遠距工作如何打造遠距團隊文化?自由工作的意義?Remote Taiwan x JANDI 活動紀錄(上篇)

Remote Taiwan 分享會記錄,遠距工作與管理經驗分享。如何培養信任?遠距離與自由工作者的真正意涵?團隊文化的建立與經營,如何選人?

Image for post
Image for post
本文記於 0719 & 0729 Remote Taiwan 兩場遠距工作分享會後,精華內容摘要紀錄,此為「上篇」。

前言(上篇)

主辦單位:
場地單位: &

以「非程式開發者」的經驗分享出發,由兩位互為主管和員工的講者,談談彼此在 Remote 工作的配合、團隊文化的建立、溝通設計與管理方式。如何重頭建立一個遠距工作的團隊,以及如何善用遠距工作的優點,讓每個人成為更好的自己。


分享者:

曹凱閔( 負責人|全職遠距|打造遠距團隊)

韓國 ↔︎ 台灣跨國&國內遠距工作
(以下稱為 KM)

現職 JANDI Taiwan Country Manager,除了本身提供的服務就是溝通協作工具外,也在團隊中推動各種遠距可能。在 JANDI 裡除了不寫程式外,包含行銷、客服、營運等什麼都做。

JANDI 是一個跨台灣、日本、韓國的跨國新創,透過更好的工具服務改善企業與團隊的協作體驗。而在極早期就跨國發展的原因,曹凱閔將在活動中分享如何建立遠距工作團隊,優化遠距會議的有效性,以及遠距協作流程經驗分享。

侯智薰(JANDI Taiwan 內容行銷|遠距工作|自由接案)

台灣 ↔︎ 台灣國內遠距工作&數位遊牧民族
(以下稱為 Raymond)

現為 JANDI Taiwan 內容行銷、天下文化(遠見)Podcast 內容製作,自由講者與寫手。大學期間就投入了遠距離工作,常被朋友吐槽,是個連出門玩都要帶著筆電或者平板的工作狂。

然而,Raymond 深深認為,遠距離不是一種逃離,就像網路不應該是讓人們更加疏遠,而是更加連結在一起;遠距離工作也是,如何在自律的前提下,找到合適的團隊與協作文化、適合的工具與工作流程,並且在工作與生活中找到彈性,這是 Raymond 要跟你分享的,網路時代的工作與生活新體驗方式。


遠距工作,如何配合、如何培養信任?

KM:那些年,我們相識的開始

有一天,我在線上課程平台 Hahow 好學校閒逛的時候,意外看到 Raymond 開的,一時手癢想點擊進去看看有哪些工具,結果看到了 Trello、Google Drive、Slack…. 但就是沒有 JANDI!

一開始只是想賭一口氣,於是就發了訊息給 Raymond,想請教他對於 JANDI 的想法。我還記得是約在兩天後下午的台南,看起來一點都不符合成本效益的考量,便毅然決然驅車前往赴約。

老實說,我也沒想過這場約會將深深影響未來的一切。原本兩個小時的見面,最後花了一整個下午互相交換意見,甚至當下我就提出合作邀約。那天在台南火車站的月台,我做在地板上,匆忙地打開筆電記錄討論的內容,但我知道自己的眼神正在發亮,因為又看到了不同的可能。

2016 年底,就讀成大的 Raymond 和在台北的我,開啟了兩個城市的遠距。


KM:南部實習生計畫,擴展遠距團隊規模

和 Raymond 的遠距合作只是一個開端,而不是結束,但真正讓我下定決心要建立一個遠距團隊的,是南部實習生計畫。(

當坐上沙崙(台南高鐵站),往台南的區間車,看著即將放暑假的大學生們,突然一個疑問:暑假、學期間,台南高雄的大學生去哪裡找實習呢?詢問後得到的答案和大家心裡想的差不多。

有些人因為沒有實習機會,所以自辦自學組織學習;
有些人不辭辛勞每周南北奔波,就希望將設計創意理想和南部學子分享⋯

如果我能將外國的新創資源投入台北,為什麼不給台南高雄的大學生一次機會呢?

或許一開始的想像很理想,但我們努力實踐這個理想;2018 年 8 月,JANDI 台灣團隊已經有五位成員,包含兩位主要的遠距工作者,未來還會持續增長。


KM:看不見彼此的你我,如何信任彼此?

