Mas o que é esse tal de RH Ágil?

Seria muito fácil falar de RH Ágil como uma receita. É muito confortante seguir uma receita, alguém já desbravou aquele caminho antes de nós e sinalizou o que funciona. Porém, eu imagino que vocês já devem ter tido a experiência ou ouvido um relato de um amigo(a) que ao preparar uma receita de bolo, ele não saiu como esperado, certo? Quem nunca! É o que está fora da receita que pode fazer a diferença, seja as condições dos ingredientes, os utensílios utilizados, ou ainda a experiência prévia daquela pessoa neste tipo de atividade. Receitas são ótimas, ajudam muito, mas não se apoie exclusivamente nelas!

By Vladimir Gjorgiev

Mantendo esta ressalva sobre receitas em mente, agora podemos iniciar nosso entendimento sobre RH Ágil. Vamos começar com a parte ágil: A primeira coisa que precisamos entender sobre agilidade, é que ela não é prescritiva, mas sim situacional. Situações mudam e com isso, a forma de agir também! Para ter resultados diferentes, precisamos ter abordagens diferentes. Aí está a beleza mas também a sina do ágil, o conceito é maravilhoso, faz total sentido, mas colocar isso em prática requer muito mais que uma receita!

Agora a fusão do conceito de ágil com RH é outro terreno complicado, pois ter uma definição ou uma receita do que é isso já viola a ideia sobre o que é ágil no parágrafo acima. Ser ágil é responder a mudanças, se adaptar… as receitas aqui são apenas um suporte a isso, e elas mesmas podem mudar e se adaptar. Então no que eu vou me basear pra ser ágil, ainda mais no RH, se nada disso resolve??? Voilá, a mentalidade é o segredo! Ser ágil é uma maneira de pensar e encarar a realidade, se você captar isso, já estará bem a frente de muitos e bem encaminhado pra desbravar esse novo caminho!

Se interessou? Então vamos explorar essa mentalidade com um caso prático, do mundo real de RH.

Aplicando RH Ágil: Relato da Camila

Conheçam a Camila! Crédito: by Pablo Stanley

Camila, uma gerente de RH, ouviu falar do termo RH Ágil num evento que ela participou e ficou muito interessada. Será que isso poderia ajudá-la nos desafios que tinha na sua empresa, que estava passando por uma transformação digital?

Ela começou a pesquisar na internet e achou diversos artigos, cursos e outras informações, porém não ficava claro como aplicar isso no dia a dia. Será que o caminho era usar um Kanban no time? Fazer reuniões diárias (dailies)? Distribuir as pessoas do RH por outras áreas da empresa? Colocar todo mundo para fazer um curso de RH Ágil?

Qual o problema que você quer resolver?

Hoje em dia, num mundo complexo cheio de variáveis e empresas com necessidades peculiares, dificilmente você encontrará a solução perfeita para copiar e colar. Alguns jargões como Squads, Dailies, e uma infinidade de ferramentas já se tornaram comuns, porém as tentativas de incorporá-las sem antes analisar muito bem seu terreno será total perda de tempo e dinheiro. Por isso, não vamos cansar de falar sobre a seguinte premissa: Antes de decidir o que fazer, o primeiríssimo passo para qualquer coisa é definir o problema:

Esta famosa frase do autor de Alice no País das Maravilhas, Lewis Carroll, é uma verdade para qualquer iniciativa que você for fazer. O que você quer é o que vai te ajudar a definir o caminho pra chegar lá. É assim que você poderá validar se está no rumo certo ou não.

Então Camila pensou… não conseguimos como área acompanhar as transformações da empresa e estamos apenas apagando incêndios. Além disso, as mudanças são tão grandes que já não temos conseguido predizer o futuro e ajudar com análises de tendência ou melhorias de uma forma ativa, tenho estado com muito trabalho e sem tempo para nada.

Camila então, entra numa discussão consigo sobre seu desejo de ter um RH que consiga ser pró-ativo nas decisões estratégicas da empresa e que se adapte rapidamente às mudanças geradas pela expansão da corporação.

Maravilha! Primeiro passo cumprido!

RH Ágil vai me ajudar?

O resultado desejado pela Camila é:

Onde se quer chegar?

Note que este resultado desejado é amplo, então será preciso quebrá-lo em metas menores posteriormente, para facilitar o acompanhamento da evolução e na definição de ações para mudança.

Uma vez que você definiu o problema e onde quer chegar, aí veremos se o RH Ágil vai te ajudar. Por isso é muito importante, que quando você ver outra abordagem, framework, ou prática no mercado, que você faça sempre esta análise. Estas análises são importantes para definir que tipo de abordagem adotar para lhe auxiliar:

Passos para escolha de uma abordagem adequada para lhe ajudar no “como”.

