計團隊重新省思產品策略，或排定工作的優先順序。
這個會議也同時搭配著我們CEO每週發佈的里程碑進度更新摘要，所有人可以看到每個單位工作的重要里程碑：產品與設計更新、客戶回饋、社群迴響、公司的財務狀況等。由CEO與各部門負責人共同討論，統整、梳理這些資訊，並確保每個人都可以有權限看到公司的成長情形。
當然這不表示適合我們的方式也適用於每一個團隊，根據你的業務不同，團隊合作的頻率和默契等，可能你也會需要不同版本的對焦會議。
我們歸納出開一場好對焦會的七大重點
以下是我們在改善我們團隊工作流程、提升效率的過程中，學習到的七大重點:
1. 會前先分享最新版的進展
我們現在是使用Google Docs來乘載團隊重要里程碑和進展等重要訊息，每個部門的負責人負責在文件上更新進展，會議主持人在寄會議議程的時候，會提醒大家要先看過這個檔案，如果有什麼疑問或是想法，就直接加註解在檔案上，各負責人在會前就可以釐清或提供解釋。而會議中的時間，我們保留給發想和解決問題，把報告進展的時間降到最低。
2. 讓你的會議保持雙向互動管道
我們還是召開對焦會議的原因是希望將集體的智慧結合，共創新想法，和提供彼此回饋，這是只有在Google Docs上分享資訊所做不到的。我們鼓勵每個人在進入會議之前先思考幾個問題：「其他部門的這些進展對於我的工作任務有麼影響？」「我需要夥伴們什麼樣的支持或協助，才能讓我的工作繼續順利進行？」「我可以做些什麼或問什麼問題，來協助我的工作夥伴順利推展他們的工作？」
3. 如果真的需要討論的事，就大膽取消會議吧！
在一陣子的嘗試之後，我們的團隊決定每兩週開一次這個對焦會議，也在行事曆上預留時間，但是如果當週沒有什麼大變動，或是大部分需要解決的事項，都在會前完成的時候，我們的共識是直接取消那場會，然後把時間還給大家，不要為了開會而開會。同樣的，如果我們提早結束會議，也會提早散會，不然會議就是一種無底洞，你定三小時，就會想要開滿三小時，但其實說不定一個半小時的時候，就已經達成結論了。
4. 重視每個人的聲音
當你的團隊都是遠距參與會議，要確保每個人的聲音都能被聽見，我們自己是有一群人在紐約的辦公室，其他人各自在各自的國家打進遠距會議，如果是這樣的情況，很容易在「主戰場」討論得太激烈，就忽略了線上的同事，如果你是會議主持人，在提出一個問題之後，可以鼓勵遠距的夥伴先拋想法，或直接邀請他們發表意見。另外，如果可以的話，盡量用視訊會議，而不是只有聲音，然後確保在螢幕上可以看到大家的臉部表情和肢體動作，這樣其實對於對方提出來想法，會有更全面的解讀。
5. 把太細節的討論獨立出來
有些議題只有少數幾個人了解資訊，也需要少數幾個人討論就好，不需要花整個團隊的時間，所以在我們的會議裡，我們有一個互動準則是「當討論主題太細節或是偏題的時候，任何人都可以提醒大家，將這個討論獨立出來，會後由相關小組解決」，所以這不只是會議主持人才能做的事，只要你察覺一小撮人很興奮的討論，而其他人一臉茫然，這就是一個明顯可以介入的時刻。
6. 留些時間聯絡感情
對於遠距團隊來說，對焦會議可能是少數大家都可以看到彼此的時間，雖然大家可能也會在Slack上說笑，講一些垃圾話，但是能聽到彼此的聲音，沒有時間差的對話交流，是團隊建立更深厚感情的一種方式。我們自己通常會預留會議開始前的三到五分鐘做為暖身開機時間，讓大家都有機會分享工作外的趣事，也可以更了解同事。
7. 持續改善對焦會議的形式
文章看到這邊，你應該也有感覺到，我們為了提升對焦會議的效能，做了很多不同的實驗，也做了很多次的版本更新和升級，根據我們團隊持續成長，現有的方式可能也不會是唯一解，也會需要調整，重要的是，我們定期反思現在的做法是否仍能滿足團隊的需求，我們也鼓勵每個團隊成員勇敢挑戰既定做法，這樣才有不斷進步的空間。
你的團隊是怎麼開例會的呢？七大學習有哪一些對你來說有幫助呢？你們團隊在設計例會的過程中，有什麼不一樣的發現？非常期待你的分享！歡迎留言回覆交流喔！
嗨大家好！我是曹代Tai Tsao，Meeteor管理顧問公司亞洲區負責人, 商管書作者
我協助個人、團隊和組織發揮潛力、轉化工作模式，以發揮更大影響力。我在台灣和美國協助許多組織和團隊、提升團隊協作能力、領導組織變革與轉型以建立正面組織文化，提升整體績效。過去五年主要專注於會議管理、高績效團隊發展與教練及行為轉化。我的書：Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings
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Meeteor於2013年在美國紐約創立，致力於協助團隊與企業進行會議變革，我們相信「學習如何開會」是企業變革的開端，也是企業競爭優勢與成功關鍵之一。我們以會議軟體服務起家，自2017年起著重於管理顧問服務，協助企業有效運用會議，降低內耗，提升管理績效，建立正面組織文化。2018年底我們拓展到亞洲區，期望服務更多的團隊，讓有效會議成為你團隊成長的基石。英文資訊可以上Meeteor的官網，粉絲專頁或Twitter. 歡迎來信info@meeteor.com分享你在會議上遇到的挑戰，相信我們可以一起找出協助你團隊突破的方法。
