Slasify 的遠端工作實戰小貼士
隨著新型冠状病毒（武漢肺炎）的疫情發展，防疫的觀念也從政府逐步走向社會和企業，也有越來越多的企業選擇讓員工在家通過電傳勞動（Teleworking）的方式遠程與其他團隊成員協作，除了可以為防疫工作盡一份心力，也可一定程度的降低疫情對企業的衝擊。
我們Slasify團隊從2016年起開始實行全遠程的工作模式，我的同事人現在在哪裡不重要，重點是可以完成她/他的目標即可。我們曾經有同仁自己跑去印度玩了幾天沒人知道；也有成員為了照顧中風的爸爸帶著電腦每天在醫院工作；更有剛剛當媽媽的同事可以安心的在家帶小孩；當然過年過節對我們來說更沒有什麼塞車不塞車的困擾，因為同仁如果沒有特殊的安排大多可以提早返鄉過節。但遠程工作模式下也不是沒有缺點的，某些人的孤獨感非常強烈，溝通成本提高這些都是必須面對的問題，但最困難的還是「管理」 — 尤其在華人企業中。
因為時間的限制，今天我們先從分享一些管理及協作的小技巧開始：
不要再計較同事幾點上班，但要約定一個大家一起工作的時間
幾點上班不重要，但要約束一個「大家都在工作」的時間。這個「大家都在」的時間代表的是你可以隨時找得到團隊的某個成員，降低溝通的延遲。通常這種「問了沒反應，要等一段時間」的溝通是遠程團隊很大的隱形殺手，久了會造成大家習慣性的自幹，能不問就不問，能不說就不說。
通常這個時間是所有團隊成員習慣工作的時間的交集，很多遠程團隊會選擇該時區中午到傍晚的時間。
約定共同工作時間這件事在同一個時區的遠程團隊來說可能不是太大的問題，但在跨時區的團隊中，盡量和團隊成員協調出一個大家都舒服的時間，避免因為工作時間的交錯造成溝通效率的下降。
設定目標，管理目標，但不要管人
主管通常需要一段時間適應「看不到人」這件事，因為看不到人，有些管理者很容易會產生不信任的心裡，只要某個人進度稍微落後了，就會懷疑他/她在摸魚在偷懶，這個我不敢說是正常的心態但的確是很常見的現象。
做為一個管理者，要學著先改變管理的方式，目標的設定盡量不要太大、不要太遠、當然也不要太不切實際。然後就每個人/團隊的目標進行review即可，這部分有很多管理大師的理論可以參考，可以嘗試導入一些管理方法來起步，之後再慢慢修正成符合公司文化的方式即可。
以我們自己的案例來說，通常目標設定的範圍會在1–2週的範圍內，然後在每天的會議內再進行每天的目標設定及檢視（待會會再細談這件事）。
設定固定的會議時間，但不要有太多無效的會議，而且會議務必準時
我們的團隊初期每天都會有固定的sync-up meeting，這個會議我們稱為3P大會：Progress, Plan, and Problem。簡單說就是跟大家分享一下昨天你幹了什麼事，今天預計做什麼，以及你有沒有遇到什麼問題。3P大會要多注意時間及人數的控制，不要把全公司100人、1000人全丟進一個會議室內，也不要把3P大會搞得跟老闆的佈道大會一樣，3P會議是專屬團隊成員的會議，讓彼此知道彼此的進度，時間盡量控制在10–15分鐘內，有任何需要深度討論的問題就另外安排會議來討論，而且僅邀請相關的人加入即可，不需要浪費大家的時間。
還有一個重點就是會議要有主題，對外部客戶也許可以用「聊聊」來帶過但內部團隊除非是特殊情況，否則盡量不要浪費其他人的時間。定好主題（大綱）而且確保與會的人都有做了一定程度的準備。
能視訊就視訊，不能視訊就電話溝通，盡量不要用文字討論（吵架）
已經有非常多的研究證實人類的溝通效率會受到語調、語氣和肢體動作等因素影響，而文字溝通通常是最沒有效率的方法之一。我們一般鼓勵同仁如果有需要溝通事情的話，盡量用視訊或電話溝通。就算要吵架，也大家約個時間各自準備好要吵架的內容，然後再好好的吵一個有意義的架，不要老是用文字在公頻上「我覺得」「你覺得」「他覺得」這些沒有效率和意義的討論。
我們也有試過類似War Room的做法，所有人通訊軟體開著（不論用什麼軟體）直到任務結束（通常是好幾個小時），大家也不需要一直說話，目的是讓幾個分散在世界各地的團隊成員擁有幾乎是即時的溝通效率。很適合在短期衝刺的任務上來應用。
善用網路工具
既然是遠程工作，這些網路上的管理和協同工具就會變得非常非常的重要。尤其是一些被動性質的通知，可以讓相關人員第一時間知道剛剛發生的事件，而且我們建議把這些通知盡量集中到某幾個平台上。例如把Github的通知、新的客服需求、突發的緊急事件等推送到Slack/Teams上，並且指定每一個事件的後續處理流程。例如收到了一個新的客服，是否有自動錄入到客服系統去？如果沒有，那誰先處理，處理的人需不需要通知其他人？當然，這些都是每個企業需要針對自己的服務/產品特性來制定的。
我們一般常見的工具有：
視訊會議、電子白板（很重要）、協同溝通（別再用Line來協作了）、文件共享、行程管理。某些企業可能會需要進一步的客服系統、專案管理系統、CRM、線上簽呈（審批）工具、電子合約等，這些其實都有對應的工具可以使用，也有一些軟體大廠提供高度整合性的平台可以用，在此就不一一列舉了，有興趣的人可以參考PeraPera的這篇文章： 31個讓你遠端工作更有效率的工具
台灣企業主專屬 — 記得打卡
你沒看錯，為了符合法規規範，還是要記得提醒同仁打卡上下班。現在市場上也有非常多出勤管理的工具可以使用，有的還可以記錄打卡同仁的位置，嚴格來說，這些記錄對電傳勞動者是沒太多意義的，但為了符合法規和避免被罰款，還是要多多注意這件事。
有關遠程工作/遠端工作之於勞基法的規定，可以參考黃沛聲律師的這一篇文章： 如何兼顧遠端員工（與老闆）的權益與合法性？
先簡單的與各位分享這些小貼士，未來我們也會逐步推出更多與遠程工作有關的話題，你們也可以加入 Remote Taiwan 的Facebook社團，或是關注我們Slasify，來獲取更多有關遠程工作的資訊。
同場加映：
有關跨國勞務的支付、法規議題，也可以參考我們之前的文章：