Se o seu problema é parecido com o da Camila, o RH Ágil é uma boa opção para chegar lá, porque:

Oferece formas de visualizar e melhorar o fluxo de trabalho

Apoia a coleta de métricas para tomada de decisão e priorização

Trabalha o modelo de pensamento para estar alinhado aos novos comportamentos necessários para a constante adaptação interna e externa nas empresas de hoje

Prepara o RH para assumir uma posição de maior protagonismo e colaboração com as iniciativas e na influência da cultura da empresa

Veja como a Camila pode se beneficiar de algumas mudanças que o RH Ágil propõe, para lidar com um problema que ela vive constantemente:

Um gestor pede que o time da Camila realize uma contratação gigante para a expansão de uma área importante da empresa, que requer profissionais com experiência e skills bem específicos. O time dela consegue marcar entrevista com vários candidatos, porém muitos deles são rejeitados na fase de entrevista pela área, mas que não dá feedback sobre o que não está atendendo nestes perfis. O gestor está cobrando o tempo todo o RH, dizendo que estão demorando demais para preencher as vagas. Camila quer ajuda para lidar com esta situação.

Antes de entrarmos numa proposta de solução, precisamos distinguir duas facetas do RH Ágil:

Ágil para RH (interno) Usar ágil para melhorar processos e colaboração dentro do RH.

RH para Ágil (externo) Agentes de transformação para a empresa toda se beneficiar do Ágil.

Camila precisa atuar em ambas para mudar o cenário do problema que ela detalhou acima.

Ágil para RH

Primeiro, avaliar o fluxo de trabalho de recrutamento e seleção de sua área, para identificar algumas métricas importantes que demonstram a relação de candidatos encaminhados para as vagas, taxa de aceitação de candidatos, tempo médio de espera para realizar entrevista com a área contratante, prazo médio de retorno do gestor sobre candidatos, esforço do seu time no processo, entre outros. Aqui é crucial identificar que informações ajudarão a dar visão do todo e onde estão as oportunidades de melhoria. Dependendo de quais informações precisam e como é atualmente o processo de R&S, esta etapa pode requerer ajuste em ferramentas e/ou processos para dar essa visibilidade.

Duas práticas ágeis podem ser úteis aqui:

• Gestão visual, que nada mais é do que deixar visível as etapas do trabalho e as atividades do time naquele momento. Um quadro Kanban pode atender esta necessidade.
• Retrospectivas, que são momentos em que o time e reúne para avaliar como foi o último ciclo de trabalho (normalmente quinzenalmente ou mensalmente), e identificar ações de melhoria para aplicar no próximo ciclo. Isso é conhecido no meio ágil como melhoria contínua.

RH para Ágil

Segundo, que é o foco de adotar práticas ágeis fora do RH, é alinhar com o gestor a frequência de comunicação sobre o processo, como ele pode acompanhar automaticamente o status das vagas, qual o tipo de feedback que é importante para vocês poderem conduzir o recrutamento e seleção de maneira eficaz. Colaboração é a palavra chave aqui! Ser transparente e aplicar os conceitos ágeis tanto para melhorar o próprio fluxo de trabalho, como também a experiência do candidato e relacionamento com o gestor. Aqui é possível influenciar uma melhoria nas entrevistas, combinando uma etapa em que o time possa ter oportunidade de conhecer/entrevistar o candidato durante seu processo, por exemplo.

Heart of Agile

Com tudo que refletimos até o momento, acho que é hora de apresentar o modelo Heart of Agile (Coração do Ágil). Ele é uma simplificação dos conceitos ágeis, resumido em quatro palavras, que para seu idealizador, Alistair Cockburn, representam o coração ou essência do ágil: colaborar, entregar, refletir, e melhorar.

Heart of Agile

• Colaborar de perto com os outros para gerar e desenvolver idéias iniciais melhores. Comunique-se frequentemente para facilitar as transições.
• Entregar inicialmente pequenas sondas para aprender como o mundo realmente funciona. Expanda as entregas à medida que aprende a prever e influenciar os resultados.
• Refletir periodicamente, ao longo do caminho. Pense no que aprendeu na sua colaboração e de suas entregas.
• Melhorar a direção de suas idéias, sua implementação técnica e seus processos internos.

Se você conseguir focar nestas práticas no seu dia a dia, já estará mudando tanto si mesmo como as pessoas à sua volta.

Como vimos ao analisar o problema da Camila, através de parceria, co-construção, comunicação clara e ações definidas em conjunto, já é possível começar a sentir os benefícios da abordagem ágil. Veja que aplicamos o coração do ágil completo neste caso.

Estamos apenas começando essa jornada junto com a Camila. Sua forma de pensar deve mudar, e por consequência sua forma de agir será diferente, com novos resultados! Este caminho é longo, as coisas não vão acontecer de um dia para o outro, mas todo o dia é possível dar mais um passo à frente. É isso que você quer?

Então embarque conosco, que vamos percorrer vários assuntos para te ajudar a aproveitar o que esse novo modo de pensar e agir pode lhe trazer.