在中成熟remote環境遇到的3大挑戰與解法
本篇心得源自於我在某美國電商擔任軟體工程師實行“部分remote”(約50%~70%時間remote)約1.5年的經驗，基於以下的remote情境，討論其中3個彼此關聯的挑戰：如何自我管理？如何討論複雜議題？如何被認可價值？
(至於remote的好處，remote其他的挑戰，如何找到remote機會等都不在本文討論範圍。)
remote挑戰指數：中
- remote佔比：員工約10%時間remote
- 合作對象時差：2/3成員在美國：13–14小時，相當於上班時間沒有重疊。
- remote成熟度：中。溝通過程文件化程度不高，重大/複雜議題沒有好的討論模式
( Stripe是相較remote成熟度很高，見 Julia Evans — Working remotely, 4 years in )
本文討論方式主要採remote與傳統對比。
如何自我管理？
在傳統方式裡通常在同一空間工作，有團體約束力，工時跟大家一起做自然就達標。但在remote環境就會多一些挑戰，如：工作時間彈性下如何確定今天工時與進度有到？周遭沒有無形壓力且分心誘因多如何保持在工作？
我目前試出來不錯的方式有：
1. pomodoro (番茄工作法)
這招無論是不是remote都適用，可讓你保持專注的節奏，又可記錄一天工作了多少pomodoro，不論工時多彈性，至少都可以確保一天/一週的總pomodoro數量有達到預期。注重 過程 > 結果也是工作法重要的一環，畢竟工作進度預估很難精準，且容易使人因目標較大而拖延，改成做了多少pomodoro是相較容易控制與執行。
2. 目標夠具體
在remote環境中更重要，因為工作動機只取決於目標/動機/責任幾個少數因素，當story/task不夠明確時，務必與主管/同事討論到非常明確，或是自己主動拆解目標到更小目標，小到很清楚可以馬上坐下一步的程度。
3. 保持engagement
利用人性需要與被需要的特性，如IM線上有人討論與你做的東西相關的問題，或有人表示在等你做的東西、你的意見，通常都會較有動力去處理。為達到更多這樣的效果，可以“刻意”製造，如：主動認領需要跟別人co-work的task，主動問別人意見，主動去看別人做的東西給些想法 (這點要注意公司是否有足夠開放意見的文化)，或是貼一些有討論性的資訊(如AI能自己寫軟體了怎麼辦)。
如何討論複雜議題？
傳統做法是大家關在一個會議室很密集討論，用大量白板，分小組討論再整合，如：新舊產品未來3個月的整合策略。但放到這remote情境中難度就高許多，
1. 密集討論 = 高頻 + 同步 + 面對面 + 聲音 + 手勢 + 表情 + 焦點 + 隨call隨到
我的remote情境是兩邊時差12+小時完全沒有重疊，所以要馬是一邊下班時間配合另一邊上班時間，或是完全用異步方式討論。
先講同步視訊開會，其實我們已經是一週至少2次concall，但由於一邊是下班時間，所以專注度是有差別，另外視訊跟面對面的訊息品質還是有差，很多時候要打斷問問題timing會稍微需要重複確認幾次，要秀東西稍微麻煩些。也做不到高頻，最多做到一週3次每次1–2小時已經搞得大家蠻累的，比起傳統一次就關在會議室3小時是有差。有時開始討論與做決定的間隔拉很長時，常常會有某人突然想到新的做法或是遇到需要確認的，就立馬拉相關人等來討論，這些都是無重疊時區的remote做不到的。
那如果是用異步討論(IM, email, document)的呢？基本上做不到高頻，且把不確定且複雜的議題先打成文字跟圖也常令人望之卻步。很多情況是美國那邊已經過幾輪當地會議後，最後只能告訴台灣這邊結論，過程只能盡量用口頭憑印象解釋，台灣這邊則可能需要做反向工程來推導這結論是經過哪些考量，在文件化看有沒什麼遺漏或是邏輯有問題之處，總費工可能不只2倍。
2. 白板討論
我認為是技術問題，仿間已經有大平板或是類似體感裝置來虛擬白板，或是用最陽春的手寫板也可，單純用線上白板+滑鼠大概只能做到實體白板的5–6成，也聊勝於無。主要困難在於要讓公司投資買設備，及讓所有成員習慣虛擬白板，這兩部分都持續努力中，目前還不算很成功，有待後續觀察。
3. 優先討論對象
上述限制 加上 人的習慣與易用傾向，造成美國方遇到較複雜重大的決策議題會優先選擇與當地人員先討論(畢竟核心團隊都在那)，台灣的參與度則少了許多。
目前嘗試的解法是遇到複雜的議題我這邊會先花時間盡量先把他文件化，圖像化，系統化，後續討論都可以基於具體文件，看是要同步concall討論，或是留言異步討論，如美國方當地討論也比較好做連結，或是直接在文件上附註。並且常常跟主要的stakeholder做follow-up，確保大家仍舊在同一個page上，並請求美國方對於這樣溝通方式有沒什麼feedback讓我持續改進。這樣做後觀察下來似乎有改善一點，但距離傳統方式的成效仍有一段很大差距。畢竟這remote情境中公司尚未養成高remote成熟度，大部分溝通還是以傳統優先，真的需要長期推廣remote優先的溝通方式才能逐步改善。
如何被認可價值？
傳統上，讓主管隨時都看到你每天在做事是最直接的；而remote，靠的是email, IM, demo, meeting, project management system等。
如上述，因remote成熟度中等 與 大家慣性，很多任務的enagement可能office人員優先，這是先天限制。
你說你做的事在project management system, version control, email, IM上面都有完整紀錄，問題是每天有上百個update情況下，包括主管都不太可能有辦法掌握，所以，很多還是要靠自己努力爭取。
如在“如何自我管理？”所說可盡量去參與別人任務的討論，或是推廣自己做的東西，說白話一點就是“刷存在感”。
要清楚自己對公司有何較特別的價值，參與討論或是有機會demo表現自己時可以多強調與之的連結，如：對某技術很熟也很有熱誠，在demo專案成果是可以提未來若導入這技術時可以為公司帶來xxx，主動拉相關人士demo用某技術做的poc引發對方熱誠，或許有機會在當地幫忙推廣。久而久之，別人看到某些技術或某些議題時就會想到你的名字，不管他們有沒實際看過你。
雖然這些方法看起來好像是通用的，但在remote世界裡必須更強化。
上述很多是表層與中層解法，最底層也最難的還是傳統文化改成remote優先( stackoverflow: What it Means to be a Remote-First Company )。實務上一名小小工程師基本上無法瞬間做到，但還是很多事情可以嘗試改變，如從小地方幫助共事的同仁逐步養成remote優先的溝通習慣，如系統化文件，調整同步白板討論與異步討論的比例等，也需要跟主管溝通如何有效從project management system, version control整理出remoter目前任務執行的狀態與總產出等，非常耗時但似乎沒太多銀彈解法。
我仍持續努力中，希望能與大家一起交流心得 :)
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