【遠距工作術】開會不是見面的理由，用SCRUM創造遠距的自由！
我們聚少離多，但超瞭解公司狀況；經營實體空間，但全公司遠距工作。看我們怎麼用Scrum讓效率與自由並行！
為什麼想寫這篇文章？Remote工作在溝通與管理方面，一直都有不小的挑戰，而我們公司目前是全員遠距，近期因為引入了Scrum，獲得了不少成長。因此才想藉這次機會分享SCRUM帶給我們的改變，希望對正在Remote的大家有所幫助。讀完這篇文章，會知道什麼？1.我們是一間什麼樣的公司，為什麼能全體遠距工作。
2.Scrum與數位工具，如何幫助團隊解決遠距工作問題。
3.Scrum帶給團隊與個人的好處。
在介紹我們Remote工作與溝通方式之前，會先說說我們公司的狀態：「我們是什麼樣的公司」、「主要工作內容」、「工作制度」。
再來，則會稍微說明什麼是Scrum，它運作起來會出現哪些工作場景。最後才是Scrum帶給我們的成長與好處。
我們是正在Run Scrum的「場地出租」公司
「我們是什麼樣的公司」
說真的，我們的公司很酷，應該是業界的奇葩了！因為即便經營的是「實體場地出租」卻全是遠距工作者，我們沒有辦公室而且聚少離多，公司從經營到現在，將近兩年半的時間都是這樣運作的。
而下面是我們主要的產品：
- 小樹屋，主要提供人們辦活動、開會、工作的場地。以一小時為單位租借包廂空間、個人座位，人均價大概都落在20~70之間。
「主要工作內容」
平常工作分為三方面，分別是網路開發、實體空間、日常營運。
在網站與軟體開發方面，其實就像一般公司打code、debug等等，而畫面、功能、UI、UX的設計都需要持續溝通。
實體空間，則會要選址簽約、空間設計、採購家俱、監工、裝潢擺設，大概就是裝潢一間房子的所有工作。
日常營運，則包含了客服(會有人來問場地狀況)、設備維修、打掃空間、行政財務、行銷等工作。
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「工作制度」
為什麼前面說我們是奇葩呢？因為公司的制度基本上就是「沒什麼制度」。沒有工作地點、時間的限制，沒有工作時數、休假的限制，如果有一把衡量公司自由度的量尺，我猜我們大概就是最接近「玩樂」的自由度了 XD
你可能會問，那公司是怎麼「管理」員工的呢？
我一直覺得「管理」是個很妙的詞，姑且不論它的定義，但很多老闆似乎都覺得有很多規定、有限制才是管理，如果真照這樣說的話，我們公司應該比較像自己管理自己吧！
但整體而言我們運作是由「企業文化」、「階段性目標」來維持的。例如我們的企業文化是「自由自主、信任夥伴、有話直說」。而近期的目標則專注在「創造更好線上場地服務」。
另外，為了讓每個人工作的方向保持一致、持續成長，還是需要溝通與衡量績效方式。現階段的方式，也就是這次要和大家介紹的主題：「Scrum」。
「Scrum」到底是什麼？
「Scrum」可以稱作一種工作方式，它是源自於Agile軟體開發的一種方法學。就像程式語言的框架、寫文章的要訣、設計畫圖的原理，能提供你方向與原則，但實際的撰寫、編排都是由自己來決定。
所以即便在一樣的Scrum框架下，每個團隊建立的方法也會有所不同，但基本上都會有工作流程、開會制度、溝通詞彙、角色與負責人等等。
※SCRUM手冊上，對於Scrum的描述：Scrum是一個流程框架，從1990年代初期它就被用來管理生產錯綜複雜的產品。Scrum不是一種流程、一個技巧、或明確既定的方法，倒不如説Scrum是一個框架，在其中你可以使用各種不同的流程與技巧。運用Scrum可以清楚的呈現不同產品管理方法和工作技巧的功效，因此你可以持續改善產品、團隊、還有工作環境。來源:https://www.scrumguides.org
要建立完整的SCRUM工作體系其實不太容易，但它特別的是，即便只做到其中幾點，也可以讓團隊變好許多。
因此，即便我們仍在摸索階段、有不少錯誤，但卻也有不少收穫，所以才想藉這次機會讓大家多認識SCRUM一點。接著就來聊聊SCRUM工作的幾個情境，以及它帶給我們的好處吧！