台北台南 / 距離: 313.9 公里 / 時間:一年半

不論是地理距離或是時間長度,最後都沒有拉長「團隊的距離」;讓團隊凝聚在一起的,正是彼此的透明溝通以及信任

對於 JANDI 來說,遠距工作者和自由接案者稍有不同

除了被分配的專案工作外,也會參與到團隊日常營運、公司策略方向制定。如果沒有足夠的資訊通透、互相溝通與信任,不僅彼此工作難契合,對於團隊方向也有致命的傷害。

要能做到信任,先要有足夠的溝通;而溝通的目的,在於資訊的通透。

選好的人比,好的管理更重要,特別在倚重信賴感的遠距團隊中。如果先撇除人的因素 (實務上很難!),我認為資訊流是最重要的事情,換句話說,主管是否能掌握營運數據、成員狀況和專案資訊,幾乎決定了遠距的成敗。

(關於溝通設計與資訊流通的影響,請見下篇文章)


Image for post
Image for post
信任。Photo by on

Raymond:遠距離工作的信任度,就跟遠距離戀愛沒兩樣。

如果你一遠距離戀愛,就想要遠離對方、不想參與,那沒多久必定分手。

信賴要足夠才能工作;信任要足夠才能交往。

對於 KM 的信任,是來自於他經歷了新創團隊的血腥風雨,團隊原本八個人因為行事風格與意見觀點不合紛紛離去,最後剩下他一個人。明明可以選擇離開這個跌入股底的團隊,但他卻選擇留下。

我知道那個當下一定很痛苦,但他仍然想抓住那一線希望,抱著讓更多企業在溝通上更有效率、在協作上更有效能,在工作上更快樂的理想,那個遙不可及的目標,努力追尋著。

所以當他一個人來台南,問我線上課程的事情時,我回了他:

「我知道 JANDI 阿,但當時在備課時,覺得你們提供的功能沒有很完善,所以就沒寫進我的線上課程內容裡了,我希望上面推薦的都是我認為挺不錯的服務。」

不過,他先是告訴了我 JANDI 的狀況,以及他們產品的轉型與更新,我才瞭解原來台灣團隊剩他一個人,而且再進一步了解產品後,發現真的完善許多,產品與服務都上了軌道,但這些都不是我對於 JANDI 的最深刻印象,讓我印象最深的,是眼前的 KM 的那一份執著。

「世界上只有一種英雄主義,就是看清生活的真相後,依然熱愛生活。」

這是我的座右銘,而我在 KM 身上,實實在在地看到了這段話。那種跌到谷地,卻還是拼了命想再東山再起;那種經歷挫敗,不換成埋怨,反而換來謙遜與知足的態度,讓我在當下就直覺:「跟他合作,接下來的人生會有很多值得學習的意外。」

而這一年多下來,果然沒錯,我非常慶幸我有做這個決定。我從他做事的態度上,看到了我能足夠信賴與信任的部分。


遠距工作的真正意涵?

積極參與工作的人才適合,並非逃離工作。

「今天不想去辦公室,那就遠距工作吧!」

「不想面對同事、不想跟同事溝通相處,我比較適合遠距工作。」

以上是很多人選擇遠距工作的主因,追根究柢都是過去有痛苦的溝通、合作、協作的經驗,想要「逃離辦公室」的心情,因此想要找一個可以遠距工作。不用看到同事、不用處理組織政治、不用強迫自己社交,簡直是完美的工作。但,事實真的如此美好嗎?

如果你曾經接觸 Remote Taiwan 社團的遠距工作前輩,無論是前後端開發者、設計師、文字工作者,你會訝異於他們的口條和善於溝通的能力。遠距工作者除了專業能力外,溝通能力更是決定一切的關鍵。積極參與工作的人才適合遠距工作,遠距工作絕不是逃離辦公室的藉口。

只有善於溝通、不怕主動發起討論的人,才能成為好的遠距工作者。


Image for post
歡迎你來到這篇文章。按住不放,能拍 50 下。拍個手,再往下閱讀,謝謝。😉

KM 用遠距工作的前、中、後,分享為什麼溝通比想像重要。

1. 遠距工作之「前」:怎麼找到遠距工作?

即使現在有 這類的新興服務,協助遠距工作者更容易找到合適的業主,但是想要找到一份遠距工作,不是寫份履歷放在人力銀行這麼簡單。你需要在 Facebook、LinkedIn 社團裡保持活躍,你需要不畏懼主動和業主接觸的機會,甚至臉皮厚點是必須的。

想要成為遠距工作者,那麼請對自己付完全責任。如果你想放個履歷就有人主動找上門來,除非之前累積的經驗無可取代,否則不想社交、不想主動出擊、不想主動溝通,我暫時想不到其他可以找到遠距工作的方法。


2. 遠距工作之「中」:沒主動討論,誰會理你?

在任何企業和組織之中,沒有工作只是「做工作」而已,你需要不斷和成員交換意見和激發想法,更多的是分工合作。可能的話,建議你比標準還要多說一點話。

以我在 JANDI 團隊的經驗,由於成員來自於台、韓、日、美等不同國家,使用的語言也不相同。雖然大多是使用英文溝通,但如果參與專案成員多半是韓國人的話,還是不可避免用韓文溝通。那請問不懂韓文的你怎麼辦?

