遠距工作任務管理方法——建立可行的 To Do List
大家好，我是 Donna 多拿王，很榮幸受 Andrew 邀請，以自身經驗為 Remote Taiwan 的讀者們貢獻一些想法。
離開辦公室、成為可以遠距工作的 Digital Nomad 數位遊牧，不僅意味著人身自由，也代表離開上級監視與群體壓力 。這就人性層面而言無疑是一大進步，以工作管理來說卻不一定是好事。
我相信人性本懶（可能我自己特別懶），少了外部壓力，能夠少做事為什麼要多做？因此我開始遠距工作之後，「任務管理」比起辦公室工作時期更加重要了。以前在辦公室其實不需要列什麼待辦事項，聽誰在催就先做什麼，現在我自己掌握工作任務的主導權，反而得依靠 To Do List 來管理進度，才能達成目標。
關於任務管理，我摸索了一陣子之後體會到這件事：任務管理，先從了解自己的極限開始！與其執著於如何達成目標，不如學習如何訂定實際的目標。我就透過這篇文章來分享一下：我如何列出一張「可行的 To Do List」。
生產力時間：6 小時！
一天 24 小時當中，人究竟可以在工作上專注多久呢？一家澳洲的建設管理顧問公司說：6.5 小時；一位 Huffington Post 的作者說：2 小時 53 分。一般來說辦公室工作時間至少 8 小時，但回想你在會議室、茶水間、樓梯間徘徊的片刻，再問自己一次：在辦公室的時間裡，真正專注於工作的時數有多少呢？
以自身狀況為例，我一天能專注工作的時間大概就是「 6 小時」，硬要擠也頂多 8 小時，超過的話效率會大幅下降。我把這 6 小時當作我的「生產力時數」，用在工作、開會、寫作等需要聚精會神的任務上。
事實上就算我想做更多，也拿不出更多精力。人的注意力是有限度的，因此除非狀況緊急，我不會預支一天的生產力時間，也不會模仿網路上流傳的成功人士工作方法，每天多逼自己兩小時。眼下看似在逼出來的時數裡多做了什麼，其實是未來的我先墊的罷了。
因此，我認為要列出一張可行的 To Do List，必須以生產力時數為基準去安排任務，有多少時間做多少事，盡量不要排超過生產力時數的任務量，否則也只是給自己徒增壓力。（但是也不要跟我說你一天生產力時數只有 2 小時，我們是人不是無尾熊。）
燒腦：不燒腦 = 3：1
辦公室時期的我一直被固定地點、固定時程耽誤。試想：我的生產力時數只有 6 小時，卻每天待在辦公室 8 小時、10 小時，甚至超過，只為了等電話、等信件、等懸而未決的會議結論，難怪理想生活總是遙遙無期。但是相對的，脫離固定地點和時程之後，如果沒有妥善規劃那些拿回來的時間，就只是換個地方、換個方式浪費而已。
除了工作需要進度，生活同樣需要安排才能達到理想中的模樣。舉凡運動、閱讀、與家人朋友相處、學習新事物使生活更豐富，或者打掃、採買、整理帳務使生活更順暢，這些任務不是透過耗費精力獲得產出，卻能夠提供生活所需的能量，我稱為「不燒腦任務」，是人生平衡的基石。
我認為安排 To Do List 不只為工作，更為生活。扣除睡覺、吃飯、通勤等日常活動，該如何運用剩下的時間，才能以不消耗為前提有所產出？我的配比是「燒腦任務」：「不燒腦任務」＝ 3：1，也就是四分之三的時間燃燒自己，四分之一的時間充電。
以小時為單位拆解，以天為單位安排
通常我會以「小時」為單位拆解每項任務，依當天行程安排在適當時段。工作以每 2 小時為一個階段，其他生活瑣事差不多 1 小時做完，原則上每天安排「3 項燒腦任務」和「1–2項不燒腦任務」。
通常我會這樣搭配：「工作 6 小時＋和朋友聚會 2 小時」或「工作 6 小時＋整理房間 1 小時＋運動 1 小時」。運用上一篇所述的方法 — — 轉換空間或創造儀式，在事項與事項之間切換狀態，將工作量控制在生產力時數之內不至於疲乏，完成工作之後仍有餘力生活。
不要小看「1–2 小時不燒腦任務」對生活的影響！當我們遇到複雜的挑戰，勢必會從小處著手逐步克服，建立理想生活同樣得從 baby steps 開始，經年累月逐步成形。真的有差！我運動到連腹肌都長出來了，工作時狂吃零食又有什麼好怕的呢？我們需要的不多，有永遠比沒有好。
工具推薦：Todoist (App Store, Google Play)
我用數位工具幫助我維持這個生活模式。我會用「Todoist」把接下來 5–7 天的待辦事項排好，用 App 中的優先順序標記每天早上、下午、傍晚、晚上的行程，每完成一項就消滅一項。
Todoist 的 UI 設計非常直觀，如果要調度，只要更改 due date 或者直接拖曳，比傳統紙本行事曆更靈活。
當然以上都是我自己的習慣，不一定適用於所有人，有些人不一口氣把事情做完就渾身不對勁，還是要看自己的工作方法而定。我的重點在於：這張 To Do List 是否能幫助你完成想做的事，而不是施加無謂的壓力在你身上？
不妨問自己以下兩個問題，檢視你的 To Do List 是否可行：
- 你的「燒腦任務」是否大幅超出「生產力時數」？如果是，這是短期還是長期的狀況？短期的話，別忘了事後平衡一下；如果是長期，建議你調整一下工作量，不要讓自己一直超支。
- 你有好好規劃「不燒腦任務」嗎？如果不替不燒腦任務設定進度，Digital Nomading 替你賺回來的時間就要被白白浪費掉了。
文章最後可能有人會問：
「要怎麼知道自己的生產力時數？」「如何知道一項任務要花多少時間？」「計劃趕不上變化怎麼辦？」
而且一定會有人靠腰：「你根本就不夠忙！」
這些關於時間管理的問題，就留待系列最後一篇文章來討論吧！
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