Scrum團隊怎麼進行溝通？
每兩周一次的「Scrum規劃會議」
規劃會議，你可以把它想成是「列出兩周待辦清單的一場大會」。我們每兩周會把接下來要做的事情全部列出來。列出來的項目分為Story和Task，Story是一個大的任務，通常我們會這樣列：
身為一個行銷人員，為了增加用戶數量，我要在Remote Taiwan發送場地優惠券。而為了達成這個任務要做很多事情，就是一項又一項的Task：
1.建立優惠代碼
2.決定優惠價格
3.與版主討論發送方式
4.進行發送
5.追蹤使用紀錄
每天回報進度的「Scrum立會」
在規劃會議結束後，照理來說每個人都會知道要做哪些事（全都寫在Scrum Board上了)，接下來的執行期間，全體成員每天會花15分鐘進行任務回報(是大家加起來15分鐘喔!)，這麼做主要是為了「掌握現況」，在Scrum中將其稱為「Daily Scrum」或「每日立會」。
立會當下，大家會輪流報告三件事情：
- 昨天完成那些任務
- 今天打算做什麼
- 遇到了怎樣的困難
結束任務後的「回顧會議」
每兩周結束後，我們會進行一次回顧與檢討。一方面回顧我們努力執行兩周的成果；另一方面則會詳細討論執行過程，找出究竟碰到了哪些瓶頸，以及要用什麼方法解決。
為何Scrum適合遠距工作，它帶來的好處是？
解決遠距工作面臨的「溝通模糊」
雇主或老闆有個很重要的任務，就是要「定義成果」、「交辦任務」，其中兩者在說明時的「模糊不清」，則是造成我們花時間的主要原因。
Scrum規劃會議中，每個任務都被必須列清楚，要開發什麼功能、做到哪些事情都得有一定的標準，不是用感覺就好，而是要可以被「檢測」的。
例如下方「bukii社群」這個任務就包含了五大項目，只有在這五個項目都達成，才算是完成任務。
在過去，許多的合作都只有主管、業主才知道有沒有完成，因此容易不斷追加任務、追加預算、追加時間。但在Scrum的架構中，只要是參與人員，最後都可以評估這個任務是否完成。不僅可以解決溝通模糊的問題，也可以在一開始定義結束的時間點，不讓溝通永無止境。
因為大家是「看文字、看標準來溝通」，對於無法面對面談話的遠距工作者來說，就可以大大減少模糊不清的狀況和溝通的時間。
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你是否也發現，其實我們有時「不知道在溝通什麼」
一般公司應該都會例行會議，但卻未必會替這個會議「設定目標」，大家時常是為了開會而開會，卻不知為何要在此花費時間。但在Scrum中的每一場會議、每一次談話都會設立目標。
例如，規劃會議就是要列出Story、Task。不討論公司發展方向、不討論上一次面臨到的問題、不討論沒辦法得到證據支持的假設。
在立會之中，要在15分鐘內掌控團隊的進度、面臨的困難。不花太多時間解決問題、不花時間理解太過複雜的問題、不花時間討論A方案還是B方案好。
當大家都知道會議的目標，其實可以省去不少「多餘溝通」。但即便這是人人皆知的道理，卻不是每個公司有要求員工必須有這個意識。
在Scrum的架構中，每個人被要求知道現在該討論什麼、解決什麼問題，進而發展的就是每個人還必須「知道自己面臨什麼問題」、「要能清楚說明自己的問題是什麼」。
說到這裡也讓我發現到，即便導入的是很不完整的Scrum，但至少定期有個儀式來向團隊宣布「應該要思考哪些事情」，再怎麼差也會比看到事情就做、看到問題就討論來得好。
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遠距工作面臨到的「企業管理」與「自我管理」難題
不論是不是遠距工作，都會面臨到管理的難題，而遠距工作又再使得資訊落差更大、管理更不容易。對老闆而言，面臨到的是企業管理問題；對個人而言，則有自我管理的問題。