當然你可以去學韓文,但我自己是用 Google 翻譯韓文自行解讀,更重要的是,不僅僅是閱讀還要適時的回覆,讓對方知道你正在看,也參與到其中。第一,你和所有人的資訊進度一致;第二,讓其他人知道你正在工作;最後,適時參與對話才能讓對方尊重你的建議。

「我的韓國同事甚至懷疑過我,是不是假裝不會韓文哈哈」—KM


3. 遠距工作之「後」:不想和同事相處,下一份工作更難找

放棄溝通討論,對於一個遠距工作者來說是不及格的,遠距工作不代表你是團隊的邊緣人。尤其是有專業特長的成員,很容易因此被忽略或被冠上不專業的誤會。而遠距工作者的網絡緊密,難相處的印象讓下一份工作更難找。

整體來說,遠距工作不是逃離辦公室,
而是更需要參與討論。

相比辦公室工作,遠距工作有時是放大了個人協作的優缺點,所以當我們在建立團隊的時候,能不能良好溝通、和成員合作比什麼都重要。


遠距工作團隊文化的經營?

KM:選好的人比,好的管理更重要。

說到建立團隊,在我心中比起專業能力更重要的是團隊文化。我簡單形容,團隊文化包含:遇到問題時我們怎麼面對?我們如何對待彼此 (客戶、外部夥伴和內部員工)?等等,並且在招募新進成員時,專注在符合團隊文化的特色。

為了不斷確認是否選擇正確的人選,從一開始的投放履歷管道、職缺說明 (文字和直播)、利用問卷進行筆試、一對一面試、觀察與現有成員互動、實習試用,想要成為 JANDI 的團隊成員至少有六關需要通過。

舉例來說,JANDI 遠距團隊裡要求:資訊以簡短扼要方式表達。因此我們在履歷撰寫、筆試回覆中,特別檢查會不會以列點方式說明。如果有的話,會更相信這個應徵者符合需求。

Raymond:怎麼樣讓自己呈現出「好的人才」的特質?

發現這篇文章有點過長了,還是要留一些關子,讓大家會想要找我們去分享或諮詢。如果要回答這個問題,我可以簡短的說:

主動參與、認真研究、做好功課

或者,看看這篇文章吧,這就是我們當初招實習生前特別寫的。

如果有認真研究這篇文章,主動參與我們的直播,又能把文章內容的真正理解並且能說出自己的觀點,那你就符合上述三點了:


好的遠距團隊具備的特點是?

是否願意溝通?是否擅長與人協作?是否以簡明扼要的方式通訊?是否能持續學習?是否能開放心態適應不同管理方式?是否能善用協作管理工具?
…. 這些都是成為優秀遠距團隊的基礎。

一開始是為了理想,開始有遠距團隊的想法,但在建立過程中意外學習到更多管理的眉角,其中我覺得最重要的還是溝通的心態。就像是一段遠距離的戀愛,如何兩顆分開的心還能體貼彼此的心意,即使不在對方身邊也能感受關心,就像微風吹拂令人舒爽。而 JANDI 團隊就是這樣的存在。

我以我身處的團隊為榮,而且越來越喜歡每個人的特色與相處。但是必須要認識到公司隨著規模擴大,勢必要走向制度化和流程化經營,否則立意良善的團隊文化只能淪為空談。現在, JANDI 正在從早期的新創團隊,邁向下一個階段的組織,希望接下來能以不同的樣貌出現在大家面前。



到臉書給更多朋友。

Image for post
Image for post
2018.07.19|台北三創育成|Remote Taiwan|遠距離工作分享會|謝謝所有參與的朋友們

侯智薰(Raymond CH Hou)

Written by

ENFJ,被變化眷顧的男子|跨界運營人,左手產品和社群,右手內容和 Podcast|求學時,靠寫作和講課掙錢過日子|18 歲到印度旅行,22 歲成為遠程工作者,24 歲到北京互聯網,帶著電腦到處工作,懷著任性熱愛生活|▲2020 年後的內容在個人網站:raymondhouch.com/blog

Remote Taiwan/遠距工作/遠端工作/數位游牧Digital Nomad在台灣

About remote working / digital nomad in Taiwan,大家好,我們是Remote Taiwan,目前在台灣開始推廣Remote working/Digital Nomad文化,希望在你喜歡的地方工作,同時公司組織也找到最適合的人,讓彼此用更有效率的方式工作,希望這種靈活的工作模式能為現今的工作組織與個人生活帶入更多活力與彈性!也歡迎到FB社團討論:https://www.facebook.com/groups/remotetaiwan/

侯智薰(Raymond CH Hou)

Written by

ENFJ,被變化眷顧的男子|跨界運營人,左手產品和社群,右手內容和 Podcast|求學時,靠寫作和講課掙錢過日子|18 歲到印度旅行,22 歲成為遠程工作者,24 歲到北京互聯網,帶著電腦到處工作,懷著任性熱愛生活|▲2020 年後的內容在個人網站:raymondhouch.com/blog

Remote Taiwan/遠距工作/遠端工作/數位游牧Digital Nomad在台灣

About remote working / digital nomad in Taiwan,大家好,我們是Remote Taiwan,目前在台灣開始推廣Remote working/Digital Nomad文化,希望在你喜歡的地方工作,同時公司組織也找到最適合的人,讓彼此用更有效率的方式工作,希望這種靈活的工作模式能為現今的工作組織與個人生活帶入更多活力與彈性!也歡迎到FB社團討論:https://www.facebook.com/groups/remotetaiwan/

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch

Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore

Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store