老闆常需要問「現在案子的進度到哪了？」、「大家工作狀況還好嗎？」，如果是大型的專案，還要同時跟多人溝通，這就是PM或是經營企業時花超多時間做的事：「花時間了解狀況」。
對於個人而言，則常常在想「那麼多事情到底哪個要先做？」、「我這樣的做是對嗎？」、「到底什麼時候要做呢？」。
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從整體來看，其實最後都是為了回答兩個問：
- 「現在應該要做什麼？」
- 「這件事情要怎麼做？」
在Scrum中清楚地區分了責任，老闆(業主、PM)要負責決定「哪個比較重要、應該先做什麼」，執行者負責「決定怎麼做」。
要在整個工作期間貫徹的話，老闆就必須每天調整一下任務清單，說哪些要先做、哪些放著沒關係。執行者則要時常思考，用什麼方式能會更好。
因為這樣的權責區分，加上清楚的看板工具、方便的通訊軟體，我發現管理的難題從原本的「持續溝通」、「了解狀況」慢慢轉為「自我反思」。
我們更常思考怎麼把自己負責的任務做得更好，每個人開始建立自己的觀點、工作方式，而不是持續開會、討論、詢問意見。
這最後也回應到我一開始說的，我們並不是靠規定、限制來進行管理的公司，而是透過一個相似的工作思維、諸多的工具，來達到企業管理與自我管理的平衡。
※我們用來協做的軟體服務:．【ScrumDo】Scrum專用Saas服務，作為規劃、開會、平常執行的看板使用。
．【Skype】線上開會使用，目前用起來覺得穩定度、順暢度最佳。
．【Workflowy】列出看法、分享觀點很好用。
．【Todoist】共用待辦清單，用來營運上的日常瑣事。
Scrum帶給我們的成長
我們以小部門為單位，執行Scrum也將近十個月，而公司全體成員一起進行也有半年了，帶來的好處真的不少。
例如，大家對於公司狀況、個人狀態都有了很高的掌握，開會講話變得更為精準、執行效率也有一定的提升。因為有著透明的任務清單，並且大家都專注在創造更高的價值，也讓我們更能互相合作與激勵。
每兩周的停頓，讓我們有機會檢討過去的錯誤、做出方向的調整，最後也造就了公司與個人的同步成長。
Scrum會不會很綁手綁腳？
Scrum整個的流程和工作模式是很有效率、有節奏的，有時甚至會讓很感覺很嚴肅，說真的，一開始我們很多人都不適應，但久了也就習慣了，甚至做起事來比以往更開心。
就像一般企業的晨會，也許會一邊吃早餐、聊天一樣，在我們習慣這樣的節奏後，還是可以從中抽出個幾分鐘打屁閒聊。在回顧會議過後，甚至還會去打桌遊、運動、看電影之類的。
整個感覺就是工作時可以很認真、有所成長，想Happy的時也可以很恣意，這就是Scrum帶給我們的特別氛圍吧！
Scrum精神 × Remote自由
Scrum對於很多企業難以實踐，我想是因為被既有的體制綁住了吧！由於無法放膽嘗試，當然也難有獲得。
但對於新創企業、Remote工作者而言，我卻認為非常適合。一來是制度簡單且彈性，二來是配合網路工具，真正需要見面的時間只有規劃會議、回顧會議兩天而已，另外8成的時間大家就遠距工作、線上開會並專注產出成果。
因為溝通精準、任務透明，造就了我們在保有自由的同時，整個團隊依然有著良好的工作效率。
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「自由自主、信任夥伴、有話直說。」
這是我們的企業文化，它和Scrum有點不同卻是十分契合。雖然可以把Scrum視為框架、流程、方法，但我相信最重要始終是它的精神。只要團隊的工作精神保持一致，相信都能促成更好的溝通，而有了良好的溝通作為基礎，Remote工作也將能獲得最大程度的自由！
【工商時間】
- 為了讓大家容易理解，這次對於Scrum的闡述有些其實不是它的原意。因此，如果對Scrum想有更深的認識，歡迎來到我的專欄，裏頭會持續介紹Scrum和各種適合遠端工作的數位工具。
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